Ở bài viết trước chúng ta đã cùng tìm hiểu về những khó khăn trong giao tiếp ở doanh nghiệp Việt và lý do vì sao nó là thách thức lớn mà các doanh nghiệp đang phải đối mặt. Cũng chính vì vậy mà những giải pháp khắc phục vấn đề này đang nhận được nhiều sự quan tâm, trong đó nổi bật là giải pháp không gian làm việc kỹ thuật số và nền tảng quản trị doanh nghiệp tập trung.

Không gian kỹ thuật số (Digital workplace), một thành tựu khá nổi bật trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0 được kỳ vọng sẽ đem đến bước đột phá trong giao tiếp ở các doanh nghiệp Việt. Cụ thể như thế nào hãy cùng tìm hiểu trong bài viết ngày hôm nay.

Thế nào là không gian kỹ thuật số (Digital workplace)

Không gian kỹ thuật số (Digital workplace) là một khái niệm được sử dụng để mô tả môi trường làm việc trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp mà các công nghệ số hóa và số hóa được tích hợp sâu vào các quy trình và hoạt động hàng ngày. Đây là một môi trường làm việc linh hoạt, đáp ứng, và tối ưu hóa sự tương tác và làm việc giữa các thành viên trong tổ chức.

Các thành viên cộng tác và giao tiếp với nhau trên môi trường trực tuyến, chỉ cần có thiết bị thông minh: máy tính, điện thoại, máy tính bảng,… có kết nối internet là có thể kết nối với các thành viên khác trong tổ chức.

Một số yếu tố cơ bản của không gian kỹ thuật số bao gồm:

Công nghệ số hóa: Sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông số hóa như máy tính, điện thoại di động, phần mềm dựa trên đám mây, cơ sở hạ tầng mạng, và các ứng dụng số hóa khác để tạo ra môi trường làm việc hiện đại và tích hợp.

Làm việc từ xa (Remote work): Khả năng làm việc từ xa là một yếu tố quan trọng trong không gian kỹ thuật số, cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ đâu với đủ điều kiện và tiện ích cần thiết. Điều này giúp tăng tính linh hoạt và giảm sự ràng buộc về vị trí địa lý.

Cộng tác trực tuyến: Công nghệ số hóa cung cấp các công cụ cộng tác trực tuyến như video hội nghị, tin nhắn tức thì, chia sẻ tệp, và quản lý dự án để tăng cường khả năng làm việc nhóm và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức.

Hệ thống quản lý nội dung và tri thức: Không gian kỹ thuật số đảm bảo rằng tri thức và thông tin quan trọng có thể được lưu trữ, quản lý và chia sẻ dễ dàng giữa các thành viên trong tổ chức.

Bảo mật và quyền riêng tư: Để đảm bảo an toàn thông tin và bảo vệ quyền riêng tư, không gian kỹ thuật số cần có các biện pháp bảo mật và quyền riêng tư đáng tin cậy.

Tại sao không gian làm việc số có thể cải thiện việc giao tiếp trong doanh nghiệp

Đầu tiên là công cụ cộng tác trực tuyến trong không gian làm việc số, như tin nhắn tức thì và video hội nghị, giúp tăng cường việc trao đổi thông tin và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức. Giúp xoá bỏ hạn chế về khoảng cách địa lý, không cần chuyển qua lại giữa các nền tảng khác nhau, chỉ cần truy cập một nơi duy nhất.

Tiếp đến là hệ thống quản lý nội dung và tri thức giúp lưu trữ và chia sẻ thông tin quan trọng một cách dễ dàng và có trật tự, giúp nhân viên tìm kiếm và truy cập thông tin một cách nhanh chóng khi có nhu cầu sử dụng.

Khi trao đổi trên một trang duy nhất, thông tin được chia sẻ theo luồng rõ ràng về ngữ cảnh giúp những người tham gia sau cũng có thể dễ dàng nắm bắt các thông tin được trao đổi từ trước đó. Tiết kiệm nhiều thời gian và công sức và hạn chế được việc hiểu lầm, hiểu sai thông tin do không rõ về ngữ cảnh.

Việc trao đổi theo luồng, trao đổi linh hoạt trên một trang duy nhất giúp hình thành thói quen và tư duy làm việc liền mạch, cộng tác hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức và cả giữa tổ chức với các đối tác bên ngoài, khách hàng, cơ quan hành chính,…