Menu
Quản lý dự án ở Việt Nam luôn là một vấn đề được số đông nhà quản lý quan tâm. Bởi thực tế thực trạng quản lý dự án ở Việt Nam ở rất nhiều doanh nghiệp còn hạn chế, chưa chuyên nghiệp, bài bản gây nên những thất thoát không đáng có.
Cụ thể các doanh nghiệp Việt đang gặp khó nhăn như nào trong việc quản lý dự án, cách đối mặt và giải quyết chúng ra sao? Tất cả sẽ có trong bài viết ngày hôm nay.
Quản lý dự án là quá trình tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động, tài nguyên và rủi ro trong một dự án nhằm đảm bảo rằng mục tiêu dự án được đạt được một cách hiệu quả và trong phạm vi thời gian, nguồn lực và ngân sách đã được xác định trước. Mục tiêu chính của quản lý dự án là đảm bảo rằng dự án hoàn thành theo kế hoạch, đáp ứng yêu cầu và mong muốn của khách hàng hoặc chủ dự án, đồng thời giữ vững việc kiểm soát chất lượng và quản lý rủi ro.
Quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực, từ công nghệ thông tin đến xây dựng, sản xuất, tiếp thị và nhiều ngành khác.
Sự thay đổi bất ngờ
Khi mục tiêu và yêu cầu dự án thay đổi trong quá trình thực hiện, việc duy trì sự hiểu biết rõ ràng về dự án là một thách thức. Sự thay đổi có thể xuất phát từ yêu cầu mới, phản hồi từ khách hàng hoặc thậm chí là sự hiểu biết không đầy đủ ban đầu. Quản lý phạm vi trong bối cảnh này đòi hỏi sự linh hoạt để có thể thích nghi với thay đổi mà không ảnh hưởng quá nhiều đến tiến độ và nguồn lực.
Sự thay đổi đôi khi khiến những sự chuẩn bị và triển khai trước đó trở nên vô nghĩa, phải thực hiện lại từ đầu, ngoài thiệt hại về kinh tế thì nó còn gây nên những tác động nhất định về tinh thần của những người triển khai
Thiếu nguồn lực
Một trong những khó khăn phổ biến nữa là việc thiếu nguồn lực. Điều này có thể dẫn đến việc phải làm việc trong điều kiện hạn chế và có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc và tiến độ. Thiếu nguồn lực có thể xuất phát từ việc dự phòng không đủ hoặc khả năng không đúng đắn trong việc ước tính nguồn lực ban đầu. Quản lý tài nguyên đòi hỏi khả năng ưu tiên, sắp xếp và sử dụng hiệu quả các nguồn lực có sẵn.
Quản lý giao tiếp
Giao tiếp không hiệu quả dễ gây ra mâu thuẫn trong nhóm dự án, không rõ ràng về trách nhiệm hoặc sự mất cân đối về công việc có thể gây xao lộn và ảnh hưởng đến hiệu suất của nhóm. Việc quản lý nguồn lực con người đòi hỏi khả năng lãnh đạo, giao tiếp tốt và khả năng giải quyết xung đột của người quản lý.
Mẫu thuẫn dễ xảy ra khi thông tin không được truyền đạt một cách rõ ràng, không đầy đủ hoặc không chính xác. Quản lý giao tiếp đòi hỏi khả năng lắng nghe tốt, sử dụng các phương tiện giao tiếp phù hợp và đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt đúng cách từ người gửi đến người nhận.
Kiểm soát tiến độ
Đảm bảo rằng dự án được thực hiện theo tiến độ là một thách thức lớn, đặc biệt trong môi trường thay đổi. Dự án có thể bị tác động bởi những yếu tố bất ngờ không thể kiểm soát như dịch bệnh, chính trị, luật pháp,… Việc xác định các nguyên nhân gây ra sai lệch và thực hiện các điều chỉnh cần thiết đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và liên tục của tiến độ dự án.
Để hạn chế việc thay đổi của dự án thì cần xây dựng và triển khai quy trình xét duyệt chặt chẽ. Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được xem xét cẩn thận và phê duyệt. Liên tục giao tiếp với khách hàng hoặc người quản lý dự án cũng là yếu tố quan trọng để duy trì kiểm soát sự ổn định của dự án.
Để quản lý thay đổi, tạo ra một quy trình quản lý thay đổi cụ thể. Điều này bao gồm việc xác định người phê duyệt, lên lịch trình thay đổi và đánh giá tác động của chúng. Đảm bảo sự tham gia của mọi người trong dự án và thúc đẩy tinh thần hợp tác cũng là yếu tố quan trọng.
Để giải quyết vấn đề giao tiếp giữa các thành viên trong dự án cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm dự án. Tạo môi trường lành mạnh bằng cách khuyến khích giao tiếp mở và giải quyết xung đột mang tính xây dựng cho tổ chức.
Để đảm bảo tiến độ theo kế hoạch, hãy thường xuyên đánh giá tiến độ và so sánh với kế hoạch ban đầu. Dựa trên những đánh giá này, điều chỉnh kế hoạch dự án để đảm bảo rằng dự án tiếp tục diễn ra theo đúng hướng.
