Menu
Chúng ta đều đã từng góp công vào rất nhiều dự án thành công và diễn ra suôn sẻ, nơi mọi người đều biết họ phải chịu trách nhiệm gì và bước tiếp theo sẽ cần làm gì. Tuy nhiên, bạn cũng có thể đã gặp những dự án chệch hướng khi các nhiệm vụ không được thống nhất. Đương nhiên, mỗi dự án đều có những đặc thù riêng, nhưng việc thống nhất một quy trình làm việc chung – hay còn gọi là Workflow chắc chắn sẽ mang tới những hiệu quả tuyệt vời.
Hãy cùng ChatOps tìm hiểu bài viết về Workflow và những điều cơ bản nhất để áp dụng chúng một cách thành công.
Quy trình dòng công việc Workflow là một chuỗi các bước được thiết lập được sử dụng để hoàn thành một nhiệm vụ, dự án hoặc mục tiêu.
Chúng có thể được sử dụng cho các quy trình đơn giản và lặp lại (chẳng hạn như cập nhật chính xác thông tin khách hàng trong CRM của bạn) cũng như cho các dự án và cam kết lớn hơn, có liên quan hơn (chẳng hạn như sửa đổi trang web công ty của bạn hoặc lập kế hoạch rút lui hàng năm).
Cho dù Workflow đơn giản hay phức tạp, đặc điểm chung và mục tiêu hướng tới của Workflow vẫn như nhau:đảm bảo tính nhất quán trong cách hoàn thành công việc.
Bạn sẽ nghe thấy thuật ngữ “Workflow process” xuất hiện rất nhiều song song với đó là từ “process” được sử dụng riêng biệt. Vậy chúng có khác nhau không? Đôi khi các từ thay thế cho nhau nhưng dĩ nhiên, giữa chúng vẫn tồn tại những điểm khác biệt.
Cả quy trình làm việc và quy trình đều có một điểm chung lớn: chúng ghi lại các bước cần thiết để hoàn thành một việc gì đó. Tuy nhiên, có một sự khác biệt nhỏ giữa chúng:
ĐỊNH NGHĨA QUY TRÌNH LÀM VIỆC – WORKFLOW PROCESS: Là quy trình quy định các bước thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ
ĐỊNH NGHĨA QUY TRÌNH – PROCESS: Là quy trình quy định các bước thực hiện để đạt được mục tiêu
Phải thừa nhận rằng trong nhiều trường hợp chúng vẫn có thể thay thế hoàn thành cho nhau nhưng hãy đương nhiên nhiệm vụ và mục tiêu là hai phạm trù khác nhau và sử dụng chúng đúng mục đích để có thể cộng tác linh hoạt giữa các bước.
Vậy Làm thế nào để lựa chọn nền tảng cộng tác tốt?
Rất có thể, nhóm của bạn đã có một số Workflow hiện tại cho một số nhiệm vụ cho dù đó là yêu cầu bắt buộc, thời gian làm việc, quy trình đặt phòng họp hay bắt đầu một dự án mới,… đều cần một workflow cụ thể. Tất nhiên, các bước này hầu như chỉ được thực hiện ở trong nội bộ, nhưng không có nghĩa là chúng không mang lại những lợi ích nhất định, thậm chí là tuyệt vời.
Lập bản đồ quy trình làm việc liên quan đến việc vẽ ra quy trình điển hình của bạn (ý nghĩa, trình tự các bước, ai chịu trách nhiệm về việc gì, những quyết định cần đưa ra có thể ảnh hưởng đến thứ tự, v.v.) trong một biểu đồ hoặc sơ đồ mà bạn và toàn bộ nhóm có thể tham khảo. Bạn có thể ghi lại các bước này và thống nhất chúng với toàn bộ tổ chức để tạo ra workflow cho một nhiệm vụ nào đó. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm quản lý hỗ trợ như ChatOps để được tư vấn và thiết kế những mẫu Workflow phù hợp nhất.
Có lẽ không hẳn lúc nào nếu không có workflow bạn cũng sẽ gặp những trục trặc. Vậy tại sao lại phải dành thời gian ghi lại và lập bản đồ cho chúng? Chà, lập Workflow ngay cả đối với các quy trình đã thiết lập và suôn sẻ chắc chắn sẽ mang lại nhiều lợi thế hơn:
– CỘNG TÁC TỐT HƠN: Việc lập sơ đồ các quy trình công việc Workflow thống nhất về cách thức hoạt động của quy trình, từ đó sẽ không mất thời gian để tìm hiểu về việc ai đang làm gì hoặc mình sẽ phải làm gì tiếp theo.
– TĂNG TÍNH NHẤT QUÁN: Workflow có thể tăng sự nhất quán và gắn kết hơn trong các nhiệm vụ và dự án của bạn. Khi đó, các nhiệm vụ được thực hiện một cách trơn tru ngay cả khi ai đó rời nhóm hoặc vắng mặt, bởi vì mọi người đều có tài liệu để tiếp tục.
– THAM GIA DỄ DÀNG HƠN: Thay vì phải cầm tay người mới tham gia vào tổ chức để hướng dẫn, việc lập bản đồ quy trình làm việc Workflow cung cấp cho họ một nguồn tài liệu dạng văn bản mà họ có thể dựa vào đó tìm hiểu và thực hiện công việc của mình.
– CÁC QUY TRÌNH ĐƯỢC TINH CHỈNH: Việc vạch ra quy trình làm việc giúp bạn có thời gian để suy nghĩ về trình tự, tinh chỉnh và khắc phục các vấn đề nếu chúng còn tồn động.
Mặc dù áp dụng Workflow có thể là một công việc phức tạp, nhưng việc lập Workflow không phải là không cần thiết hoặc lãng phí thời gian. Nếu áp dụng đúng cách, Workflow có thể là một công cụ giúp nhóm của bạn hiệu quả và năng suất hơn.
Quy trình quy trình làm việc ghi lại các bước bạn và nhóm của bạn thực hiện để hoàn thành điều gì đó. Mặc dù ban đầu chúng ta có thể nghĩ rằng các bước đó là không cần thiết và thật khó để áp dụng, nhưng Workflow chắc chắn là một công cụ hữu ích mà không ai có thể phủ nhận vì không chỉ giúp các cá nhân hiểu các quy trình làm việc mà thậm chí còn giúp toàn tổ chức cải thiện quy trình làm việc đó để áp dụng chúng, đạt những hiệu quả tốt hơn nữa trong tương lai.
Nếu bạn cũng đang muốn xây dựng một Workflow cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với ChatOps để được tư vấn thêm nhé
