Làm thế nào để lựa chọn nền tảng cộng tác tốt nhất cho doanh nghiệp?

Đã qua thời mà nhân viên chỉ bó hẹp trong văn phòng để làm việc. Công nghệ số đã làm cho mọi người có thể làm việc trong vùng thoải mái của họ. Điều này có nghĩa là một người có thể làm việc tại nhà, trong khi đi du lịch hay bất cứ đâu. Ngoài ra còn có các công ty khác, nơi nhân viên làm việc từ xa. Bằng cách sử dụng các phần mềm cộng tác linh hoạt, giúp nhân viên dễ dàng đóng góp vào quy trình làm việc bất kể họ ở đâu, không cần thiết phải có mặt tại văn phòng.
Tìm hiểu thêm về Xu hướng làm việc Hybrid Working lên ngôi trong năm tới.
Phần mềm cộng tác là gì?
Chắc hẳn bạn đang thắc mắc về phần mềm cộng tác này là gì và điều kỳ diệu đằng sau nó là gì?
Trước khi đi vào cuộc thảo luận, chúng ta hãy hiểu rõ về phần mềm cộng tác là gì. Phần mềm cộng tác là một công cụ được sử dụng để nâng cao năng suất ở nơi làm việc. Phần mềm có thể được sử dụng bởi một cá nhân hoặc một nhóm với mục đích đạt được một mục tiêu cụ thể.
Nó làm gì? Phần mềm giúp phối hợp công việc giữa các nhân viên, các nhóm có thể được đặt ở các vị trí khác nhau, phần mềm đảm bảo có một quy trình làm việc trôi chảy bất kể bạn đang ở đâu.
Nó giúp tạo ra không gian làm việc cá nhân, nơi thông tin và dữ liệu có thể được chia sẻ tự do. Công cụ cung cấp truy cập không giới hạn nghĩa là mọi người đều có thể xem và thực hiện các thay đổi đối với dữ liệu được cung cấp. Nó đảm bảo rằng tất cả các sửa đổi được thực hiện trên dữ liệu được đồng bộ hóa. Ưu điểm của việc này là tất cả các thành viên trong nhóm có thể đọc từ cùng một kịch bản. Không ai bị bỏ lại phía sau trong một dự án cụ thể đang được thực hiện.
Các Tính năng của Phần mềm Cộng tác là gì?
1. Quản lý giao tiếp: Hệ thống phải hỗ trợ nhóm trong giao tiếp, nói cách khác, nó hoạt động như một công cụ giao tiếp. Hệ thống phải giúp nhân viên dễ dàng trao đổi thông tin về một dự án đang được tiến hành dưới nhiều hình thức như tin nhắn tức thời, thoại hay video. Hệ thống phải thông báo cho những người khác về bất kỳ tiến trình quan trọng nào như phê duyệt, từ chối hoặc bất kỳ nhận xét nào.
2. Chia sẻ tệp: Phần mềm cho phép nhóm chia sẻ tệp, dữ liệu, tài liệu hoặc các dạng dữ liệu khác. Tính năng giúp bạn có thể chia sẻ, truy xuất và truy cập tệp một cách dễ dàng từ một nhóm tệp được lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu. Điều này tạo ra sự thuận tiện giữa một nhóm đang làm việc cùng nhau.
3. Tính năng tìm kiếm: Phần mềm cộng tác đi kèm với một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ giúp giảm bớt việc lấy lại các tệp, dữ liệu, thông tin liên lạc và blog. Công việc tốn thời gian đào từ hàng tấn tệp đã được thực hiện dễ dàng và hiệu quả. Bằng cách sử dụng bộ lọc tìm kiếm, bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm.
4. Công cụ theo dõi: Theo dõi tất cả các cuộc họp, sự kiện và các nhiệm vụ khác mà bạn cần chú ý. Phần mềm có lịch cá nhân và lịch nhóm giúp bạn bám sát tất cả các lịch đã được lên lịch sự kiện. Điều này có nghĩa là bạn hiếm khi bỏ lỡ một sự kiện vì mọi thứ đều được theo dõi.
5. Quản lý tác vụ: Phần mềm nên có một hệ thống quản lý tác vụ cho phép người ta giám sát tất cả các nhiệm vụ từ một màn hình. Bạn có thể dễ dàng xác định các nhiệm vụ phải đến hạn, tham gia vào cuộc trò chuyện và theo dõi nhật ký thời gian cho từng nhiệm vụ mà không lãng phí thời gian. Hệ thống cũng sẽ cho phép bạn phân công lại công việc, từ chối hoặc thêm nhận xét về các dự án đang thực hiện cũng như nhận thông tin cập nhật từ các nhóm khác.
Các loại Phần mềm Cộng tác là gì?
1. Công cụ giao tiếp: Công cụ được sử dụng để gửi tin nhắn qua lại giữa các cá nhân do đó tạo điều kiện cho việc hội thoại, trao đổi. Điều này thường được thực hiện bằng cách sử dụng email, thư thoại, cuộc gọi điện video và tin nhắn tức thì. Với sự tiến bộ trong công nghệ, một hình thức giao tiếp mới tất cả trong một đang trở nên phổ biến, đó là tin nhắn luồng liền mạch. Hình thức này giúp bạn giao tiếp đơn giản thuận tiện theo cả hình thức đồng bộ (tin nhắn tức thì) và bất đồng bộ (email).
2. Công cụ hội nghị: Trong một số trường hợp, nhóm có thể cần chia sẻ ý tưởng, thông tin hoặc tổ chức một cuộc trò chuyện trong khi làm việc với một dự án. Các thành viên cá nhân có thể ở các văn phòng khác nhau và có các cuộc trò chuyện cùng nhau trực tiếp trên web hoặc tổ chức nhóm cuộc họp. Đây là một công cụ quan trọng cho các công ty hiện đại vì nó tạo điều kiện cho hoạt động trơn tru của các dự án do đó thúc đẩy hiệu quả trong một tổ chức.
3. Công cụ quản lý cải tiến: Các chuyên gia thấy dễ dàng làm việc trên một dự án bằng cách sử dụng công cụ này vì nó làm cho việc cộng tác trở nên thuận tiện. Chia sẻ ý tưởng dễ dàng hơn nhiều do đó cho phép hoàn thành một nhiệm vụ trong thời gian kỷ lục hoặc thậm chí sớm hơn dự kiến. Công cụ này cũng giúp nhóm đưa ra những ý tưởng tuyệt vời vì chúng có thể cung cấp thông tin chi tiết và quan điểm trong thời gian thực.
4. Công cụ điều phối: Phần mềm này rất hữu ích khi làm việc trên các nhiệm vụ phức tạp phụ thuộc lẫn nhau. Để giữ đội luôn sẵn sàng, bạn cần một hệ thống giúp điều phối tất cả các hoạt động, cảnh báo về thời hạn và đưa ra trạng thái chính xác của dự án tại bất kỳ thời điểm nào. Một số chức năng được sử dụng là lịch biểu, kanban, trình theo dõi thời gian và cập nhật cảnh báo.
Làm thế nào để lựa chọn phần mềm cộng tác tốt nhất?
1. Đánh giá nhu cầu của bạn: Để hiểu các tổ chức cần, trước tiên, bạn cần hiểu cách nhóm của bạn làm việc. Họ giải quyết công việc có cấu trúc hay không có cấu trúc? Khi điều này được làm rõ, bạn có thể xác định các vấn đề cần được giải quyết. Điều này giúp một người trong việc thiết lập các mục tiêu cần đạt được với hệ thống. Bằng cách có các mục tiêu rõ ràng, bạn có thể đánh giá xem hệ thống có đang hoạt động có cần sửa đổi gì không
2. Tính năng: Để hệ thống hoạt động hiệu quả, nó phải có các tính năng cơ bản theo yêu cầu của nhân viên. Chắc chắn rằng hệ thống thân thiện với người dùng để không tạo gánh nặng cho người dùng với các thủ tục phức tạp. Hệ thống cũng cần nhanh nhạy và mạnh mẽ. Điểm mấu chốt là thúc đẩy hiệu suất và cải thiện hiệu quả. Luôn yêu cầu dùng thử miễn phí để đánh giá nếu hệ thống có các tính năng mà bạn yêu cầu.
3. Chi phí: Luôn cân nhắc ngân sách mà bạn đã dành cho phần mềm. Bạn cũng cần phải xem xét các chi phí khác đi kèm với hệ thống như chi phí bảo trì, nâng cấp phần mềm và phí đăng ký. Hãy suy nghĩ về những lợi ích lâu dài có được từ hệ thống cộng tác trước khi thực hiện mua. Nó có đáp ứng nhu cầu kinh doanh đang phát triển không? Khi mô hình kinh doanh tiếp tục thay đổi, điều quan trọng là phải có một hệ thống có thể đáp ứng với những thay đổi mới. Hệ thống phần mềm lưu trữ tại chỗ có giá khác so với hệ thống được lưu trữ trên đám mây. Đây cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét.
4. Hệ thống hỗ trợ: Trước khi quyết định sử dụng phần mềm, hãy tìm hiểu xem nhà cung cấp có sẵn sàng cung cấp các dịch vụ sau bán hàng hay không. Đội của bạn cần được đào tạo, nếu nhà cung cấp không sẵn sàng tham gia trong quá trình triển khai thì bạn cần chuyển sang nhà cung cấp tiếp theo. Bạn sẽ cần nâng cấp hệ thống thường xuyên và nhận được hướng dẫn vận hành hệ thống để có thể sử dụng hiệu quả đầy đủ.
5. Tích hợp với các hệ thống khác: Luôn sử dụng phần mềm có tính khả mở và linh hoạt (hệ thống khác cần được tích hợp với hệ thống mới?). Chắc chắn, bạn không muốn thiết lập một hệ thống độc lập không thể đồng bộ với phần mềm khác. Bạn cần một hệ thống cộng tác giúp dễ dàng chia sẻ dữ liệu và thông tin trong toàn bộ tổ chức. Bằng cách này, bạn có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong dài hạn.
6. Bảo mật: Phần mềm cộng tác nên đi kèm với các tính năng bảo mật sẽ đảm bảo sự an toàn của dữ liệu của bạn. Bạn nên có quyền kiểm soát nơi dữ liệu của bạn sẽ cư trú. Nó được lưu trữ tại chỗ hay đám mây? Các tệp của bạn an toàn đến mức nào nếu chúng được lưu trữ trên đám mây. Phần mềm phải có các quyền kiểm soát và quyền người dùng để những người dùng khác nhau đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Tìm hiểu thêm về 8 tính năng hàng đầu mà các doanh nghiệp áp dụng OKR phải có
Phần mềm cộng tác ChatOps thúc đẩy cộng tác linh hoạt
ChatOps hướng đến việc trở thành một không gian làm việc số hoàn chỉnh với việc thúc đẩy sự cộng tác linh hoạt, nhanh chóng theo thời gian thực với ngữ cảnh đầy đủ. Vì vậy việc xây dựng một Digital Assistant mạnh mẽ trở thành cánh tay đắc lực không thể thiếu. Với công nghệ tiến bộ liên tục trong AI, NLP và học máy có nghĩa là các trợ lý kỹ thuật số trong tương lai sẽ ngày càng “thông minh hơn” —cung cấp các cuộc trò chuyện tự nhiên hơn, trả lời các câu hỏi phức tạp hơn và đưa ra các đề xuất sâu sắc hơn.
Trợ lý kỹ thuật số của ChatOps có thể giúp chúng ta tự do sáng tạo và đổi mới hơn, dành nhiều thời gian hơn cho các ý tưởng chiến lược và các hoạt động phức tạp, đồng thời dành ít thời gian hơn cho các công việc thừa thãi, thừa được xử lý tốt hơn bởi các trợ lý mà chúng ta sẽ có trên ChatOps.
Đọc thêm bài viết: Cách thức giao tiếp hiệu quả hàng đầu trong doanh nghiệp

Đã qua thời mà nhân viên chỉ bó hẹp trong văn phòng để làm việc. Công nghệ số đã làm cho mọi người có thể làm việc trong vùng thoải mái của họ. Điều này có nghĩa là một người có thể làm việc tại nhà, trong khi đi du lịch hay bất cứ đâu. Ngoài ra còn có các công ty khác, nơi nhân viên làm việc từ xa. Bằng cách sử dụng các phần mềm cộng tác linh hoạt, giúp nhân viên dễ dàng đóng góp vào quy trình làm việc bất kể họ ở đâu, không cần thiết phải có mặt tại văn phòng.
Tìm hiểu thêm về Xu hướng làm việc Hybrid Working lên ngôi trong năm tới.
Phần mềm cộng tác là gì?
Chắc hẳn bạn đang thắc mắc về phần mềm cộng tác này là gì và điều kỳ diệu đằng sau nó là gì?
Trước khi đi vào cuộc thảo luận, chúng ta hãy hiểu rõ về phần mềm cộng tác là gì. Phần mềm cộng tác là một công cụ được sử dụng để nâng cao năng suất ở nơi làm việc. Phần mềm có thể được sử dụng bởi một cá nhân hoặc một nhóm với mục đích đạt được một mục tiêu cụ thể.
Nó làm gì? Phần mềm giúp phối hợp công việc giữa các nhân viên, các nhóm có thể được đặt ở các vị trí khác nhau, phần mềm đảm bảo có một quy trình làm việc trôi chảy bất kể bạn đang ở đâu.
Nó giúp tạo ra không gian làm việc cá nhân, nơi thông tin và dữ liệu có thể được chia sẻ tự do. Công cụ cung cấp truy cập không giới hạn nghĩa là mọi người đều có thể xem và thực hiện các thay đổi đối với dữ liệu được cung cấp. Nó đảm bảo rằng tất cả các sửa đổi được thực hiện trên dữ liệu được đồng bộ hóa. Ưu điểm của việc này là tất cả các thành viên trong nhóm có thể đọc từ cùng một kịch bản. Không ai bị bỏ lại phía sau trong một dự án cụ thể đang được thực hiện.
Các Tính năng của Phần mềm Cộng tác là gì?
1. Quản lý giao tiếp: Hệ thống phải hỗ trợ nhóm trong giao tiếp, nói cách khác, nó hoạt động như một công cụ giao tiếp. Hệ thống phải giúp nhân viên dễ dàng trao đổi thông tin về một dự án đang được tiến hành dưới nhiều hình thức như tin nhắn tức thời, thoại hay video. Hệ thống phải thông báo cho những người khác về bất kỳ tiến trình quan trọng nào như phê duyệt, từ chối hoặc bất kỳ nhận xét nào.
2. Chia sẻ tệp: Phần mềm cho phép nhóm chia sẻ tệp, dữ liệu, tài liệu hoặc các dạng dữ liệu khác. Tính năng giúp bạn có thể chia sẻ, truy xuất và truy cập tệp một cách dễ dàng từ một nhóm tệp được lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu. Điều này tạo ra sự thuận tiện giữa một nhóm đang làm việc cùng nhau.
3. Tính năng tìm kiếm: Phần mềm cộng tác đi kèm với một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ giúp giảm bớt việc lấy lại các tệp, dữ liệu, thông tin liên lạc và blog. Công việc tốn thời gian đào từ hàng tấn tệp đã được thực hiện dễ dàng và hiệu quả. Bằng cách sử dụng bộ lọc tìm kiếm, bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm.
4. Công cụ theo dõi: Theo dõi tất cả các cuộc họp, sự kiện và các nhiệm vụ khác mà bạn cần chú ý. Phần mềm có lịch cá nhân và lịch nhóm giúp bạn bám sát tất cả các lịch đã được lên lịch sự kiện. Điều này có nghĩa là bạn hiếm khi bỏ lỡ một sự kiện vì mọi thứ đều được theo dõi.
5. Quản lý tác vụ: Phần mềm nên có một hệ thống quản lý tác vụ cho phép người ta giám sát tất cả các nhiệm vụ từ một màn hình. Bạn có thể dễ dàng xác định các nhiệm vụ phải đến hạn, tham gia vào cuộc trò chuyện và theo dõi nhật ký thời gian cho từng nhiệm vụ mà không lãng phí thời gian. Hệ thống cũng sẽ cho phép bạn phân công lại công việc, từ chối hoặc thêm nhận xét về các dự án đang thực hiện cũng như nhận thông tin cập nhật từ các nhóm khác.
Các loại Phần mềm Cộng tác là gì?
1. Công cụ giao tiếp: Công cụ được sử dụng để gửi tin nhắn qua lại giữa các cá nhân do đó tạo điều kiện cho việc hội thoại, trao đổi. Điều này thường được thực hiện bằng cách sử dụng email, thư thoại, cuộc gọi điện video và tin nhắn tức thì. Với sự tiến bộ trong công nghệ, một hình thức giao tiếp mới tất cả trong một đang trở nên phổ biến, đó là tin nhắn luồng liền mạch. Hình thức này giúp bạn giao tiếp đơn giản thuận tiện theo cả hình thức đồng bộ (tin nhắn tức thì) và bất đồng bộ (email).
2. Công cụ hội nghị: Trong một số trường hợp, nhóm có thể cần chia sẻ ý tưởng, thông tin hoặc tổ chức một cuộc trò chuyện trong khi làm việc với một dự án. Các thành viên cá nhân có thể ở các văn phòng khác nhau và có các cuộc trò chuyện cùng nhau trực tiếp trên web hoặc tổ chức nhóm cuộc họp. Đây là một công cụ quan trọng cho các công ty hiện đại vì nó tạo điều kiện cho hoạt động trơn tru của các dự án do đó thúc đẩy hiệu quả trong một tổ chức.
3. Công cụ quản lý cải tiến: Các chuyên gia thấy dễ dàng làm việc trên một dự án bằng cách sử dụng công cụ này vì nó làm cho việc cộng tác trở nên thuận tiện. Chia sẻ ý tưởng dễ dàng hơn nhiều do đó cho phép hoàn thành một nhiệm vụ trong thời gian kỷ lục hoặc thậm chí sớm hơn dự kiến. Công cụ này cũng giúp nhóm đưa ra những ý tưởng tuyệt vời vì chúng có thể cung cấp thông tin chi tiết và quan điểm trong thời gian thực.
4. Công cụ điều phối: Phần mềm này rất hữu ích khi làm việc trên các nhiệm vụ phức tạp phụ thuộc lẫn nhau. Để giữ đội luôn sẵn sàng, bạn cần một hệ thống giúp điều phối tất cả các hoạt động, cảnh báo về thời hạn và đưa ra trạng thái chính xác của dự án tại bất kỳ thời điểm nào. Một số chức năng được sử dụng là lịch biểu, kanban, trình theo dõi thời gian và cập nhật cảnh báo.
Làm thế nào để lựa chọn phần mềm cộng tác tốt nhất?
1. Đánh giá nhu cầu của bạn: Để hiểu các tổ chức cần, trước tiên, bạn cần hiểu cách nhóm của bạn làm việc. Họ giải quyết công việc có cấu trúc hay không có cấu trúc? Khi điều này được làm rõ, bạn có thể xác định các vấn đề cần được giải quyết. Điều này giúp một người trong việc thiết lập các mục tiêu cần đạt được với hệ thống. Bằng cách có các mục tiêu rõ ràng, bạn có thể đánh giá xem hệ thống có đang hoạt động có cần sửa đổi gì không
2. Tính năng: Để hệ thống hoạt động hiệu quả, nó phải có các tính năng cơ bản theo yêu cầu của nhân viên. Chắc chắn rằng hệ thống thân thiện với người dùng để không tạo gánh nặng cho người dùng với các thủ tục phức tạp. Hệ thống cũng cần nhanh nhạy và mạnh mẽ. Điểm mấu chốt là thúc đẩy hiệu suất và cải thiện hiệu quả. Luôn yêu cầu dùng thử miễn phí để đánh giá nếu hệ thống có các tính năng mà bạn yêu cầu.
3. Chi phí: Luôn cân nhắc ngân sách mà bạn đã dành cho phần mềm. Bạn cũng cần phải xem xét các chi phí khác đi kèm với hệ thống như chi phí bảo trì, nâng cấp phần mềm và phí đăng ký. Hãy suy nghĩ về những lợi ích lâu dài có được từ hệ thống cộng tác trước khi thực hiện mua. Nó có đáp ứng nhu cầu kinh doanh đang phát triển không? Khi mô hình kinh doanh tiếp tục thay đổi, điều quan trọng là phải có một hệ thống có thể đáp ứng với những thay đổi mới. Hệ thống phần mềm lưu trữ tại chỗ có giá khác so với hệ thống được lưu trữ trên đám mây. Đây cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét.
4. Hệ thống hỗ trợ: Trước khi quyết định sử dụng phần mềm, hãy tìm hiểu xem nhà cung cấp có sẵn sàng cung cấp các dịch vụ sau bán hàng hay không. Đội của bạn cần được đào tạo, nếu nhà cung cấp không sẵn sàng tham gia trong quá trình triển khai thì bạn cần chuyển sang nhà cung cấp tiếp theo. Bạn sẽ cần nâng cấp hệ thống thường xuyên và nhận được hướng dẫn vận hành hệ thống để có thể sử dụng hiệu quả đầy đủ.
5. Tích hợp với các hệ thống khác: Luôn sử dụng phần mềm có tính khả mở và linh hoạt (hệ thống khác cần được tích hợp với hệ thống mới?). Chắc chắn, bạn không muốn thiết lập một hệ thống độc lập không thể đồng bộ với phần mềm khác. Bạn cần một hệ thống cộng tác giúp dễ dàng chia sẻ dữ liệu và thông tin trong toàn bộ tổ chức. Bằng cách này, bạn có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong dài hạn.
6. Bảo mật: Phần mềm cộng tác nên đi kèm với các tính năng bảo mật sẽ đảm bảo sự an toàn của dữ liệu của bạn. Bạn nên có quyền kiểm soát nơi dữ liệu của bạn sẽ cư trú. Nó được lưu trữ tại chỗ hay đám mây? Các tệp của bạn an toàn đến mức nào nếu chúng được lưu trữ trên đám mây. Phần mềm phải có các quyền kiểm soát và quyền người dùng để những người dùng khác nhau đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Tìm hiểu thêm về 8 tính năng hàng đầu mà các doanh nghiệp áp dụng OKR phải có
Phần mềm cộng tác ChatOps thúc đẩy cộng tác linh hoạt
ChatOps hướng đến việc trở thành một không gian làm việc số hoàn chỉnh với việc thúc đẩy sự cộng tác linh hoạt, nhanh chóng theo thời gian thực với ngữ cảnh đầy đủ. Vì vậy việc xây dựng một Digital Assistant mạnh mẽ trở thành cánh tay đắc lực không thể thiếu. Với công nghệ tiến bộ liên tục trong AI, NLP và học máy có nghĩa là các trợ lý kỹ thuật số trong tương lai sẽ ngày càng “thông minh hơn” —cung cấp các cuộc trò chuyện tự nhiên hơn, trả lời các câu hỏi phức tạp hơn và đưa ra các đề xuất sâu sắc hơn.
Trợ lý kỹ thuật số của ChatOps có thể giúp chúng ta tự do sáng tạo và đổi mới hơn, dành nhiều thời gian hơn cho các ý tưởng chiến lược và các hoạt động phức tạp, đồng thời dành ít thời gian hơn cho các công việc thừa thãi, thừa được xử lý tốt hơn bởi các trợ lý mà chúng ta sẽ có trên ChatOps.
Đọc thêm bài viết: Cách thức giao tiếp hiệu quả hàng đầu trong doanh nghiệp
Các bài viết khác
Liên hệ tư vấn
