Menu
Bạn có thể đã từng là một phần của một số dự án chạy rất trơn tru và thành công, nơi mọi người đều biết rõ về những gì họ phải chịu trách nhiệm và những gì xảy ra tiếp theo. Trong các dự án đó có đủ các nguồn lực họ cần với phân bổ đầy đủ, chính xác, không có bất kỳ sự chậm trễ không cần thiết hoặc bất ngờ khó khăn nào.
Tuy nhiên, cũng có thể đã nhiều lần bạn được tham gia vào và là một phần của các dự án chạy chệch hướng,gặp nhiều khó khăn khi các nhiệm vụ ngẫu nhiên bị miss, bị lẫn lộn hoặc thậm chí là tập trung quá nhiều vào một số việc khiến một số phần công việc vô tình bị trùng lặp trong khi những phần khác bị bỏ qua hoàn toàn. Có rất nhiều chỉ trích và đổ lỗi cho tất cả sự hỗn loạn, đặc biệt về khía cạnh quản trị nhân lực linh hoạt.
Chắc chắn, chúng ta đều muốn tất cả các dự án của mình chạy một cách trơn tru và hiệu quả, nhưng để điều đó xảy ra không phải lúc nào cũng dễ dàng như vậy. Đó là lúc QUY TRÌNH LÀM VIỆC – WORKFLOW phát huy tác dụng.
Quy trình công việc là một chuỗi các bước đã thiết lập được sử dụng để hoàn thành một nhiệm vụ, dự án hoặc mục tiêu.
Chúng có thể được sử dụng cho các quy trình đơn giản và lặp đi lặp lại (chẳng hạn như cập nhật chính xác thông tin khách hàng trong CRM của bạn) cũng như cho các dự án và công việc lớn hơn, liên quan nhiều hơn (chẳng hạn như cải tiến trang web công ty của bạn hoặc lên kế hoạch cho kỳ nghỉ hàng năm của bạn).
Cho dù quy trình công việc của bạn là đơn giản hay phức tạp, mục đích của quy trình công việc vẫn giống nhau: đảm bảo tính nhất quán trong cách hoàn thành công việc.
Bạn sẽ nghe thấy thuật ngữ “workflow – quy trình làm việc” xuất hiện rất nhiều. Tuy nhiên, bạn cũng sẽ nghe thấy những từ được sử dụng riêng biệt: “quy trình làm việc” và “quy trình”.
Nó có thể gây nhầm lẫn. Đôi khi các từ được sử dụng thay thế cho nhau một vài lần nhưng liệu có thể coi chúng như một hay liệu có một điểm khác biệt chính gì giữa chúng, và quan trọng hơn, sử dụng như thế nào đúng với 2 thuật ngữ này? Chúng ta có thể cộng tác linh hoạt hơn nhờ yếu tố nào?
Cả quy trình công việc và quy trình đều có một điểm chung lớn: chúng ghi lại các bước cần thiết để hoàn thành một việc gì đó. Tuy nhiên, có một sự khác biệt nhỏ giữa chúng:
ĐỊNH NGHĨA QUY TRÌNH CÔNG VIỆC: Các bước thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ
ĐỊNH NGHĨA QUY TRÌNH: Các bước thực hiện để đạt được mục tiêu
Phải thừa nhận rằng những vùng nước đó vẫn có thể hơi âm u. Xét cho cùng, nếu hoàn thành một nhiệm vụ hoặc dự án là một mục tiêu thì sao? Đó là lý do tại sao bạn sẽ nghe thuật ngữ “quy trình công việc” được sử dụng, vì thuật ngữ này nắm bắt tất cả các trường hợp sử dụng tiềm năng của bài tập lập kế hoạch và tài liệu này.
Rất có thể, bạn và nhóm của bạn đã có sẵn một số quy trình công việc cho một số nhiệm vụ và mục tiêu, cho dù đó là yêu cầu thời gian nghỉ, đặt phòng họp hay khởi động một dự án mới.
Mặc dù tất cả các bước đó đều được chạy phía sau hậu trường, nhưng điều quan trọng là bạn phải ghi lại các quy trình công việc này — cái gì đó được gọi là ánh xạ quy trình công việc.
Sơ đồ quy trình công việc liên quan đến việc vạch ra quy trình điển hình của bạn (nghĩa là trình tự các bước, ai chịu trách nhiệm về việc gì, quyết định nào cần được đưa ra có thể ảnh hưởng đến thứ tự, v.v.) trong biểu đồ hoặc sơ đồ mà bạn và cả nhóm có thể tham khảo.
Nó nghe có vẻ phức tạp đúng không? Trên thực tế, quy trình công việc không nhất thiết cần phải như vậy. Hãy bắt đầu với nhóm của bạn từ một mẫu quy trình làm việc thật đơn giản hoặc thậm chí là quy định nào đó, khung thời gian hay thậm chí là một thống nhất giữa toàn team về lịch họp hàng tuần để bắt đầu dễ dàng vạch ra quy trình công việc của riêng bạn.
Có lẽ một số quy trình đó đang chạy mà không có trục trặc nào trong nhóm của bạn. Tại sao bạn lại dành thời gian ghi lại và lập bản đồ chúng?
Chà, lập bản đồ quy trình công việc — ngay cả đối với các quy trình đã được thiết lập và trôi chảy — mang lại một số lợi thế, bao gồm:
– CỘNG TÁC NHÓM TỐT HƠN: Bạn có thể nghĩ rằng mọi người đều biết điều gì sẽ xảy ra khi nào, nhưng ngay cả những quy trình lâu đời cũng có thể đi chệch hướng. Việc lập biểu đồ và lập bản đồ các quy trình công việc đó cung cấp cho mọi người một nguồn thông tin chính xác duy nhất về cách thức hoạt động của một quy trình, do đó, không có bất kỳ mâu thuẫn nào về việc ai sẽ làm gì hoặc điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.
– TĂNG SỰ ĐỒNG NHẤT: Liên quan đến điều đó, việc lập bản đồ quy trình công việc có thể dẫn đến tính nhất quán và gắn kết hơn trong các nhiệm vụ và dự án của bạn. Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại được xử lý một cách đáng tin cậy hết lần này đến lần khác (ngay cả khi ai đó rời nhóm hoặc đang đi nghỉ), bởi vì mọi người đều có tài liệu đó để tuân theo.
– THAM GIA DỄ DÀNG HƠN: Đưa ai đó mới vào nhóm có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và có rất nhiều điều cần giúp họ bắt kịp tốc độ. Thay vì phải hướng dẫn họ thực hiện từng bước và quy trình, việc lập bản đồ quy trình công việc cung cấp cho họ nguồn tài nguyên được ghi lại mà họ có thể dựa vào để xử lý các trách nhiệm của mình một cách độc lập.
– CÁC QUY TRÌNH ĐƯỢC TINH CHỈNH: Gần như mọi quy trình hoặc luồng công việc đều có chỗ để cải thiện, nhưng không phải lúc nào bạn cũng dễ dàng nhận ra những điểm vướng mắc đó khi bạn bị cuốn vào nhịp sống hối hả và nhộn nhịp của công việc thực sự. Lập bản đồ quy trình công việc cho bạn thời gian để suy nghĩ về trình tự, xác định bất kỳ tắc nghẽn hoặc vấn đề lặp đi lặp lại nào, sau đó thực hiện các bước để khắc phục chúng.
Mặc dù việc thực hiện đúng có thể là một công việc phức tạp, nhưng việc lập sơ đồ quy trình quy trình công việc không phải là một thủ tục không cần thiết hoặc lãng phí thời gian và năng lượng. Khi được thực hiện đúng cách, nó có thể là một công cụ mạnh mẽ giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả và năng suất hơn.
Quy trình công việc ghi lại các bước bạn và nhóm của bạn thực hiện để hoàn thành một việc gì đó. Điều này sẽ là điểm mạnh nếu nhóm của bạn có thể thực hiện chỉnh chu quy trình so với những nhóm khác, giúp người điều phối có thêm thời gian thực hiện nhiều công việc hơn.
Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng các bước đó chỉ là một bản đồ hoặc phân công công việc, nhưng workflow tốt có thể là một công cụ hữu ích không thể phủ nhận để không chỉ hiểu các quy trình của bạn mà còn cải thiện chúng cho những dự án tiếp theo.
