Menu
Đương nhiên, khi làm việc từ xa Remote working và kết hợp Hybrid working lên ngôi trong vài năm trở lại đây và được dự đoán tiếp tục trở thành xu hướng trong 2023, việc nắm và kiểm soát được nó để vận hành nhóm, tổ chức hoặc công việc cá nhân là kỹ năng gần như là bắt buộc với mỗi người.
Vậy, đâu là những điều bạn cần nhớ và áp dụng để cộng tác nhóm hiệu quả trong năm 2023? Bài viết này sẽ cùng bạn giải quyết câu hỏi đó!
Khi giao tiếp trực tuyến thông qua tin nhắn hoặc voice call, các thành viên thường bỏ lỡ rất nhiều ngữ cảnh trong quá trình cộng tác nhóm. Điều khác biệt dễ thấy nhất là trong văn phòng, thật đơn giản để có thể biết khi nào ai đó đang làm việc quan trọng và không nên làm phiền, nhưng khi làm việc trực tuyến, thật khó để nắm bắt được tín hiệu và không biết khi nào thì có thể ngắt lời.
Vì vậy, hãy cố gắng báo hiệu sự sẵn sàng bằng trạng thái hoạt động hoặc online trên voice trong các ứng dụng làm việc để những người khác có thể biết khi nào có thể hỏi bạn điều gì đó. Hoặc có thể đồng bộ thông tin để mọi người trong nhóm có thể nắm bắt được lịch trình của bạn, từ đó dễ dàng trong việc sắp xếp thời gian để cộng tác hiệu quả hơn.
Việc làm việc từ xa yêu cầu tất cả mọi người phải tiêu thụ một nguồn thông tin khổng lồ và phân chia chúng thành những thông tin có ích hoặc không. Điều này bắt nguồn từ việc giao tiếp diễn ra trong thời gian thực, với tất cả vấn đề của tổ chức và trên những kênh, hội, nhóm chung.
Khi người quản lý ping mọi người trong cuộc trò chuyện, thiệt hại về năng suất được phóng đại gấp mười lần. Không đùa đâu! Vì đối với nhân viên đó là câu hỏi về việc làm và họ sẽ dành tất cả sức lực và thời gian có được để trả lời một cách chu đáo và trong thời gian ngắn nhất có thể.
Vì thế, ghi chép lại công việc hàng ngày là một cách tuyệt vời để nhanh chóng xem lại những gì đã được thực hiện ngày hôm qua và kế hoạch cho ngày hôm nay là gì. Mặt khác, các cuộc họp nhóm, đồng bộ hàng ngày có thể không thật sự hiệu quả và cần thiết, nhưng chúng tốt cho tinh thần và sự liên kết.
Thật khó để mọi người tìm hiểu cách thức hoạt động của tất cả phần mềm mới trong một thời gian ngắn, thay đổi thói quen sử dụng và tìm ra cách phối hợp chúng sao cho hiệu quả. Họ sẽ bối rối và không biết liệu một số thông tin nên được đưa vào phần mềm quản lý công việc hay note cá nhân hay không biết tìm thông tin đó ở đâu, tình hình dự án đang như thế nào ngay khi cần thiết.
Trong tình huống đó, việc đồng bộ thông tin và giao tiếp trên cùng một ứng dụng là giải pháp tốt nhất cho toàn nhóm làm việc từ xa. Đồng bộ trên cùng một trang chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian chọn nền tảng sử dụng, tìm kiếm file và thậm chí là tiết kiệm công sức quản lý công việc, trình bày lại ngữ cảnh nếu có cập nhật mới về công việc.
Khi mỗi cá nhân đều làm việc từ xa và không thường xuyên gặp mặt, sẽ khó để các thành viên khác nhận ra rằng bạn đang vật lộn hàng giờ với một vấn đề mà lẽ ra có thể giải quyết trong vòng năm phút nếu bạn nhờ ai đó giúp đỡ. Vì vậy, đừng ngại ngùng khi yêu cầu giúp đỡ. Lãng phí hai giờ còn tệ hơn nhiều so với ăn cắp một phút thời gian của người khác.
Không chỉ vậy, làm việc từ xa hoặc Hybrid dẫn đến thường xuyên thiếu các cuộc thảo luận ngẫu nhiên mang lại sự sáng tạo và tư duy đổi mới. Đó chính là lý do cho luận điểm khi làm việc từ xa, bạn cần tích cực tạo điều kiện thuận lợi và hỏi ý kiến.
Rõ ràng, khi ở xa, chúng ta khó mà tham khảo ý kiến hoặc bàn luận về một vấn đề để tổng hợp những ý tưởng hay ho của những thành viên khác cho công việc mình. Vì thế, hãy tích cực giao tiếp, đồng bộ công việc, bao gồm cả công việc cá nhân một cách kỹ lưỡng để mọi người có thể đưa ra những ý tưởng mới, hoặc truyền cho bạn một nguồn cảm hứng mới trong quá trình làm việc.
Nếu bạn là người mới hoặc chưa có kinh nghiệm làm việc, sẽ rất khó khăn khi làm việc tại nhà hoặc kết hợp Hybrid vì không biết xin thông tin dự án mới từ ai, lại sợ làm phiền người khác và trở thành gánh nặng. Đó là lý do tại sao các nhóm cần ghi lại mọi thứ và chỉ định một người bạn cho mỗi thành viên mới đồng thời cũng tạo thói quen hỏi những thứ chưa rõ để công việc cộng tác chính xác hơn, tránh mất thời gian mà không thu được hiệu quả.
Các cuộc họp brainstorming thực sự được hưởng lợi từ công việc từ xa khi mang lại cho mọi người cơ hội để tạo ra các ý tưởng cá nhân trước, sau đó thảo luận chúng với nhóm. Chất lượng của các ý tưởng trở nên tốt hơn, mọi người có thời gian để suy nghĩ thấu đáo và bạn tránh được sự im lặng khó xử khi mọi người cố gắng nghĩ ra điều gì đó giữa những khoảng nghỉ.
Nói tóm lại, để quy trình công việc trở nên trơn tru là quá trình dài đặc biệt với những nhóm làm việc từ xa hoặc kết hợp Hybrid working. Tuy nhiên, sẽ đỡ khó khăn hơn nếu bạn áp dụng đúng lúc, đúng chỗ và một cách hợp lý các mẹo trong bài viết để việc cộng tác nhóm hiệu quả hơn trong năm 2023 – một năm vẫn được dự đoán là làm việc Remote và Hybrid vẫn tiếp tục trở thành xu hướng.
