Menu
Nghiên cứu của Nestle được công bố vào giữa năm 2022, sau khi nền kinh tế hồi phục sau đại dịch và các doanh nghiệp trở lại hoạt động mạnh mẽ đã chỉ ra rằng khi cải tiến quy trình làm việc chuẩn có thể làm tăng lên tới 25% hiệu suất làm việc của nhân sự.
Một quy trình quản lý công việc hiệu quả là điều các doanh nghiệp hiện nay đều mong muốn hướng đến. Vậy hãy cùng ChatOps tìm hiểu về chủ đề này trong bài viết ngày hôm nay.
Giúp nhân sự rõ ràng nhiệm vụ cần thực hiện và nhìn thấy sự đóng góp của bản thân cho tập thể: Mỗi cá nhân khác nhau đều có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình quản lý tốt sẽ giúp cho người thực hiện biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước nhiệm vụ nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Và các công việc họ đang làm có đóng góp gì cho cả tập thể?
Dễ dàng trong quản lý và đánh giá: Người quản lý có thể nắm được cụ thể nhiệm vụ của từng thành viên hoặc nhóm thành viên để từ đó có các bước theo dõi và đánh giá kết quả hợp lý, đưa ra các hình thức thưởng phạt rõ ràng và minh bạch.
Tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp: Khi có quy trình quản lý công việc rõ ràng thì có thể không cần các buổi họp, các buổi trao đổi quá thường xuyên giữa các nhân sự bởi mọi người đã rõ về nhiệm vụ của bản thân.
Gia tăng sự hài lòng của nhân sự: Bởi một nhân sự trong doanh nghiệp sẽ rất dễ bị chán nản và xuống tinh thần khi đến công ty mà không biết mình cần làm gì hoặc việc mình làm có đóng góp gì.
Đây là bước đầu tiên cần thực hiện bởi nó làm kim chỉ nam cho tất cả các hoạt động phía sau. Trong mỗi giai đoạn công ty sẽ có những định hướng khác nhau như: phát triển thương hiệu, gia tăng khách hàng, tăng doanh số,… Mỗi định hướng đó đều dẫn tới những chiến lược hành động khác nhau.
Sau khi đã có định hướng cụ thể thì xác định các mục tiêu cần đạt được để cụ thể hóa định hướng đã xác định. Ví dụ định hướng gia tăng doanh số vào dịp tết cuối năm thì cần hoàn thành các mục tiêu: Số lượng khách hàng mới tăng, doanh số mua hàng trung bình/ khách hàng tăng, số khách hàng cũ quay lại tăng,…
Để xác định các chiến lược trọng tâm và mục tiêu cần đạt được như SWOT hoặc kết hợp với Balanced Scorecard. Tuy nhiên, cần lưu ý tránh việc sa đà vào học thuật để đưa ra các chiến lược, mục tiêu và chỉ số KPI mà thiếu đi những luận cứ về tình hình thực tế.
Sau khi đã cụ thể các mục tiêu cần đạt được thì các bộ phận sẽ cùng họp bàn và liệt kê các công việc có thể thực hiện để giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đó. Ở bước liệt kê đầu tiên thì không giới hạn về mặt ý tưởng, chưa bận tâm đến tính khả thi mà cứ thoải mái đề xuất tránh bỏ sót các ý tưởng hay.
Sau khi liệt kê hết các công việc có thể thực hiện thì sẽ đến bước chọn lọc, sắp xếp công việc theo độ khả thi với nguồn lực và loại bỏ những công việc ngoài khả năng của doanh nghiệp. Sau đó sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên theo hai tiêu chí là nguồn lực bỏ ra và kết quả thu về của hoạt động đó. Hoạt động nào đem về kết quả càng tốt với nguồn lực bỏ ra càng ít thì sẽ được ưu tiên thực hiện trước nhất.
Sắp xếp nhân sự phụ trách các đầu việc là bước tiếp theo trong quy trình quản lý công việc, bố trí công việc đúng chuyên môn và đúng sở trường sẽ tạo ra sự hứng thú làm việc và kết quả công việc được đảm bảo. Những đầu việc phức tạp hoặc có độ khó cao thì có thể bố trí nhiều người cùng thực hiện, trong đó nên để một người chịu trách nhiệm chính về đầu việc đó và các người khác hỗ trợ.
Việc kiểm tra và theo dõi tiến độ của các đầu việc cần được triển khai định kỳ và liên tục. Nếu như công việc diễn ra suôn sẻ thì đó là điều tích cực còn nếu có vấn đề thì cũng có thể nhanh chóng xử lý và tìm ra giải pháp khắc phục tránh trường hợp vấn đề để lâu ngày trở nên trầm trọng.
Ngoài ra việc sử dụng phần mềm hỗ trợ, ứng dụng công nghệ vào quản trị có thể giúp đơn giản hoá quy trình quản lý công việc của doanh nghiệp. Tham khảo giải pháp của ChatOps tại đây!
