Menu
Khi các doanh nghiệp phát triển phức tạp hơn và các tổ chức cần thích ứng với các mô hình làm việc mới như Hybrid hoặc remote, việc giữ được hiệu quả công việc, kết nối các thành viên và gắn bó toàn tổ chức trở nên khó khăn. Các hoạt động như lên ý tưởng, lập kế hoạch dự án, tìm hiểu kiến trúc và đưa ra quyết định trở nên khó khăn hơn và tốn nhiều thời gian hơn.
Nhưng công việc và ra quyết định thì không thể để chậm trễ, bất kỳ khoảnh khắc nào cũng có thể xảy ra sai lệch do dữ liệu không rõ ràng, hoặc sai lệch trong quy trình không được xử lý kịp thời và chính xác. Rõ ràng, khi ấy cần những cách thức mới để giúp nhóm cộng tác, liên kết và làm việc nhanh hơn để giữ vị trí cạnh tranh.
Đó là lý do tại sao các tổ chức hàng đầu đang chuyển sang cộng tác linh hoạt để giúp các nhóm hoàn thành công việc một cách hiệu quả, nhanh chóng và liền mạch.
Cộng tác linh hoạt là gì – và nó giúp ích gì cho các tổ chức?
Cộng tác linh hoạt là quy trình thực hành các hoạt động hợp tác — như động não, lập kế hoạch dự án, sơ đồ hệ thống hoặc lập bản đồ quy trình — dẫn dắt các doanh nghiệp hướng tới sự đổi mới liên tục .
Cộng tác linh hoạt được hỗ trợ rất nhiều nhờ có kỹ thuật số, cho phép các nhóm làm việc cùng nhau từ mọi nơi trên thế giới, đồng bộ và hợp tác nhanh nhất trong thời gian ngắn. Cộng tác linh hoạt cũng hỗ trợ cung cấp thông tin chính xác, Workflow liền mạch và tổng hợp chúng thành các mô hình, sơ đồ trực quan, dễ hiểu.
Tuy nhiên có lẽ, cộng tác linh hoạt tiện lợi nhất nhờ việc toàn doanh nghiệp có thể hoạt động nhanh hơn, với việc tạo ra một không gian tổng hợp tất cả các ý tưởng, quyết định, quy trình và hệ thống của họ để thành viên có thể tham khảo bất cứ lúc nào.
Điều này có nghĩa là cộng tác trực quan không chỉ giúp các nhóm cộng tác trong thời điểm hiện tại mà còn giúp các tổ chức:
– Làm rõ các ý tưởng, quy trình hoặc hệ thống phức tạp để đưa ra quyết định nhanh hơn.
– Giới thiệu các thành viên mới trong nhóm một cách nhanh chóng.
– Chuyển tiếp các dự án một cách hiệu quả theo Workflow
– Điều chỉnh các nhóm và giảm thông tin sai lệch.
– Tăng năng suất và đổi mới bằng cách tạo ra sự hiểu biết chung về cách thực hiện các mục tiêu của công ty.
Không gian làm việc cộng tác trực quan giúp cá nhân nắm bắt ý kiến đóng góp của mọi người (ngay cả trong các nhóm làm việc remote) để tạo nên quá trình brainstorm hấp dẫn và hiệu quả. Tạo điều kiện thuận lợi để tạo nên các luồng tương tác và nhận xét hiệu quả để tìm ra ý tưởng được nhiều người cho rằng hợp lý nhất bằng hình thức voting nhanh chóng.
Thông qua cộng tác linh hoạt, bạn có thể tập hợp những dữ liệu về nhiều vấn đề một cách hiệu quả từ nhiều phòng ban trong doanh nghiệp, hoặc thậm chí là tổng hợp các ý tưởng và dữ liệu trong quá trình làm việc. Đồng thời, việc cộng tác linh hoạt cũng hỗ trợ nhà quản lý điều chỉnh các mục tiêu và kế hoạch chiến lược sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
Cộng tác linh hoạt giúp các cá nhân dễ dàng ghi lại quy trình làm việc của mình, tài liệu liên quan và từ đó xác định điểm yếu và cải tiến hóa một cách nhanh chóng . Cho dù lập bản đồ hành trình của khách hàng, tối ưu hóa quy trình tích hợp hay xác định vòng đời phát triển phần mềm, nhờ cộng tác linh hoạt, doanh nghiệp có thể sử dụng các các tính năng trình bày như Kanban của ChatOps để giao tiếp với các phòng ban liên quan và chuẩn hóa Workflow.
Tìm hiểu về cải tiến quy trình qua bài viết Workflow kết hợp công nghệ.
Cộng tác trực quan giúp làm cho bất kỳ cuộc họp hoặc hội thảo nào trở nên hấp dẫn hơn bằng cách cho phép bạn nói và thể hiện ý tưởng của mình qua hình ảnh, video, các tính năng tương tác như biểu tượng cảm xúc để làm cho các phiên làm việc trở nên sinh động hơn. Ngoài ra các chức năng ghi chú trực tiếp trong nền tảng, record cuộc họp để đảm bảo lưu trữ nội dung quan trọng cũng hỗ trợ những người dùng rất nhiều.
Các nhóm cộng tác linh hoạt có thể sử dụng chúng để lập kế hoạch và theo dõi lộ trình sản phẩm, trực quan hóa công việc đang tiến hành và các khó khăn, ước tính quy mô nhiệm vụ, đồng thời nắm bắt phản hồi của các bên liên quan để tất cả nhóm có thể nắm được thông tin chỉ trên một trang.
Các nhóm làm việc không tập trung luôn có lo lắng trong bình đẳng về tiếp nhận thông tin và giữ cho nhóm kết nối hiệu quả, quyết định lớn đến năng suất của công ty.
Các tổ chức kết hợp cần sự hợp tác trực quan để:
– Cho phép cộng tác thời gian thực mà không cần gặp mặt.
– Đảm bảo tất cả các ý kiến đều được lắng nghe.
– Tạo một nguồn nền tảng duy nhất để các cá nhân có thể truy cập thông tin dễ dàng.
– Điều chỉnh tiến độ dự án và các nhiệm vụ được giao dễ dàng.
Số hóa Workflow để tạo nên liên kết trong tổ chức là rất quan trọng đặc biệt là khi các nhóm đang làm việc với thói quen làm việc cũ và các quy trình trước đây.
Trong những trường hợp này, cộng tác linh hoạt có thể:
– Làm rõ các Workflow để xác định các vấn đề hoặc tìm ra cơ hội cải tiến, cho phép tổ chức đổi mới một cách tương đối dễ dàng.
– Giữ sợi dây liên kết giữa các nhóm có liên quan dù có thay đổi lớn về tổ chức.
– Xây dựng một kho ý tưởng, tài liệu và kế hoạch hoạt động cho hoạt động của doanh nghiệp bạn.
Cộng tác linh hoạt không chỉ là một phương pháp mới mẻ, giúp việc cộng tác trở nên thú vị hơn mà còn là một công cụ bắt buộc phải có nếu doanh nghiệp muốn tăng sự nhanh nhạy, tạo ra những hợp tác hiệu quả hơn, đổi mới quy mô và nâng cao hiệu quả.
Khi đánh giá các nền tảng cộng tác linh hoạt, hãy tìm những nền tảng với tích hợp nhiều tính năng như ChatOps để đồng bộ doanh nghiệp trên cùng một trang. Một nền tảng toàn diện và duy nhất chắc chắn sẽ tạo ra trải nghiệm cộng tác gắn kết cho tổ chức hơn rất nhiều.
