Menu
Trong bối cảnh kinh tế đầy biến động, áp lực tối ưu hóa chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả hoạt động đang đè nặng lên vai mọi nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Chúng ta liên tục tìm kiếm những giải pháp đột phá, những “viên đạn bạc” có thể giúp tổ chức làm được nhiều hơn với nguồn lực ít hơn. Và trong cuộc đua đó, một công nghệ mang tên Tự động hóa Quy trình bằng Robot (Robotic Process Automation – RPA) đang nổi lên như một chìa khóa vàng, hứa hẹn không chỉ giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ xử lý công việc mà còn có khả năng cắt giảm tới 40% chi phí vận hành liên quan.
Con số 40% nghe có vẻ tham vọng, nhưng nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã chứng minh đây là một mục tiêu hoàn toàn khả thi. Theo nghiên cứu từ hãng tư vấn A.T. Kearney, chi phí cho một robot phần mềm chỉ bằng khoảng 1/3 so với một nhân viên làm việc ở nước ngoài (offshore) và bằng 1/5 so với một nhân viên tại chỗ (onshore). Đây chính là cơ sở cho tiềm năng tiết kiệm khổng lồ mà RPA mang lại.
Tuy nhiên, RPA không phải là một cây đũa thần. Để khai thác tối đa sức mạnh của nó, doanh nghiệp cần một lộ trình bài bản và một sự thấu hiểu sâu sắc. Bài viết này sẽ giúp bạn giải mã RPA và vạch ra con đường triển khai thành công, biến lời hứa tiết kiệm 40% chi phí thành hiện thực.
Khi nghe đến cụm từ “Robotic Process Automation”, nhiều người thường hình dung ra những con robot vật lý đang ngồi gõ bàn phím trong văn phòng. Đây là lầm tưởng phổ biến nhất.
Định nghĩa đơn giản nhất: RPA là một “nhân viên kỹ thuật số” (Digital Worker).
Hãy tưởng tượng bạn có một đội quân nhân viên phần mềm làm việc 24/7 không biết mệt mỏi, không bao giờ mắc lỗi sai sót do bất cẩn, và có thể thực hiện chính xác các công việc lặp đi lặp lại trên máy tính. Đó chính là RPA.
Về bản chất, RPA là một công nghệ phần mềm cho phép tạo ra các “bot” có khả năng bắt chước và thực thi các hành động của con người khi tương tác với các hệ thống kỹ thuật số. Thay vì một cánh tay robot vật lý, chúng ta có một chương trình máy tính hoạt động trên tầng giao diện người dùng (UI) – giống hệt như cách một nhân viên bình thường làm việc.
Các bot RPA có thể làm gì?
– Đăng nhập vào các ứng dụng (ERP, CRM, web…).
– Di chuyển file và thư mục.
– Sao chép và dán dữ liệu (cut-and-paste) giữa các ứng dụng.
– Đọc và ghi dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
– Trích xuất dữ liệu có cấu trúc và bán cấu trúc từ văn bản, email, PDF và biểu mẫu.
– Mở email và tệp đính kèm.
– Thực hiện các phép tính toán.
– …và nhiều tác vụ dựa trên quy tắc khác.
RPA không phải là gì?
– Không phải robot vật lý: Như đã nói, chúng là các chương trình phần mềm.
– Không chỉ là một macro: Một macro trong Excel chỉ hoạt động bên trong ứng dụng Excel. Ngược lại, RPA có thể hoạt động trên nhiều ứng dụng, nền tảng khác nhau (máy tính để bàn, web, mainframe…) và kết nối chúng lại với nhau.
– Không phải Trí tuệ Nhân tạo (AI) phức tạp (ở dạng cơ bản): RPA truyền thống hoạt động dựa trên các quy tắc được lập trình sẵn. Nó làm theo chỉ dẫn một cách tuyệt đối, chứ không “suy nghĩ” hay “học hỏi”. Tuy nhiên, ranh giới này đang ngày càng mờ đi.
Để hiểu rõ hơn, chúng ta cần phân biệt các loại hình RPA khác nhau, bởi chúng phục vụ cho những mục đích khác nhau:
1. RPA có giám sát (Attended RPA):
– Đây là loại bot hoạt động song song với con người, giống như một “trợ lý ảo” trên máy tính của nhân viên.
– Bot được kích hoạt bởi nhân viên để thực hiện một phần công việc cụ thể.
– Ví dụ điển hình: Tại một trung tâm chăm sóc khách hàng (call center), khi khách hàng gọi đến yêu cầu thông tin, nhân viên có thể kích hoạt một con bot. Con bot này sẽ tự động đăng nhập vào nhiều hệ thống khác nhau (CRM, hệ thống thanh toán, hệ thống quản lý đơn hàng), tổng hợp thông tin của khách hàng và hiển thị trên một màn hình duy nhất cho nhân viên. Nhân viên không cần phải tự mình mở và chuyển đổi giữa 5-6 cửa sổ ứng dụng, giúp giảm đáng kể thời gian chờ của khách hàng và tăng năng suất.
2. RPA không giám sát (Unattended RPA):
– Đây là những con bot hoạt động hoàn toàn tự động ở phía sau (back-office), không cần sự can thiệp của con người.
– Chúng thường được kích hoạt bởi một sự kiện cụ thể (ví dụ: có email mới đến, đến một thời điểm nhất định trong ngày) và hoạt động trên các máy chủ ảo.
– Ví dụ điển hình: Quy trình xử lý hóa đơn. Một bot không giám sát có thể được lập trình để liên tục theo dõi một hòm thư điện tử. Khi có email chứa hóa đơn (invoice) được gửi đến, bot sẽ tự động tải tệp đính kèm, sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để đọc các thông tin như số hóa đơn, ngày tháng, số tiền, tên nhà cung cấp. Sau đó, nó sẽ đối chiếu thông tin này với đơn đặt hàng trong hệ thống ERP và nếu mọi thứ khớp, nó sẽ tự động nhập dữ liệu và lên lịch thanh toán. Toàn bộ quy trình diễn ra mà không cần một kế toán viên nào phải chạm tay vào.
3. Tự động hóa Quy trình Thông minh (Intelligent Process Automation – IPA hoặc Cognitive RPA):
– Đây là thế hệ mới nhất của RPA, kết hợp sức mạnh của RPA truyền thống với Trí tuệ Nhân tạo (AI) và Học máy (Machine Learning).
– Những con bot này không chỉ tuân theo quy tắc mà còn có khả năng “học hỏi” từ dữ liệu, xử lý các thông tin phi cấu trúc (như email, văn bản tự do, hình ảnh), và đưa ra các phán đoán đơn giản.
– Ví dụ: Quay lại ví dụ xử lý hóa đơn. Nếu một hóa đơn có định dạng mà bot chưa từng thấy trước đây, một bot RPA thông thường sẽ báo lỗi. Nhưng một bot IPA có thể phân tích hóa đơn, cố gắng xác định các trường thông tin dựa trên kinh nghiệm đã “học” từ hàng ngàn hóa đơn trước đó. Thậm chí, nó có thể yêu cầu con người xác nhận một lần, và từ lần sau, nó sẽ tự động biết cách xử lý định dạng mới này.
Hiểu rõ ba loại hình này là bước đầu tiên để xác định đúng công cụ cho đúng vấn đề, một yếu tố then chốt quyết định sự thành công của dự án RPA.
Sự hấp dẫn của RPA có thể khiến các doanh nghiệp muốn tự động hóa mọi thứ ngay lập tức. Nhưng đây là một cái bẫy dẫn đến thất bại. Chìa khóa thành công nằm ở việc lựa chọn đúng quy trình để bắt đầu – những “trái ngọt tầm thấp” (low-hanging fruit) có thể mang lại chiến thắng nhanh chóng, tạo động lực và chứng minh giá trị của công nghệ.
Vậy, một quy trình lý tưởng cho RPA có những đặc điểm gì? Hãy sử dụng bộ tiêu chí sau để “chấm điểm” các ứng viên tiềm năng trong tổ chức của bạn:
1. Dựa trên Quy tắc (Rules-Based):
– Quy trình có các bước thực hiện rõ ràng, logic, và có thể được mô tả dưới dạng các câu lệnh “Nếu… thì…” (If/Then). Càng ít sự phán đoán, óc sáng tạo hay yếu tố cảm tính của con người, quy trình đó càng phù hợp với RPA.
– Câu hỏi cần đặt ra: “Tôi có thể viết ra một tài liệu hướng dẫn từng bước chi tiết cho một nhân viên mới để họ thực hiện công việc này mà không cần hỏi lại không?” Nếu câu trả lời là “Có”, đây là một dấu hiệu tốt.
2. Tính Lặp lại cao (Repetitive):
– Quy trình được thực hiện nhiều lần trong một ngày, một tuần hoặc một tháng. Tự động hóa một công việc chỉ làm mỗi năm một lần sẽ không mang lại lợi ích đáng kể.
– Câu hỏi cần đặt ra: “Nhân viên của tôi có phải thực hiện chính xác công việc này hàng chục, hàng trăm lần mỗi ngày không?”
3. Khối lượng Giao dịch lớn (High-Volume):
– Tương tự như tính lặp lại, quy trình xử lý một lượng lớn giao dịch hoặc dữ liệu. Lợi ích của RPA được nhân lên theo quy mô.
– Câu hỏi cần đặt ra: “Quy trình này có liên quan đến việc xử lý hàng nghìn hóa đơn, hàng trăm yêu cầu của khách hàng, hay hàng vạn dòng dữ liệu mỗi tháng không?”
4. Dễ Gây ra Lỗi do Con người (Prone to Error):
– Các công việc nhàm chán như nhập liệu, sao chép dữ liệu rất dễ khiến con người mệt mỏi và mắc lỗi. Robot thì không. Tự động hóa các quy trình này không chỉ tăng tốc độ mà còn cải thiện đáng kể chất lượng và độ chính xác của dữ liệu.
– Câu hỏi cần đặt ra: “Tỷ lệ sai sót trong quy trình này là bao nhiêu? Chi phí để sửa chữa những sai sót đó có lớn không?”
5. Dựa trên Dữ liệu Kỹ thuật số có Cấu trúc (Structured Digital Input):
– RPA cơ bản hoạt động hiệu quả nhất khi đầu vào là dữ liệu kỹ thuật số có định dạng rõ ràng (ví dụ: file Excel, bảng trong cơ sở dữ liệu, biểu mẫu điện tử). Mặc dù IPA có thể xử lý dữ liệu phi cấu trúc, nhưng việc bắt đầu với dữ liệu có cấu trúc sẽ đơn giản và dễ thành công hơn nhiều.
– Câu hỏi cần đặt ra: “Đầu vào của quy trình này có phải là các tệp điện tử có định dạng nhất quán không?”
6. Tính Ổn định (Stable):
– Quy trình không có khả năng thay đổi lớn trong tương lai gần (ít nhất là 6-12 tháng tới). Nếu quy trình hoặc các ứng dụng liên quan liên tục được cập nhật, bạn sẽ phải tốn nhiều công sức để bảo trì và cập nhật lại bot.
– Câu hỏi cần đặt ra: “Quy trình này đã được chuẩn hóa và có khả năng sẽ giữ nguyên trong năm tới không?”
Dựa trên các tiêu chí trên, đây là một số “mỏ vàng” điển hình mà bạn có thể tìm thấy trong hầu hết các doanh nghiệp:
| Các Quy trình Tiềm năng | Lý do Phù hợp |
Tài chính – Kế toán | Xử lý hóa đơn (Accounts Payable): Tự động đọc, trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, đối chiếu với đơn hàng và nhập vào hệ thống ERP. | Khối lượng lớn, lặp lại, dựa trên quy tắc, dễ sai sót. |
Đối chiếu Báo cáo (Statement Reconciliation): Tự động so sánh các giao dịch giữa sao kê ngân hàng và sổ sách kế toán. | Dựa trên quy tắc, tốn thời gian, yêu cầu độ chính xác cao. | |
Tạo báo cáo tài chính định kỳ: Tự động tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn (Excel, ERP) để tạo ra các báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. | Lặp lại, dựa trên quy tắc, tốn thời gian của nhân sự cấp cao. | |
Nhân sự (HR) | Tuyển dụng và giới thiệu nhân viên mới (Onboarding): Tự động tạo tài khoản (email, hệ thống nội bộ), cấp quyền truy cập, gửi email chào mừng cho nhân viên mới. | Nhiều bước, lặp lại cho mỗi nhân viên mới, liên quan nhiều hệ thống. |
Xử lý bảng lương (Payroll): Tổng hợp dữ liệu chấm công, tính toán lương, thưởng, thuế và các khoản khấu trừ. | Khối lượng lớn, dựa trên quy tắc phức tạp, yêu cầu chính xác tuyệt đối. | |
Quản lý dữ liệu nhân viên: Cập nhật thông tin cá nhân, hợp đồng, các thay đổi về vị trí công việc trên hệ thống HRM. | Nhập liệu, lặp lại, dễ sai sót. | |
Vận hành & CNTT | Quản lý yêu cầu dịch vụ (Service Desk): Tự động hóa việc phân loại, chuyển tiếp và trả lời các yêu cầu hỗ trợ cơ bản như đặt lại mật khẩu (password reset). | Khối lượng lớn, lặp lại, giải phóng nhân viên IT cho các vấn đề phức tạp hơn. |
Sao lưu và giám sát hệ thống: Tự động thực hiện các tác vụ sao lưu định kỳ, kiểm tra tình trạng máy chủ và gửi cảnh báo nếu có sự cố. | Dựa trên lịch trình, lặp lại, quan trọng đối với vận hành. | |
Di chuyển dữ liệu (Data Migration): Tự động chuyển dữ liệu từ một hệ thống cũ sang một hệ thống mới trong quá trình nâng cấp. | Tốn thời gian, khối lượng dữ liệu cực lớn, dễ sai sót. | |
Chuỗi cung ứng | Quản lý đơn hàng: Tự động nhập thông tin đơn hàng từ email hoặc cổng thông tin của khách hàng vào hệ thống quản lý. | Nhập liệu, lặp lại, khối lượng lớn. |
Theo dõi vận đơn: Tự động truy cập vào trang web của các hãng vận chuyển để lấy thông tin trạng thái đơn hàng và cập nhật vào hệ thống nội bộ. | Tốn thời gian, thao tác thủ công nhàm chán. |
Lời khuyên: Hãy bắt đầu với một quy trình duy nhất, có phạm vi hẹp, ít phức tạp và không đòi hỏi sự phối hợp của quá nhiều phòng ban. Một chiến thắng nhanh chóng sẽ là bằng chứng sống động nhất về giá trị của RPA, giúp bạn có được sự ủng hộ để tiếp tục mở rộng ra các quy trình tham vọng hơn.
Khi đã xác định được các quy trình tiềm năng, câu hỏi tiếp theo của mọi nhà lãnh đạo sẽ là: “Chi phí là bao nhiêu và tôi sẽ nhận lại được gì?” Đây là lúc chúng ta cần phân tích Lợi tức trên Đầu tư (Return on Investment – ROI) một cách thực tế.
Lợi ích rõ ràng nhất của RPA là giảm chi phí lao động trực tiếp. Một bot có thể làm việc của 2-5 nhân viên toàn thời gian (FTE), tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình. Nhưng nếu chỉ dừng lại ở đó, bạn đang bỏ lỡ phần lớn giá trị mà RPA mang lại.
Bức tranh toàn cảnh về lợi ích của RPA:
1. Tăng năng suất và hiệu quả vượt trội: Bot làm việc 24/7/365, không nghỉ phép, không nghỉ ốm. Chúng xử lý các giao dịch nhanh hơn con người rất nhiều. Một tác vụ con người mất 15 phút có thể được bot hoàn thành trong vài chục giây.
2. Độ chính xác gần như tuyệt đối: Bot không bị mệt mỏi, không bị phân tâm, không gõ nhầm. Chúng loại bỏ gần như 100% các lỗi do con người gây ra trong quá trình nhập liệu và xử lý, giúp nâng cao chất lượng dữ liệu – nền tảng cho mọi quyết định kinh doanh.
3. Cải thiện Tuân thủ (Compliance): Các ngành như ngân hàng, bảo hiểm, y tế có những quy định rất nghiêm ngặt. RPA đảm bảo mọi bước trong quy trình đều được thực hiện chính xác theo quy định. Hơn nữa, mọi hành động của bot đều được ghi lại (log), tạo ra một dấu vết kiểm toán (audit trail) chi tiết, minh bạch, giúp việc kiểm toán trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
4. Nâng cao sự hài lòng của nhân viên: Đây là một lợi ích thường bị bỏ qua nhưng lại cực kỳ quan trọng. Bằng cách “giải phóng” nhân viên khỏi các công việc lặp đi lặp lại và nhàm chán, RPA cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ đòi hỏi sự sáng tạo, tư duy phản biện, và tương tác với khách hàng – những công việc mang lại giá trị cao hơn và cảm giác thỏa mãn hơn. Điều này giúp giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc và tăng sự gắn kết.
5. Tăng khả năng mở rộng (Scalability): Khi doanh nghiệp của bạn có một đợt cao điểm đột ngột (ví dụ: mùa khuyến mãi), việc tuyển dụng và đào tạo thêm nhân viên là rất tốn kém và mất thời gian. Với RPA, bạn chỉ cần “nhân bản” các con bot. Việc mở rộng quy mô trở nên nhanh chóng, linh hoạt và ít tốn kém hơn rất nhiều.
6. Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Tốc độ xử lý nhanh hơn và độ chính xác cao hơn trực tiếp tác động đến khách hàng. Thời gian xử lý một yêu cầu vay vốn có thể giảm từ vài ngày xuống còn vài giờ. Thời gian chờ đợi của khách hàng tại tổng đài giảm xuống. Phản hồi cho khách hàng trở nên nhanh chóng và nhất quán hơn.
Chi phí của một dự án RPA không chỉ là tiền mua phần mềm. Để có một bức tranh chính xác, bạn cần nhìn vào Tổng chi phí Sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO).
Chi phí Bản quyền Phần mềm (Software Licensing):
– Đây là chi phí trả cho nhà cung cấp RPA. Mô hình phổ biến nhất là tính phí theo từng bot (per-bot basis), thường là phí hàng năm.
– Giá cả có sự khác biệt lớn giữa bot có giám sát (attended) và bot không giám sát (unattended). Một bot attended có thể có giá từ $1,000 – $2,000/năm, trong khi một bot unattended có thể dao động từ $5,000 – $10,000/năm hoặc hơn.
– Ngoài ra, còn có chi phí cho các thành phần khác như công cụ thiết kế bot (Studio) và nền tảng quản lý, điều phối bot (Orchestrator).
Chi phí Triển khai (Implementation Costs):
– Đây thường là khoản chi phí lớn ban đầu. Nó bao gồm chi phí phân tích quy trình, thiết kế, phát triển, và kiểm thử bot.
– Bạn có thể sử dụng đội ngũ nội bộ hoặc thuê các công ty tư vấn chuyên về RPA. Chi phí tư vấn có thể gấp 2-3 lần chi phí bản quyền phần mềm trong năm đầu tiên, đặc biệt với các doanh nghiệp lớn.
Chi phí Cơ sở hạ tầng (Infrastructure Costs):
– Các bot không giám sát cần chạy trên các máy chủ hoặc máy ảo. Bạn cần tính đến chi phí cho phần cứng này, dù là đầu tư máy chủ vật lý (on-premise) hay thuê trên nền tảng đám mây (cloud).
Chi phí Bảo trì và Hỗ trợ (Maintenance & Support):
– Đây là chi phí hàng năm, thường chiếm khoảng 15-20% chi phí bản quyền. Nó bao gồm việc hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp và các bản cập nhật phần mềm.
– Quan trọng hơn, bạn cần có nguồn lực (nội bộ hoặc thuê ngoài) để giám sát hoạt động của bot. Khi một ứng dụng mà bot tương tác (ví dụ: giao diện một trang web) thay đổi, bot có thể bị “gãy” và cần được sửa chữa. Đây là một phần chi phí vận hành liên tục.
Chi phí Đào tạo và Quản lý thay đổi:
– Đội ngũ của bạn cần được đào tạo để có thể làm việc với công nghệ mới. Ngoài ra, cần có các hoạt động truyền thông nội bộ và quản lý thay đổi để nhân viên hiểu, ủng hộ và không cảm thấy bị đe dọa bởi RPA.
Lý thuyết là vậy, nhưng thực tế RPA đã tạo ra tác động như thế nào? Hãy cùng xem xét một vài câu chuyện thành công điển hình được ghi nhận.
Intuit, gã khổng lồ đứng sau các phần mềm nổi tiếng như QuickBooks và TurboTax, đã khởi động chương trình thí điểm RPA vào năm 2018 với sự hỗ trợ của UiPath. Trọng tâm ban đầu là phòng tài chính với 450 nhân viên.
Thách thức: Nhiều quy trình tài chính vẫn còn thủ công, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót, ảnh hưởng đến hiệu quả chung.
Giải pháp: Intuit thành lập một Trung tâm Xuất sắc (Center of Excellence – CoE) về tự động hóa để dẫn dắt dự án. Họ đã xác định và tự động hóa một loạt các tác vụ.
Kết quả ấn tượng:
– Quy trình miễn thuế bán hàng: Một bot được triển khai để tự động xử lý các đơn hàng được miễn thuế. Kết quả là tiết kiệm được 715 giờ làm việc và thời gian xử lý giảm từ 4 ngày xuống còn theo yêu cầu (on-demand).
– Xử lý các khoản bồi hoàn (Chargebacks): Một bot khác xác minh các khoản bồi hoàn trong hệ thống, giúp tiết kiệm 745 giờ làm việc và thời gian xử lý cũng giảm từ 1 ngày xuống còn theo yêu cầu.
– Tổng thể: Chỉ với 5 quy trình tự động hóa ban đầu, Intuit đã tiết kiệm hàng nghìn giờ làm việc, cho phép đội ngũ tài chính tập trung vào các hoạt động phân tích và chiến lược có giá trị hơn.
Một ngân hàng lớn trên toàn cầu đối mặt với áp lực phải xử lý khối lượng giao dịch ngày càng tăng mà không muốn tuyển thêm nhân viên. Các quy trình của họ phức tạp và dữ liệu nằm rải rác ở nhiều hệ thống khác nhau.
Thách thức: Cần một giải pháp có thể xử lý khối lượng lớn, phức tạp và có khả năng mở rộng nhanh chóng.
Giải pháp: Ngân hàng đã hợp tác với Deloitte để phân tích và triển khai một dự án RPA.
Kết quả:
– Chỉ trong 6 tuần, bot đầu tiên đã được tạo và triển khai thành công.
– Nhận thấy lợi ích nhanh chóng, ngân hàng đã mạnh dạn mở rộng. Họ đã triển khai hơn 150 bot cho các quy trình như xử lý thẻ tín dụng, chuyển đổi PDF, và xử lý thanh toán.
– Hệ thống bot này xử lý 120,000 yêu cầu mỗi tuần với chi phí chỉ bằng 30% so với việc sử dụng nhân viên.
– Ước tính, ngân hàng đã tiết kiệm được khoảng 40 triệu đô la trong ba năm đầu tiên.
Công ty an ninh mạng Symantec phải vật lộn với các quy trình thủ công, nhưng mối quan tâm lớn nhất của họ không phải là ROI, mà là đảm bảo tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt về an ninh.
Thách thức: Tìm một giải pháp RPA có khả năng bảo mật cấp doanh nghiệp và hoạt động liền mạch trên nhiều hệ thống khác nhau.
Giải pháp: Sau khi đánh giá nhiều nhà cung cấp, Symantec đã chọn Automation Anywhere và thành lập một CoE để quản lý việc triển khai.
Kết quả:
– Quy trình tính lương: Trước đây, quy trình này cần 7 chuyên viên phân tích làm việc liên tục trong 3 ngày cuối mỗi tháng. Sau khi tự động hóa, công việc chỉ cần 2 người xử lý trong vài giờ.
– Hiện tại, Symantec đã có 40 bot đang hoạt động, tự động hóa 26 quy trình khác nhau, không chỉ trong lĩnh vực tài chính mà còn mở rộng sang cả marketing.
Những câu chuyện này cho thấy một điểm chung: khi được áp dụng một cách chiến lược, RPA có thể tạo ra những tác động chuyển đổi sâu sắc, từ việc tiết kiệm chi phí, tăng năng suất cho đến việc nâng cao an ninh và sự hài lòng của nhân viên.
Bắt đầu với RPA có thể có vẻ khó khăn, nhưng bằng cách chia nhỏ thành một lộ trình có cấu trúc, bạn có thể điều hướng quá trình này một cách hiệu quả. Dưới đây là lộ trình 6 bước được tổng hợp từ các phương pháp hay nhất.
Đây là giai đoạn nền tảng. Đừng vội vàng lao vào viết code.
– Tổ chức các buổi hội thảo (Workshop): Tập hợp các bên liên quan từ các phòng ban khác nhau (Tài chính, Nhân sự, Vận hành, IT) để động não về các quy trình có thể tự động hóa.
– Xác định “Chiến thắng nhanh”: Sử dụng bộ tiêu chí ở Phần 2 để xác định 1-3 quy trình thí điểm (pilot). Ưu tiên các quy trình có tác động rõ rệt nhưng độ phức tạp thấp.
– Thu hút sự ủng hộ từ Lãnh đạo cấp cao: Cần có một “nhà vô địch” (champion) ở cấp điều hành để bảo trợ cho dự án. Sự ủng hộ này rất quan trọng để đảm bảo nguồn lực và vượt qua các rào cản.
– Soạn thảo Kế hoạch Tổng thể: Vạch ra các mục tiêu rõ ràng (ví dụ: giảm 20% thời gian xử lý hóa đơn trong 3 tháng), các mốc thời gian, vai trò và trách nhiệm của từng thành viên.
Thị trường RPA có rất nhiều nhà cung cấp. Việc lựa chọn đúng đối tác là cực kỳ quan trọng.
– Tạo một danh sách rút gọn: Bắt đầu với “Bộ ba lớn” (Big 3) là UiPath, Automation Anywhere, và Blue Prism, cùng với các nhà cung cấp khác có thế mạnh trong ngành của bạn.
– Tham khảo các bên thứ ba: Đọc các báo cáo phân tích từ các hãng uy tín như Gartner (Magic Quadrant) và Forrester (Wave). Xem các đánh giá của người dùng thực tế trên các trang như G2, TrustRadius.
– Thực hiện Bằng chứng Khái niệm (Proof of Concept – POC): Yêu cầu 2-3 nhà cung cấp trong danh sách rút gọn thực hiện một POC. Cung cấp cho họ một quy trình đơn giản và xem họ tự động hóa nó như thế nào. POC giúp bạn đánh giá tính dễ sử dụng, sức mạnh và sự hỗ trợ của nền tảng một cách thực tế.
Sau khi chọn được nhà cung cấp, đây là lúc bắt đầu xây dựng.
– Tài liệu hóa Quy trình Chi tiết (Process Design Document – PDD): Chuyên viên phân tích kinh doanh (Business Analyst) sẽ làm việc với các chuyên gia nghiệp vụ (Subject Matter Experts – SME) để ghi lại từng bước, từng quy tắc, và từng trường hợp ngoại lệ của quy trình. PDD là bản thiết kế cho Lập trình viên RPA.
– Phát triển Bot: Lập trình viên RPA (RPA Developer) sẽ sử dụng công cụ Studio của nhà cung cấp để xây dựng bot dựa trên PDD.
– Tuân thủ các Nguyên tắc Tốt nhất: Xây dựng bot theo các module có thể tái sử dụng, đặt tên biến và quy trình một cách rõ ràng, và thêm các ghi chú (comment) để việc bảo trì sau này trở nên dễ dàng hơn.
Đây là bước không thể bỏ qua. Việc triển khai một con bot chưa được kiểm thử kỹ lưỡng có thể gây ra những hậu quả tai hại.
– Chuẩn bị Dữ liệu Kiểm thử: Tạo ra một bộ dữ liệu bao gồm cả các trường hợp thông thường và các trường hợp ngoại lệ, thậm chí cả dữ liệu sai để xem bot phản ứng như thế nào.
– Thực hiện Kiểm thử: Đội ngũ kiểm thử chất lượng (QA) sẽ chạy bot trên một môi trường riêng biệt (môi trường UAT – User Acceptance Test) để đảm bảo bot hoạt động chính xác, xử lý lỗi đúng cách và đạt được kết quả mong đợi.
– Tinh chỉnh: Dựa trên kết quả kiểm thử, lập trình viên sẽ sửa lỗi và tối ưu hóa bot. Quá trình này có thể lặp lại nhiều lần.
Khi bot đã sẵn sàng, đã đến lúc đưa nó vào hoạt động.
– Triển khai theo từng giai đoạn: Đừng triển khai cho toàn bộ bộ phận ngay lập tức. Bắt đầu với một nhóm nhỏ người dùng hoặc một phần nhỏ khối lượng công việc.
– Sử dụng Orchestrator: Nền tảng Orchestrator sẽ giúp bạn quản lý, lên lịch, và giám sát hoạt động của toàn bộ đội quân bot của mình từ một trung tâm điều khiển duy nhất.
– Giám sát chặt chẽ: Theo dõi hiệu suất của bot: số lượng giao dịch đã xử lý, thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi. Việc giám sát liên tục giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề, ví dụ như khi một trang web thay đổi giao diện làm bot bị lỗi.
Dự án thí điểm thành công chỉ là sự khởi đầu. Giá trị thực sự của RPA đến từ việc mở rộng quy mô một cách có chiến lược.
– Xây dựng một “Đường ống” Tự động hóa: Liên tục làm việc với các phòng ban để xác định các quy trình tiềm năng mới và đưa chúng vào lộ trình tự động hóa.
– Thành lập Trung tâm Xuất sắc (Center of Excellence – CoE): Đây là một đội ngũ chuyên trách, đóng vai trò là “bộ não” của toàn bộ chương trình RPA trong tổ chức. Nhiệm vụ của CoE bao gồm:
+ Thiết lập các tiêu chuẩn và phương pháp hay nhất.
+ Quản lý “đường ống” tự động hóa.
+ Cung cấp đào tạo và hỗ trợ cho các phòng ban.
+ Đảm bảo an ninh và quản trị.
+ Đo lường ROI và báo cáo cho ban lãnh đạo.
– Lặp lại và Cải tiến: Hành trình RPA là một vòng lặp liên tục: Khám phá -> Phát triển -> Triển khai -> Mở rộng. Một CoE mạnh sẽ đảm bảo vòng lặp này hoạt động trơn tru và hiệu quả.
Tự động hóa Quy trình bằng Robot không còn là một khái niệm của tương lai; nó là một công cụ mạnh mẽ, đã được chứng minh và sẵn có ngay hôm nay để giúp doanh nghiệp của bạn trở nên tinh gọn, nhanh nhạy và hiệu quả hơn. Lời hứa tiết kiệm 40% chi phí vận hành không phải là một chiêu trò marketing, mà là một kết quả thực tế mà nhiều tổ chức đã đạt được thông qua việc triển khai RPA một cách có chiến lược.
Hành trình này đòi hỏi sự đầu tư, lập kế hoạch cẩn thận và một tư duy sẵn sàng thay đổi. Nhưng phần thưởng nhận lại là vô cùng xứng đáng: một tổ chức không chỉ tiết kiệm được chi phí, mà còn giải phóng được tiềm năng sáng tạo của đội ngũ nhân viên, nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong kỷ nguyên số.
Bước đầu tiên không phải là một dự án khổng lồ. Nó bắt đầu bằng một hành động đơn giản: hãy nhìn vào công việc hàng ngày của đội ngũ bạn và đặt câu hỏi, “Nhiệm vụ lặp đi lặp lại nào đang chiếm nhiều thời gian nhất của chúng ta?” Câu trả lời cho câu hỏi đó rất có thể là điểm khởi đầu cho hành trình chuyển đổi RPA của chính bạn.
