Menu
Phải chăng guồng quay công việc đang cuốn bạn đi, khiến bạn không còn thời gian để thực sự lãnh đạo? Giữa hàng loạt cuộc họp, email và báo cáo, nhiều nhà quản lý nhận ra mình đang quay cuồng trong vai trò “chỉ huy và kiểm soát” (command-and-control) kiểu cũ: ra quyết định, giao việc và giám sát mọi thứ.
Trong quá khứ, mô hình quản trị từ trên xuống này có thể đã từng hiệu quả. Nhưng trong môi trường làm việc của thế kỷ 21, nó đang dần trở nên lỗi thời. Phong cách này làm xói mòn sự tự chủ, dập tắt sự sáng tạo và làm nguội lạnh ngọn lửa nhiệt huyết của nhân viên. Hơn nữa, với tốc độ thay đổi chóng mặt của công nghệ, đôi khi chính nhân viên cấp dưới lại là người hiểu rõ công việc chuyên môn hơn cả quản lý của mình.
Vấn đề cốt lõi của mô hình “chỉ huy và kiểm soát” là nó triệt tiêu khả năng tự lãnh đạo (self-leadership) của đội ngũ. Nó biến những con người tài năng thành những “người thừa hành mệnh lệnh” thụ động thay vì những “người đóng góp chủ động”. Để tồn tại và phát triển trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp cần một phương pháp quản trị nhanh hơn, linh hoạt hơn, và quan trọng nhất là phải trao quyền thực sự.
Đây chính là lúc triết lý “One Minute Manager” (Vị Giám đốc Một phút) của Ken Blanchard xuất hiện như một lời giải đáp. Đây không phải là một lý thuyết phức tạp, mà là một bộ công cụ đơn giản nhưng đầy sức mạnh, giúp nhà lãnh đạo chuyển mình từ vai trò “người ra lệnh” sang “người cộng tác” (side-by-side relationship), xây dựng một đội ngũ tự chủ và hiệu suất cao chỉ với những khoảnh khắc một phút mỗi ngày.
Ken Blanchard là một trong những chuyên gia có ảnh hưởng nhất thế giới về nghệ thuật lãnh đạo và quản trị. Ông là tác giả của hơn 60 đầu sách bán chạy, trong đó có tác phẩm kinh điển “The One Minute Manager” đã được dịch ra hơn 42 ngôn ngữ với hàng chục triệu bản được bán ra trên toàn cầu.
Toàn bộ phương pháp của ông được xây dựng trên một triết lý trung tâm vô cùng nhân văn nhưng cũng rất thực tế: “People Who Feel Good About Themselves Produce Good Results” (Những người cảm thấy hài lòng về bản thân sẽ tạo ra kết quả tốt). Điều này khẳng định một sự thật đơn giản: quan tâm đến con người và theo đuổi kết quả công việc không phải là hai mục tiêu đối lập, mà là hai mặt không thể tách rời của một nhà lãnh đạo xuất sắc.
Đây là quá trình thiết lập mục tiêu một cách rõ ràng và ngắn gọn, đảm bảo cả nhân viên và quản lý đều có chung một cách hiểu về “thế nào là làm tốt công việc”. Các bước thực hiện rất đơn giản:
– Cùng nhau lập kế hoạch: Quản lý và nhân viên cùng thảo luận để thống nhất các mục tiêu quan trọng nhất.
– Viết ra giấy: Mỗi mục tiêu được viết ra một trang giấy riêng, không quá 250 từ để có thể đọc xong trong vòng một phút.
– Xem lại mỗi ngày: Mỗi người dành một phút mỗi ngày để đọc lại các mục tiêu quan trọng nhất của mình.
– Tự kiểm tra: Nhân viên được khuyến khích tự nhìn lại hành vi của mình để xem chúng có đang giúp họ tiến gần đến mục tiêu hay không.
Ken Blanchard kể một câu chuyện ẩn dụ rất sâu sắc: Hãy tưởng tượng bạn đi chơi bowling, nhưng có một tấm màn che khuất các con pin. Bạn ném bóng đi, nghe thấy tiếng đổ rầm, nhưng không biết mình đã ném trúng bao nhiêu con. Tệ hơn nữa, người quản lý của bạn đứng sau tấm màn đó và giơ ngón tay lên báo hiệu: “Cậu trượt 8 con rồi”. Bạn có còn hứng thú để chơi tiếp không? Hầu hết mọi người sẽ mất động lực. Nhân viên cũng vậy, nếu không biết mục tiêu của mình là gì, họ sẽ không thể làm việc hiệu quả.
Câu chuyện này là một phép ẩn dụ trực tiếp cho các buổi đánh giá hiệu suất hàng năm mà rất nhiều người không hề ưa thích. Ken Blanchard khẳng định: “Feedback Is the Breakfast of Champions” (Phản hồi là bữa sáng của nhà vô địch). Và việc biết rõ mục tiêu chính là hình thức phản hồi cơ bản và quan trọng nhất, giúp nhân viên tự điều chỉnh hành vi của mình theo thời gian thực.
Lợi ích: Mục tiêu 1 phút giúp cả quản lý và nhân viên luôn đồng bộ về kỳ vọng, tạo ra sự rõ ràng tuyệt đối và trao quyền cho nhân viên tự quản lý công việc của mình một cách hiệu quả.
Đây là cách ghi nhận và củng cố những hành vi tích cực của nhân viên một cách kịp thời và cụ thể.
– Nửa phút đầu: Khen ngợi nhân viên ngay khi có thể. Nói rõ họ đã làm đúng điều gì và cho họ biết bạn cảm thấy tốt như thế nào về điều đó.
– Dừng lại: Im lặng một vài giây để họ thực sự “cảm nhận” được niềm vui và sự tự hào từ lời khen.
– Nửa phút sau: Khuyến khích họ tiếp tục làm tốt và khẳng định sự tin tưởng của bạn vào năng lực của họ.
Triết lý đằng sau phương pháp này là: “Help People Reach Their Full Potential. Catch Them Doing Something Right” (Giúp mọi người phát huy hết tiềm năng. Hãy bắt gặp họ đang làm đúng).
Hãy nghĩ về cách chúng ta dạy một đứa trẻ tập đi. Khi đứa bé loạng choạng bước được một bước trước khi ngã, chúng ta reo hò cổ vũ. Chúng ta không đợi đến khi nó chạy được marathon mới khen ngợi. Việc ghi nhận những nỗ lực “gần đúng” (approximately right) trong giai đoạn đầu là cực kỳ quan trọng để xây dựng sự tự tin và khuyến khích họ tiếp tục cố gắng.
Phương pháp này đối lập hoàn toàn với kiểu quản lý “leave-alone-zap” (bỏ mặc-trừng phạt) – tức là mặc kệ nhân viên tự bơi, và chỉ xuất hiện khi họ mắc lỗi để “trừng phạt”. Kiểu quản lý này chỉ tạo ra sự sợ hãi và làm nhân viên không dám thử những điều mới.
Lợi ích: Khen ngợi 1 phút giúp xây dựng sự tự tin, tạo động lực mạnh mẽ để nhân viên chủ động làm tốt hơn và giúp củng cố những hành vi mà bạn muốn thấy nhiều hơn trong đội nhóm.
Trong phiên bản mới của cuốn sách, “Khiển trách 1 phút” (Reprimand) được thay bằng “Điều hướng 1 phút” (Re-Directs). Sự thay đổi này nhấn mạnh mục đích là giúp nhân viên quay trở lại đúng hướng, chứ không phải để trừng phạt. Điều quan trọng cần nhấn mạnh là Phản hồi 1 phút chỉ thực sự công bằng và hiệu quả bởi vì Mục tiêu 1 phút đã được thiết lập rõ ràng từ trước.
– Nửa phút đầu: Phản hồi ngay khi có thể. Xác nhận lại sự việc và chỉ ra sai lầm một cách cụ thể. Sau đó, bày tỏ cảm xúc của bạn về sai lầm đó và tác động của nó đến công việc chung.
– Dừng lại: Im lặng một vài giây để họ suy ngẫm và cảm nhận trách nhiệm về hành vi của mình.
– Nửa phút sau: Tách biệt hành vi và con người. Khẳng định rằng họ là người có năng lực, và họ giỏi hơn sai lầm vừa mắc phải. Nhắc lại rằng bạn tin tưởng và luôn ủng hộ họ.
Nguyên tắc cốt lõi ở đây là tách biệt hành vi (behavior) và giá trị con người (worth). Cuốn sách có một câu nói rất hay: “We Are Not Just Our Behavior. We Are The Person Managing Our Behavior.” (Chúng ta không chỉ là hành vi của mình. Chúng ta là người quản lý hành vi đó). Việc điều hướng chỉ tập trung vào hành vi sai, nhưng đồng thời tái khẳng định giá trị của con người.
Phản hồi ngay lập tức cũng giúp tránh tình trạng “gunnysacking” – tức là dồn nén những điều tiêu cực, khó chịu rồi một ngày “bùng nổ” với nhân viên, gây tổn thương sâu sắc cho mối quan hệ. Câu chuyện về vị huấn luyện viên bóng rổ đã nghiêm khắc điều hướng cầu thủ giỏi nhất của mình, sau đó động viên anh ta để giành chiến thắng là một minh chứng cho thấy sự kết hợp giữa “nghiêm khắc và tử tế” (tough and nice) mang lại hiệu quả vượt trội.
Lợi ích: Phản hồi 1 phút giúp sửa chữa sai lầm một cách xây dựng, giúp nhân viên học hỏi và nhanh chóng quay trở lại đúng hướng mà không cảm thấy bị tấn công cá nhân, qua đó duy trì một môi trường làm việc tích cực và mối quan hệ bền chặt.
Trong quá trình tư vấn cho hàng trăm SME và startup tại Việt Nam, tôi nhận thấy hai rào cản lớn nhất kìm hãm sự phát triển của họ là: (1) quy trình ra quyết định và phản hồi chậm chạp, và (2) văn hóa ngại góp ý thẳng thắn vì sợ mất lòng. Mô hình “One Minute Manager” giải quyết triệt để cả hai vấn đề này.
1. Tốc độ và sự linh hoạt: Thế giới hiện đại đòi hỏi tốc độ, và các startup Việt lại càng cần sự nhanh nhạy để tồn tại và phát triển. Mô hình quản trị “side-by-side” với các chu trình phản hồi ngắn (chỉ 1 phút) giúp giải quyết vấn đề gần như ngay lập tức, thay vì phải chờ đợi các quy trình phức tạp.
2. Xây dựng văn hóa gắn kết và thẳng thắn: Các đội nhóm trẻ ở Việt Nam thường đề cao sự gắn kết, nhưng cũng đối mặt với thách thức văn hóa “ngại va chạm” và “giữ thể diện”. Phản hồi trực tiếp, đặc biệt là góp ý tiêu cực, có thể bị coi là làm mất mặt người khác. Phương pháp “Phản hồi 1 phút” là một công cụ tuyệt vời cho bối cảnh này. Bằng cách tách biệt hành vi khỏi giá trị con người (“bạn giỏi hơn sai lầm của mình”), nó cho phép người lãnh đạo góp ý thẳng thắn mà không làm tổn thương cái tôi của nhân viên, từ đó xây dựng một văn hóa minh bạch và tin cậy.
3. Đơn giản là một lợi thế chiến lược: Vẻ đẹp của mô hình này nằm ở sự tinh gọn. Với các SME và startup, đây không chỉ là sự tiện lợi do nguồn lực hạn chế. Đây là một lựa chọn chiến lược. Thay vì đầu tư vào các hệ thống KPI cồng kềnh, bạn đang đầu tư vào thứ cốt lõi nhất: chất lượng tương tác giữa người với người. Bạn đang xây dựng một văn hóa giao tiếp trực tiếp, hiệu quả ngay từ những ngày đầu.
Gợi ý thực hành cụ thể:
– “Đặt mục tiêu tuần trên một trang giấy”: Bắt đầu mỗi tuần bằng việc cùng nhân viên xác định 3-5 ưu tiên hàng đầu và viết chúng ra giấy theo quy tắc 1 phút. Dán nó ở nơi dễ nhìn thấy để cả nhóm luôn tập trung vào điều quan trọng nhất.
– “Tạo thói quen phản hồi 1 phút mỗi ngày”: Hãy biến việc phản hồi thành một thói quen, không phải một sự kiện. Dành ra vài phút cuối ngày để lướt qua công việc của đội nhóm. Khi thấy một điều tốt, hãy thực hiện “Khen ngợi 1 phút”. Khi thấy một sai sót nhỏ, hãy “Điều hướng 1 phút” ngay lập tức.
– “Nâng cấp các buổi họp 1-1”: Hãy biến các buổi 1-1 hàng tuần từ những buổi báo cáo thụ động thành các phiên huấn luyện hiệu suất cao bằng cách cấu trúc chúng xoay quanh 3 bí quyết này: bắt đầu bằng việc review “Mục tiêu 1 phút”, sau đó dành thời gian để “Khen ngợi” những thành tựu và “Điều hướng” những điểm cần cải thiện.
Ba bí quyết vàng của “Vị Giám đốc Một phút” – Mục tiêu, Khen ngợi, và Phản hồi – nghe có vẻ đơn giản đến kinh ngạc. Nhưng sức mạnh thực sự của chúng không nằm ở sự phức tạp, mà nằm ở tính kịp thời, cụ thể và chân thành. Chúng biến việc lãnh đạo từ một khái niệm trừu tượng thành những hành động nhỏ bé, thiết thực mà bất kỳ ai cũng có thể thực hiện hàng ngày.
Lãnh đạo hiệu quả không nhất thiết phải đến từ những chiến lược cao siêu hay những dự án hoành tráng. Nó bắt đầu từ những khoảnh khắc rất đời thường, rất nhân văn. Đôi khi, chỉ một phút quan tâm có thể tạo nên một đội ngũ bền vững.
