Menu
Khi bạn gửi một email để giới thiệu bản thân, hoặc giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến một người chưa từng quen biết – điều đó được gọi là “cold email”, nghĩa là email chào hàng gửi đến người lạ. Trong tình huống này, ấn tượng ban đầu là điều vô cùng quan trọng, vì phần lớn người nhận sẽ quyết định có đọc tiếp hay không chỉ trong vài giây đầu tiên. Bạn thường chỉ có một cơ hội duy nhất để được họ chú ý và phản hồi.
Nếu bạn viết phần mở đầu không đủ hay hoặc gây nhàm chán, người nhận có thể bỏ qua hoặc đánh dấu email của bạn là spam (thư rác). Nhưng nếu bạn mở đầu hấp dẫn, họ sẽ cảm thấy hứng thú và muốn đọc tiếp để tìm hiểu thêm về bạn và điều bạn đang chia sẻ.
Vậy làm sao để viết phần mở đầu hay và hiệu quả? Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu vì sao phần mở đầu lại quan trọng đến vậy.
Hãy tưởng tượng mỗi email bạn gửi giống như một tấm vé rút thăm trúng thưởng. Nếu không ai mở ra xem, thì tấm vé đó không có giá trị. Với email cũng vậy – nếu người nhận không mở và đọc, thì dù bạn viết nội dung hay đến đâu, nó cũng không có cơ hội được chú ý.
Thông thường, trước khi quyết định đọc một email, người nhận sẽ nhìn vào 3 yếu tố đầu tiên:
1. Tên người gửi – Họ có biết bạn không?
2. Tiêu đề email – Có khiến họ tò mò hay thấy liên quan?
3. Vài dòng mở đầu ngắn – Đây là phần hiện ra ngay dưới tiêu đề trong hộp thư đến.
Phần mở đầu của email rất giống như lời chào đầu tiên khi bạn bước vào một căn phòng lạ. Nếu lời chào của bạn thân thiện, tự nhiên, người khác sẽ muốn trò chuyện với bạn. Nhưng nếu bạn quá lạ lẫm, cứng nhắc hoặc nói lan man, họ có thể sẽ không để tâm.
Do đó, phần mở đầu cần ngắn gọn, rõ ràng và tạo được thiện cảm ngay từ những câu đầu tiên. Nếu làm được điều này, bạn sẽ có cơ hội cao hơn để được người nhận phản hồi hoặc tương tác với nội dung bạn gửi.
Khi bạn gửi một email đến người lạ để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc đơn giản là mở đầu cuộc trò chuyện – đó gọi là cold email. Và để người nhận không bỏ qua, phần mở đầu email của bạn phải đủ thân thiện, ngắn gọn và tạo được ấn tượng tốt.
Dưới đây là 4 điều bạn nên làm để viết phần mở đầu thật hiệu quả:
Thay vì bắt đầu email bằng những câu quá chung chung như “Chào anh/chị” hoặc “Gửi bộ phận liên quan”, bạn hãy gọi đúng tên người nhận và thể hiện rằng bạn biết họ là ai, đang làm gì.
Ví dụ: Chào anh Minh,
Tôi là Lan – hiện đang làm việc tại Công ty ABC. Tôi từng làm việc với anh Tuấn (bạn của anh Minh) ở Dự án XYZ. Hôm nay, tôi muốn trao đổi với anh về…
Khi người nhận thấy bạn biết rõ họ là ai và có mối liên hệ cụ thể, họ sẽ cảm thấy bạn thật sự dành thời gian tìm hiểu, chứ không phải gửi cùng một email cho hàng loạt người. Điều này giúp họ dễ mở lòng và đọc tiếp email của bạn.
Mỗi người đều có nhiều việc phải làm và không ai thích đọc những email dài dòng mà không biết bạn đang muốn gì. Vì vậy, sau lời chào, bạn hãy nói thẳng vào vấn đề: tại sao bạn gửi email này? Bạn đang cần gì? Hoặc bạn muốn trao đổi điều gì?
Ví dụ: Em thấy anh từng sử dụng phần mềm XYZ ở công ty cũ, và hiện anh vừa chuyển sang công ty ABC. Em nghĩ có thể hỗ trợ anh triển khai lại giải pháp này trong vai trò mới.
Chỉ trong 1–2 câu, người nhận đã hiểu: bạn biết họ đang ở đâu, từng dùng gì, và bạn có thể giúp gì cho họ. Rất ngắn gọn và rõ ràng.
Bạn không cần phải nói dài dòng về công ty hay sản phẩm. Thay vào đó, hãy nói ngay đến vấn đề mà người nhận có thể đang gặp phải – và cách bạn có thể giúp họ giải quyết vấn đề đó.
Ví dụ: Em liên hệ để trao đổi nhanh về việc tối ưu quy trình tuyển dụng. Em thấy nhiều công ty công nghệ đang gặp khó khăn khi phải xử lý hàng trăm hồ sơ mỗi tuần. Bên em đang hỗ trợ các công ty như vậy bằng giải pháp tự động hóa giúp tiết kiệm đến 50% thời gian.
Vì người đọc thấy ngay rằng bạn hiểu khó khăn họ đang gặp, và bạn không chỉ quảng cáo suông – mà bạn có một giải pháp thực tế để giải quyết nó.
Không phải cách viết nào cũng hiệu quả với tất cả mọi người. Vì thế, sau khi viết vài email, bạn nên thay đổi một chút (như thay cách chào, thay cách đặt vấn đề…) rồi theo dõi xem cách nào khiến người nhận phản hồi nhiều hơn.
Khi bạn gửi nhiều email, việc thay đổi từng chút một sẽ giúp bạn tìm ra cách viết phù hợp nhất với người nhận – giống như đang “điều chỉnh công thức” để nấu ra món ăn hợp khẩu vị từng người vậy.
Khi viết email chào hàng – tức là gửi email để giới thiệu bản thân, sản phẩm hoặc dịch vụ đến người chưa quen biết – bạn cần cẩn thận với cách viết, đặc biệt là phần mở đầu. Nếu không khéo, người nhận có thể cảm thấy không thoải mái và bỏ qua email của bạn. Dưới đây là 3 lỗi thường gặp bạn nên tránh:
Việc cá nhân hóa email – nghĩa là nhắc đến tên người nhận hoặc điều gì đó liên quan đến họ – là cách tốt để làm cho email thân thiện hơn. Tuy nhiên, nếu bạn dùng thông tin quá riêng tư thì sẽ phản tác dụng.
Ví dụ: Không nên viết:
Em thấy anh đăng ảnh đi chơi cùng gia đình trên Facebook, nhìn dễ thương quá!
Lý do: Dù bạn chỉ muốn bắt chuyện, nhưng việc nói đến thông tin cá nhân trên mạng xã hội (nhất là ngoài công việc) có thể khiến người nhận cảm thấy bị theo dõi hoặc xâm phạm đời tư.
Cách viết tốt hơn là:
Chúc mừng anh vừa gia nhập công ty ABC! Em biết anh là chuyên gia trong lĩnh vực dữ liệu và muốn chia sẻ một giải pháp giúp anh tiết kiệm thời gian khi xử lý báo cáo.
→ Như vậy, email vẫn mang tính cá nhân nhưng giữ được sự chuyên nghiệp.
Nhiều bạn khi gửi email lần đầu thường muốn hẹn lịch gọi điện hoặc gặp trực tiếp ngay lập tức. Tuy nhiên, nếu làm vậy khi người nhận chưa biết bạn là ai, họ có thể cảm thấy bị làm phiền.
Ví dụ: Không nên viết:
Mời anh đặt lịch gọi 30 phút với em, đây là link lịch hẹn.
→ Lời mời như vậy quá đột ngột, nhất là khi chưa có sự giới thiệu rõ ràng hay giá trị gì được đưa ra trước.
Cách viết tốt hơn là:
Em có chuẩn bị một tài liệu ngắn liên quan đến chủ đề này, nếu anh thấy hứng thú, em rất sẵn lòng gửi qua.
→ Cách này cho thấy bạn đang muốn chia sẻ điều gì đó hữu ích trước khi mong chờ người nhận phản hồi.
Nhiều người nghĩ rằng càng đưa nhiều thông tin càng tốt, nên họ chèn rất nhiều đường link (liên kết) hoặc file đính kèm vào email. Tuy nhiên, điều này có thể gây phản tác dụng:
– Email dễ bị lọc vào thư rác (spam).
– Người đọc cảm thấy rối và không biết nên bấm vào đâu.
Cách tốt hơn là chỉ đưa ra một lời mời nhẹ nhàng, ví dụ:
Nếu anh muốn tìm hiểu thêm, em rất sẵn sàng trao đổi bất cứ lúc nào anh thuận tiện.
→ Điều này khiến email nhẹ nhàng, dễ đọc hơn và giúp người nhận cảm thấy thoải mái khi phản hồi.
Khi bạn muốn gửi email giới thiệu dịch vụ, sản phẩm hoặc mời hợp tác đến một người mà bạn chưa từng quen biết, bạn cần có một cách mở đầu vừa lịch sự, vừa tạo được thiện cảm. Dưới đây là một mẫu email đơn giản mà bạn có thể tham khảo và chỉnh sửa cho phù hợp với từng người nhận khác nhau.
Chào {{Tên người nhận}},
Tôi là {{Tên bạn}}, đến từ {{Công ty bạn}}. Trước đây, tôi từng làm việc cùng {{Tên người quen}} ở {{Tên công ty cũ}} – bạn gửi lời chào giúp tôi nhé!
Tôi viết email này để chia sẻ với bạn về {{chủ đề}}. Hiện nay, nhiều công ty trong lĩnh vực {{ngành nghề}} đang gặp khó khăn với {{vấn đề cụ thể}}, và bên tôi đang hỗ trợ họ bằng {{cách giải quyết hoặc sản phẩm của bạn}}.
Nếu bạn thấy phù hợp, tôi rất sẵn sàng gửi thêm thông tin hoặc trao đổi cụ thể hơn. Rất mong nhận được phản hồi từ bạn!
Trân trọng,
{{Tên bạn}}
– Các phần được đặt trong dấu ngoặc như {{Tên người nhận}} hay {{chủ đề}} là những chỗ bạn cần điền thông tin cụ thể cho từng người nhận. Ví dụ: nếu bạn gửi cho chị Mai ở công ty ABC, thì bạn sẽ thay {{Tên người nhận}} bằng “chị Mai” và {{Công ty bạn}} bằng “ABC”.
– Nếu bạn dùng phần mềm gửi email tự động, thì các nội dung này có thể được điền tự động từ danh sách khách hàng bạn có sẵn. Nhờ đó, mỗi người sẽ nhận được một email có nội dung riêng phù hợp với họ, tạo cảm giác cá nhân hóa và chuyên nghiệp hơn.
– Mẫu email này có bố cục rõ ràng: mở đầu chào hỏi – giới thiệu – nêu vấn đề và giải pháp – đưa ra lời mời kết nối – kết thúc lịch sự.
– Dễ sử dụng: Bạn chỉ cần thay đổi vài thông tin là có thể gửi cho nhiều người khác nhau.
– Lịch sự và thân thiện: Cách nói chuyện nhẹ nhàng, không gây áp lực.
– Tập trung vào giá trị: Người nhận thấy ngay bạn mang đến điều gì hữu ích cho họ.
Viết một cold email hiệu quả không khó, nhưng đòi hỏi bạn phải tinh tế, tôn trọng người đọc và luôn đặt mình vào vị trí của họ. Hãy nhớ rằng: bạn chỉ có vài giây để tạo thiện cảm. Nếu mở đầu email đủ cá nhân hóa, rõ ràng và mang đến giá trị thật sự, bạn sẽ có cơ hội biến người lạ thành người quan tâm – thậm chí thành khách hàng tiềm năng.
Hãy bắt đầu với một lời chào đơn giản, một mục đích rõ ràng và một lý do để người nhận muốn nghe thêm từ bạn. Và đừng quên: mỗi email gửi đi là một cơ hội – hãy trân trọng và viết thật chân thành!
Nguồn: Apollo!
Bạn muốn tăng tốc hoạt động bán hàng và tiếp thị, nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Chúng tôi tối ưu hóa quy trình bán hàng và tiếp thị thông qua việc cung cấp giải pháp tự động hóa giúp bạn tăng trưởng doanh thu vượt bậc. Bạn sẽ dễ dàng thích ứng với thị trường nhờ chiến lược tiếp thị linh hoạt. Nâng cao hiệu suất làm việc và tạo dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.
