Menu
Trong thời đại công nghệ và truyền thông số hiện nay, việc gửi email để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ – đặc biệt là đến những người chưa từng gặp – là một hình thức tiếp cận rất phổ biến, gọi là email gửi lạnh (cold email). Tuy nhiên, đa số các email kiểu này thường không mang lại kết quả, vì người nhận cảm thấy chúng quá chung chung, không liên quan, và không tạo được cảm giác cá nhân.
Vậy làm sao để email của bạn không bị lướt qua như hàng trăm email khác mỗi ngày? Bí quyết nằm ở việc viết một email thật sự gây chú ý và tạo kết nối cá nhân – như thể bạn đang trực tiếp trò chuyện với người nhận.
Đó chính là lý do phương pháp “Hãy cho tôi thấy bạn hiểu tôi” ra đời. Phương pháp này giúp bạn viết email không chỉ đúng nội dung, mà còn đúng người – từ tiêu đề, lời mở đầu, đến cách truyền tải giá trị, tất cả đều được cá nhân hóa theo từng người nhận. Hãy cùng khám phá cách viết và triển khai một chiến dịch email theo phương pháp này.
Trong thế giới tiếp thị và bán hàng ngày nay, việc gửi email cho người lạ là chuyện rất phổ biến. Tuy nhiên, hầu hết những email này thường bị lướt qua hoặc xóa ngay lập tức. Thống kê cho thấy, chỉ khoảng 6% người nhận mở email, và dưới 1% phản hồi lại.
Lý do? Vì những email này thường chung chung, không có gì đặc biệt hoặc cá nhân hóa, khiến người nhận cảm thấy không liên quan đến mình.
Tuy nhiên, nếu bạn thực sự dành thời gian tìm hiểu người nhận và viết một email như thể bạn đang nói chuyện trực tiếp với họ, thì cơ hội được họ chú ý và phản hồi sẽ tăng lên rất nhiều.
Đó chính là ý tưởng của phương pháp “Hãy cho tôi thấy bạn hiểu tôi” (Show Me You Know Me). Nghĩa là bạn cần viết email thể hiện rõ rằng bạn biết họ là ai, họ đang quan tâm đến điều gì, và vì sao bạn lại gửi email cho họ – không phải gửi đại trà như một cái máy.
Vậy một email kiểu “Hãy cho tôi thấy bạn hiểu tôi” cần có những gì? Dưới đây là 7 yếu tố quan trọng giúp bạn viết được email “biết người, đúng việc”:
Tiêu đề là thứ đầu tiên người nhận nhìn thấy. Hãy viết một tiêu đề thật riêng, thật “đúng người” – đến mức người khác đọc vào có thể không hiểu gì, nhưng người nhận thì thấy liên quan ngay. Điều này cho thấy bạn đã thực sự tìm hiểu họ.
Thay vì bắt đầu bằng lời chào xã giao nhàm chán như “Hy vọng bạn khỏe” hay “Tôi là nhân viên bán hàng của công ty A…”, hãy viết một câu mở thật chân thành, có thể nhắc đến điều gì đó bạn biết về người nhận (như họ vừa được thăng chức, hoặc công ty họ vừa ra mắt sản phẩm mới).
Từ câu mở đầu, bạn cần dẫn dắt một cách tự nhiên vào nội dung chính – ví dụ như vấn đề bạn đang giúp họ giải quyết, hoặc lý do bạn chủ động liên hệ.
Hãy nói rõ bạn hiểu người nhận đang gặp khó khăn gì – và làm sao bạn có thể giúp họ. Lưu ý: tập trung vào con người cụ thể, không chỉ là công ty chung chung. Ví dụ, “Tôi thấy nhóm tuyển dụng của bạn đang mở rộng rất nhanh – chắc hẳn bạn đang cần công cụ giúp lọc CV hiệu quả hơn?”
Sau khi nêu đúng vấn đề, hãy cho họ thấy giải pháp hoặc lợi ích cụ thể mà bạn có thể mang đến – càng rõ ràng, càng thực tế, càng tốt.
Khi người ta nhận email từ người lạ, thường họ sẽ có suy nghĩ như “Tôi không có thời gian”, “Chắc tốn nhiều tiền”, “Cái này có phù hợp không?”. Bạn nên đoán trước những nghi ngại này và lồng vào email lời giải thích nhẹ nhàng để họ cảm thấy yên tâm hơn.
Cuối cùng, đừng quên kêu gọi họ làm gì đó – ví dụ: “Bạn có muốn trao đổi nhanh 10 phút về điều này?”, hoặc “Nếu bạn thấy phù hợp, tôi rất sẵn lòng chia sẻ thêm”. Nhưng đừng vội gửi link đặt lịch ở email đầu tiên – hãy để sau khi họ có dấu hiệu quan tâm.
Khi muốn gửi email để chào hàng hay giới thiệu dịch vụ, đặc biệt là đến những người quan trọng như giám đốc hoặc quản lý cấp cao, bạn không thể viết email theo kiểu chung chung, đại trà. Thay vào đó, bạn cần thể hiện rằng bạn hiểu rõ người nhận là ai, họ đang làm gì, quan tâm điều gì – giống như đang nói chuyện với chính họ, chứ không phải gửi một thông điệp hàng loạt. Đó chính là lý do phương pháp “Hãy cho tôi thấy bạn hiểu tôi” ra đời.
Để thực hiện được điều này, bạn cần làm theo các bước sau:
Trước khi viết email, bạn cần biết rõ: Mình đang gửi cho ai?
Không phải ai trong công ty nào đó cũng là người có quyền quyết định. Vì vậy, bạn cần chọn đúng người, ví dụ như trưởng bộ phận, giám đốc, hoặc người có ảnh hưởng đến việc ra quyết định.
Ngoài chức danh, bạn cũng nên xem xét các yếu tố như:
– Công ty đó lớn hay nhỏ?
– Họ làm trong lĩnh vực nào?
– Họ đang sử dụng công nghệ gì?
– Gần đây họ có hoạt động gì đặc biệt không, như gọi vốn hoặc ra mắt sản phẩm mới?
Tất cả những thông tin này sẽ giúp bạn khoanh vùng đúng đối tượng cần nhắm đến.
Một lời khuyên quan trọng: bạn không cần tiếp cận quá nhiều người. Hãy tập trung vào chất lượng hơn số lượng – dành thời gian cho những người thật sự đáng để đầu tư viết một email kỹ lưỡng và cá nhân hóa.
Sau khi chọn được người muốn tiếp cận, bước tiếp theo là nghiên cứu họ thật kỹ. Mục tiêu của bước này là để bạn hiểu họ như một con người chứ không chỉ là một “khách hàng tiềm năng”.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách:
– Truy cập vào website của công ty họ để xem họ mô tả sản phẩm/dịch vụ như thế nào. Họ dùng từ ngữ gì để thể hiện thương hiệu? Việc dùng đúng “ngôn ngữ” của họ trong email sẽ khiến bạn ghi điểm.
– Tìm họ trên LinkedIn: đọc các bài họ đăng, bình luận hoặc thích để hiểu họ quan tâm điều gì, vai trò của họ trong công ty là gì, và những thông tin cá nhân khác như nơi học tập, tổ chức họ tham gia…
Khi đã có cái nhìn tổng thể, bạn đã sẵn sàng để viết email một cách cá nhân hóa.
Giờ là lúc bạn vận dụng tất cả thông tin đã tìm hiểu để viết một email thể hiện rằng bạn thực sự hiểu người nhận.
Trong email, bạn có thể:
– Nhắc đến nơi họ từng học, công ty họ đang làm hoặc các hoạt động họ tham gia.
– Nói đến điểm mạnh của công ty họ mà bạn ấn tượng.
– Đưa ra một giá trị cụ thể mà bạn nghĩ cá nhân họ sẽ quan tâm.
– Kèm theo một lời khen chân thành hoặc một gợi ý khiến họ cảm thấy “nếu không hành động sớm thì có thể bỏ lỡ cơ hội” (người ta gọi là tạo cảm giác FOMO – sợ bỏ lỡ).
Lưu ý quan trọng: Trong email đầu tiên, đừng vội chèn link đặt lịch họp. Hãy để mọi thứ diễn ra tự nhiên – khi họ hứng thú, bạn mới tiếp tục bước tiếp theo.
Giả sử bạn đã gửi email và nhận được phản hồi – đây là một tín hiệu rất tích cực!
Lúc này, bạn không nên để mất cơ hội. Hãy trả lời lại và đề xuất bước tiếp theo, chẳng hạn:
“Không biết anh/chị có thời gian nào phù hợp để chúng ta trao đổi thêm không? Em có thể gửi lịch để anh/chị chọn thời gian tiện nhất.”
Đây là thời điểm thích hợp để gửi link đặt lịch họp, giúp việc sắp xếp cuộc trò chuyện dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.
Một chiến dịch email hiệu quả không nằm ở số lượng email được gửi đi, mà nằm ở mức độ bạn hiểu người nhận và truyền tải thông điệp phù hợp. Phương pháp “Hãy cho tôi thấy bạn hiểu tôi” giúp bạn thoát khỏi lối viết email đại trà, thay vào đó là những thông điệp cá nhân hóa, tạo kết nối thật sự với người nhận.
Bằng cách xác định đúng đối tượng, tìm hiểu kỹ thông tin, và viết nội dung có chủ đích, bạn sẽ tạo ra những email không chỉ được mở – mà còn được đọc, được phản hồi và dẫn đến những cuộc trò chuyện có giá trị. Đây là bước nền vững chắc để xây dựng mối quan hệ, tạo dựng niềm tin và mở ra cơ hội hợp tác lâu dài.
Đừng chỉ gửi email – hãy gửi một lời mời kết nối đúng người, đúng lúc, và đúng cách.
Nguồn: Apollo!
Bạn muốn tăng tốc hoạt động bán hàng và tiếp thị, nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Chúng tôi tối ưu hóa quy trình bán hàng và tiếp thị thông qua việc cung cấp giải pháp tự động hóa giúp bạn tăng trưởng doanh thu vượt bậc. Bạn sẽ dễ dàng thích ứng với thị trường nhờ chiến lược tiếp thị linh hoạt. Nâng cao hiệu suất làm việc và tạo dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.
