Bạn đã dành hàng trăm giờ đồng hồ và một phần lớn ngân sách để tìm kiếm những khách hàng tiềm năng lý tưởng cho sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Bạn cũng đã chú ý đến từng chi tiết, từ việc cá nhân hóa mẫu email, tiêu đề cho đến kịch bản cuộc gọi, đồng thời thử nghiệm chiến lược truyền thông của mình trong suốt vài tháng để đạt được sự hoàn hảo.

Tuy nhiên, chỉ cần một cuộc gọi hoặc email được gửi sai thời điểm, tỷ lệ phản hồi có thể giảm sút, và bạn có thể mất đi một cơ hội bán hàng quan trọng.

Điều này cho thấy rằng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng hiệu quả không chỉ nằm ở những yếu tố lớn mà còn ở những chi tiết nhỏ.

Cách bạn truyền đạt thông điệp trong cuộc gọi hay email, ai là người bạn liên hệ, và quan trọng không kém, là khi nào bạn liên lạc với họ, tất cả đều đóng vai trò quyết định.

Trong bài viết này, sẽ chỉ ra thời điểm lý tưởng trong ngày để thực hiện các cuộc gọi và gửi email cho khách hàng tiềm năng, từ đó có thể xây dựng một chiến lược truyền thông và chiến dịch email marketing hiệu quả hơn bao giờ hết.

Thời điểm trong ngày có quan trọng không?

Câu trả lời là có. Chỉ vì bạn có địa chỉ email hoặc số điện thoại của khách hàng tiềm năng không có nghĩa là bạn có thể liên hệ với họ bất kỳ lúc nào mà không cần suy nghĩ.

Hãy thử tưởng tượng một tình huống trong cuộc sống hàng ngày của chính bạn. Giả sử là 8 giờ tối vào một ngày trong tuần. Bạn vừa dọn dẹp sau bữa tối và đang chuẩn bị thư giãn với một bồn tắm nóng trước khi xem chương trình yêu thích. Đột nhiên, bạn nhận được một cuộc gọi từ một số điện thoại không lưu trong danh bạ.

Liệu bạn có nhấc máy không? Nếu giống như hầu hết mọi người, câu trả lời sẽ là không. Và nếu bạn có nhấc máy, khả năng bạn sẽ lắng nghe và tiếp nhận thông tin từ cuộc gọi đó như thế nào?

Cùng một câu chuyện với email. Nếu bạn nhận được một email bán hàng vào lúc nửa đêm, bạn có mở nó trong vòng một giờ không? Và ngay cả khi mở nó, bạn có thể sẽ dành thời gian để trả lời một cách chu đáo hay không? Chắc chắn khả năng này là rất thấp.

Điều này cho thấy, thời điểm bạn liên hệ với khách hàng tiềm năng có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của cuộc gọi hay email. Khách hàng sẽ dễ dàng lắng nghe và tiếp nhận thông điệp của bạn hơn khi bạn liên hệ với họ vào những thời điểm hợp lý trong giờ làm việc hoặc trong tuần làm việc của họ.

Thời gian tốt nhất để gọi khách hàng tiềm năng

Việc gọi điện đến khách hàng tiềm năng là một phần quan trọng trong chiến lược bán hàng. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng dễ dàng để tiếp cận khách hàng vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày. Vậy, khi nào là thời gian tốt nhất để thực hiện cuộc gọi và tối ưu hóa cơ hội thành công?

Thông thường, thời gian tốt nhất để gọi điện cho khách hàng tiềm năng là vào buổi sáng, từ 8 giờ đến 9 giờ. Đây là thời điểm mà nhiều người vừa bắt đầu một ngày làm việc, chưa bị cuốn vào các cuộc họp hay công việc bận rộn, do đó họ có thể dễ dàng tiếp nhận cuộc gọi của bạn.

Khoảng thời gian thứ hai khá lý tưởng là từ 4 giờ đến 5 giờ chiều, khi mà một ngày làm việc đang kết thúc, người nhận có thể dễ dàng tiếp nhận và trò chuyện về các cơ hội kinh doanh, thay vì lúc giữa ngày khi họ còn bận rộn với công việc.

Ngược lại, từ 1 giờ đến 2 giờ chiều lại là khoảng thời gian không mấy hiệu quả để gọi điện. Đây là lúc nhiều người nghỉ trưa hoặc đã bắt đầu cảm thấy mệt mỏi sau buổi sáng làm việc, nên ít có khả năng tiếp nhận cuộc gọi hiệu quả.

Về mặt ngày trong tuần, thứ Năm thường là thời gian lý tưởng để gọi điện, vì khách hàng tiềm năng có xu hướng đã sẵn sàng lắng nghe các cơ hội hợp tác. Còn thứ Sáu, do mọi người bắt đầu tập trung vào các kế hoạch cuối tuần, không phải là thời điểm thích hợp để thực hiện cuộc gọi.

Điều này có thể lý giải là do việc gọi điện vào sáng sớm và cuối ngày giúp bạn tiếp cận khách hàng trước khi họ chìm vào guồng công việc bận rộn, hay khi họ đã hoàn thành các nhiệm vụ trong ngày và dễ dàng trao đổi. Vào cuối tuần, mọi người thường ít có tâm trí để bắt đầu các mối quan hệ công việc mới, vì vậy tránh gọi điện vào cuối tuần là một chiến lược hợp lý.

Thời gian tốt nhất để gửi email cho khách hàng tiềm năng

Khi thực hiện chiến dịch email marketing, ngoài việc chú trọng vào nội dung và đối tượng khách hàng, thời gian gửi email cũng đóng vai trò quan trọng không kém trong việc tối ưu hóa kết quả. Việc xác định thời điểm phù hợp để gửi email có thể ảnh hưởng lớn đến tỷ lệ mở và tỷ lệ phản hồi của khách hàng tiềm năng.

Theo nghiên cứu thực tế, thời gian lý tưởng để gửi email cho khách hàng tiềm năng là vào sáng sớm, từ khoảng 8 giờ đến 9 giờ. Đây là thời điểm khi khách hàng mới bắt đầu một ngày làm việc, họ có xu hướng kiểm tra email và có khả năng tiếp nhận các thông điệp công việc, bao gồm cả những email bán hàng.

Ngoài ra, khoảng thời gian từ 4 giờ đến 5 giờ chiều cũng là một thời điểm tốt để gửi email. Vào cuối buổi chiều, khi công việc trong ngày đã gần hoàn thành, khách hàng có thể sẵn sàng dành chút thời gian để xem qua các email và thực hiện hành động theo yêu cầu trong email.

Tuy nhiên, không phải lúc nào trong ngày cũng thích hợp để gửi email. Thời gian từ 1 giờ đến 2 giờ chiều, khi mọi người thường nghỉ trưa hoặc đang tiếp tục công việc sau giờ nghỉ, là thời điểm không mấy hiệu quả. Trong giai đoạn này, tỷ lệ mở email và phản hồi thường thấp hơn so với những thời điểm khác trong ngày.

Về các ngày trong tuần, thứ Năm được cho là ngày lý tưởng nhất để gửi email tiếp cận khách hàng tiềm năng. Lý do là vào cuối tuần, mọi người thường bắt đầu tập trung vào công việc cá nhân hoặc kế hoạch nghỉ ngơi, khiến thứ Sáu trở thành một ngày ít hiệu quả hơn cho chiến dịch email bán hàng.

Tóm lại, việc lựa chọn thời gian gửi email phù hợp sẽ giúp chiến dịch của bạn đạt hiệu quả cao hơn. Việc gửi email vào sáng sớm hoặc cuối chiều, tránh các khoảng thời gian bận rộn trong ngày và những ngày cuối tuần, sẽ giúp bạn kết nối tốt hơn với khách hàng tiềm năng.

Kết luận

Tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng là một quá trình tinh tế, nơi từng chi tiết, dù là nhỏ nhất, cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Việc lựa chọn thời điểm phù hợp để thực hiện cuộc gọi hay gửi email là yếu tố then chốt, giúp bạn tối ưu hóa cơ hội kết nối và thúc đẩy tỷ lệ phản hồi. Như đã đề cập, buổi sáng sớm và cuối giờ chiều thường là thời điểm lý tưởng để tiếp cận khách hàng, khi họ dễ dàng tiếp nhận thông tin và mở lòng hơn với các cơ hội hợp tác. Đặc biệt, tránh các khoảng thời gian bận rộn trong ngày và cuối tuần sẽ giúp chiến lược tiếp cận của bạn trở nên hiệu quả hơn. Hãy luôn nhớ rằng, sự chính xác trong thời gian liên lạc chính là chìa khóa mở ra cơ hội thành công trong hành trình bán hàng của bạn.

Nguồn: Apollo!