Menu
Khi làm việc từ xa và chi nhánh văn phòng ngày càng phổ biến, các nhà tiếp thị nhận ra rằng các nhóm toàn cầu mang đến lợi ích to lớn cho văn hóa công ty và khả năng thu hút nhân tài đa dạng.
Trong môi trường làm việc hiện đại, sự đa dạng thúc đẩy những ý tưởng mới và độc đáo, giúp chúng ta nhìn nhận chiến dịch từ nhiều góc độ khác nhau, đồng thời mang lại lợi ích về mặt tài chính cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích của việc sở hữu đội ngũ nhân viên đa dạng trên toàn cầu, các công ty vẫn đang nỗ lực tìm ra cách thức làm việc hiệu quả ở nhiều múi giờ khác nhau.
Khi bạn có kế hoạch phù hợp, bạn có thể thường xuyên trò chuyện trực tuyến với đồng nghiệp, lắng nghe ý tưởng của họ và hiểu rõ hơn về môi trường làm việc ở những quốc gia khác. Những lợi ích này giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn và khiến các thành viên quốc tế cảm thấy được tham gia tích cực vào công việc hàng ngày của nhóm.
Ngược lại, khi sự hợp tác quốc tế được thực hiện kém hiệu quả, bạn có thể gặp phải sự thất vọng từ đồng nghiệp, bất đồng quan điểm và cảm giác thiếu kết nối cá nhân và chuyên nghiệp giữa các nhóm. Những điều tiêu cực này không có lợi cho việc giữ chân nhân viên hoặc xây dựng văn hóa công ty tích cực.
Việc tạo ra các quy trình cho phép nhân viên làm việc ở các múi giờ khác nhau không chỉ mang lại lợi ích về mặt hậu cần mà còn giúp những tài năng toàn cầu đa dạng dễ dàng tham gia vào nhóm của bạn hơn.
Dưới đây là một số mẹo làm việc hiệu quả với đồng đội ở các múi giờ khác nhau:
Là một nhân viên làm việc từ xa, bạn có thể cảm thấy áp lực khi phải đồng ý tham gia mọi cuộc họp, hoặc khó từ chối/đề xuất thay đổi giờ giấc cho các cuộc họp diễn ra ngoài giờ làm việc thông thường của bạn.
Tuy nhiên, việc chủ động trao đổi về ranh giới múi giờ với đồng nghiệp là vô cùng quan trọng. Nataly Kelly, Phó chủ tịch phụ trách bản địa hóa của HubSpot, chia sẻ: “Hãy giúp đồng nghiệp hiểu lý do bạn không thể làm việc mọi lúc ở mọi múi giờ và chủ động đề xuất giải pháp thay thế.”
Cho dù bạn đang làm việc tại văn phòng, từ xa hay tại văn phòng chi nhánh, hãy chủ động trao đổi về giờ làm việc và ranh giới của bạn với đồng nghiệp. Đồng thời, hãy khuyến khích họ làm điều tương tự để mọi người hiểu rõ giờ giấc làm việc của nhau.
Kelly cũng lưu ý: “Nếu bạn làm việc tại trụ sở chính, hãy nhớ rằng đồng nghiệp ở các văn phòng quốc tế thường phải làm việc theo ca luân phiên. Nếu bạn không cùng quốc gia với nhóm, đừng ngại đề xuất giờ họp phù hợp cho nhiều người hơn.”
“Sự linh hoạt và tôn trọng lẫn nhau là chìa khóa. Việc thỉnh thoảng điều chỉnh giờ giấc là hoàn toàn bình thường, miễn là bạn trao đổi trước với mọi người”, Kelly giải thích.
Ngay cả sau khi đã có những trao đổi ban đầu, hãy chủ động lên tiếng nếu bạn gặp khó khăn với việc tham dự các cuộc họp ở nhiều múi giờ khác nhau. Đồng thời, khuyến khích đồng nghiệp làm điều tương tự. Những trao đổi cởi mở này sẽ giúp nhóm bạn tìm ra giải pháp phù hợp với tất cả mọi người.
Bên cạnh việc trao đổi trực tiếp, bạn có thể đánh dấu giờ làm việc tiêu chuẩn của mình trên lịch chung của nhóm và khuyến khích đồng nghiệp làm theo.
Lestraudra Alfred, giám đốc tiếp thị tại California và là biên tập viên của Blog HubSpot, chia sẻ: “Khi làm việc với các thành viên trong nhóm ở các múi giờ khác nhau, tôi luôn nêu rõ thời hạn theo cả múi giờ của tôi và múi giờ của họ để tránh nhầm lẫn về thời điểm hoàn thành công việc.”
Thực tế, ngay cả khi làm việc với đồng nghiệp cùng quốc gia, việc không ghi rõ ngày tháng, thời gian và múi giờ cụ thể cũng có thể gây hiểu nhầm và trì hoãn tiến độ.
Ví dụ, nếu sếp bạn ở Mỹ đưa deadline là “9 giờ sáng Thứ Hai” mà không nói rõ là giờ Mỹ (EST/PST) hay giờ Việt Nam (GMT+7), bạn có thể nộp bài trễ deadline vì hiểu nhầm múi giờ.
Hoặc khi một nhà tuyển dụng ở Úc hẹn phỏng vấn với ứng viên ở Việt Nam mà không ghi rõ múi giờ, ứng viên có thể tham gia phỏng vấn vào thời điểm không chính xác do chênh lệch múi giờ.
Mặc dù việc ghi rõ múi giờ có vẻ đơn giản, nhưng nhiều người trong chúng ta lại vô tình quên mất, đặc biệt là khi làm việc với đối tác quốc tế hoặc lên lịch hẹn với người thân ở nước ngoài.
Đây là một sai sót phổ biến có thể gây ảnh hưởng lớn đến lịch trình chung. Vì vậy, hãy luôn ghi nhớ mẹo nhỏ này khi làm việc với các nhóm quốc tế: luôn ghi rõ ràng ngày, giờ (theo định dạng 24 giờ) và múi giờ cụ thể. Ví dụ: “Hạn cuối là 15:00 ngày 10/10/2023 (GMT+7)”.
Sau khi đã thống nhất về ranh giới múi giờ và giờ làm việc mong muốn của mọi người, hãy đảm bảo bạn luôn tôn trọng những thỏa thuận này.
Cụ thể, khi cần trao đổi công việc với đồng nghiệp ở múi giờ khác, hãy cân nhắc mức độ khẩn cấp của vấn đề trước khi gửi tin nhắn. Hoặc khi lên lịch họp nhóm, hãy cố gắng sắp xếp thời gian phù hợp với giờ làm việc của tất cả mọi người, thay vì bắt một số người phải tham gia vào đêm khuya hoặc sáng sớm.
Khi cảm thấy lịch trình của mình được tôn trọng, đồng nghiệp của bạn sẽ cảm thấy thoải mái và hạnh phúc hơn trong công việc, đồng thời ít bị căng thẳng bởi những yêu cầu làm việc ngoài giờ. Điều này góp phần nâng cao tinh thần làm việc, năng suất và hiệu quả hoạt động chung của cả nhóm.
Nếu bạn làm việc tại văn phòng ở Việt Nam nhưng một nửa nhóm của bạn ở nước ngoài, hãy trao đổi với quản lý về việc chia nhỏ ngày/ca làm việc để phù hợp hơn với đồng nghiệp ở múi giờ khác.
Ví dụ, bạn có thể làm việc nửa ngày tại văn phòng và nửa ngày còn lại làm việc từ xa vào buổi tối/sáng sớm để phù hợp với giờ giấc của đồng nghiệp ở nước ngoài. Hình thức làm việc này thường được gọi là “ca làm việc chia đôi”.
Lợi ích của việc chia nhỏ ca làm việc:
– Giao tiếp hiệu quả hơn: Bạn có thể dễ dàng tham gia họp hoặc trao đổi công việc với đồng nghiệp quốc tế mà không ảnh hưởng đến đồng nghiệp trong nước.
– Duy trì cân bằng cuộc sống: Bạn không cần phải thức khuya dậy sớm thường xuyên để làm việc với nhóm ở nước ngoài.
Kelly chia sẻ kinh nghiệm của bản thân: “Nếu bạn làm việc với hai múi giờ chênh lệch nhau nhiều, tại sao không chia nhỏ ca làm việc thành hai phần thay vì làm việc liên tục trong nhiều giờ?”
“Ví dụ, tôi thường làm việc trong giờ Châu Á – Thái Bình Dương nên tôi sẽ đến văn phòng HubSpot tại Cambridge (Mỹ) vào buổi sáng. Sau đó, tôi sẽ làm việc tại nhà vào buổi tối (theo giờ Mỹ), từ 8 giờ tối đến nửa đêm – đây cũng là thời gian làm việc hiệu quả nhất của tôi.”
Bên cạnh việc chia nhỏ ca làm việc hàng ngày, bạn cũng có thể lựa chọn một vài ngày trong tuần để làm việc theo lịch trình của nhóm quốc tế.
Kelly chia sẻ thêm: “Khi làm việc với khu vực Châu Âu, Trung Đông và Châu Phi (EMEA), tôi thường đến văn phòng rất sớm và rời đi sớm. Để tránh bị đồng nghiệp lên lịch họp trong thời gian này, tôi đặt lịch chặn cả ngày với nội dung “Giờ làm việc EMEA: 6:00 – 15:00 (EST)”. Đồng thời, tôi cũng đánh dấu “Bận” từ 15:00 trở đi để nhắc nhở bản thân đã làm việc từ sáng sớm.”
“Bạn cũng có thể đặt lời nhắc riêng tư vào cuối ngày như “Về nhà thôi, bạn đã làm việc từ 6 giờ sáng rồi” để tránh làm việc quá sức”, Kelly nói thêm.
Lưu ý: “Điều quan trọng nhất là đảm bảo bạn không làm việc quá 12 tiếng/ngày một cách thường xuyên”, Kelly nhấn mạnh. “Việc đặt lịch chặn và lời nhắc sẽ giúp bạn tránh được điều này.”
Với sự phát triển của công nghệ, các nhóm làm việc ngày nay không cần phải lúc nào cũng “cùng chỗ, cùng giờ” nữa.
Để giúp nhóm làm việc hiệu quả từ xa và trên toàn cầu, hãy tận dụng các công cụ như ứng dụng nhắn tin tức thời, phần mềm quản lý nhiệm vụ và theo dõi tiến độ. Nhờ đó, mọi người trong nhóm có thể cập nhật tiến độ, trao đổi thông tin và cộng tác hiệu quả bất kể khoảng cách địa lý và chênh lệch múi giờ.
Việc sử dụng chung một nền tảng giúp mọi người nắm bắt được tiến độ công việc chung, đồng thời cho phép các thành viên ở các múi giờ khác nhau phối hợp nhịp nhàng.
Ví dụ, nhóm ở Việt Nam có thể xem xét tiến độ công việc của nhóm ở Mỹ trong thời gian đồng nghiệp bên đó không online, từ đó xác định nhiệm vụ tiếp theo cần thực hiện.
Bằng cách ứng dụng công nghệ vào quy trình làm việc, nhóm của bạn có thể cộng tác hiệu quả, xuyên suốt và đạt được kết quả tốt hơn.
Rebecca White, cây bút cấp cao của Blog HubSpot, chia sẻ: “Khi làm việc với đồng nghiệp ở các múi giờ khác nhau, bạn cần lưu ý đến thời điểm gửi email hoặc tin nhắn.”
“Nếu bạn cần phản hồi ngay trong ngày, hãy gửi email vào đầu giờ làm việc của người nhận”, White khuyên. “Nếu không gấp, bạn nên gửi email trước một hoặc hai ngày để người nhận có đủ thời gian phản hồi.”
Hiện nay, nhiều nền tảng email như Gmail đã có tính năng hẹn giờ gửi. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn gửi email vào cuối ngày làm việc của mình mà không muốn làm phiền đồng nghiệp ở múi giờ khác, hoặc khi bạn muốn gửi email cho đồng nghiệp vào giờ hành chính của họ mà không cần phải thức khuya dậy sớm.
Cách hẹn giờ gửi email trên Gmail:
– Soạn email như bình thường.
– Khi đã sẵn sàng hẹn giờ, thay vì nhấn nút “Gửi”, hãy nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh và chọn “Lên lịch gửi”.
– Chọn ngày giờ bạn muốn gửi email và nhấn “Lên lịch gửi”.
Bằng cách lưu ý đến thời gian gửi email, bạn thể hiện sự tôn trọng với đồng nghiệp và giúp cho việc giao tiếp giữa mọi người trở nên hiệu quả hơn.
Không ai muốn bị làm phiền bởi công việc ngay khi vừa thức dậy hoặc lúc chuẩn bị đi ngủ. Vì vậy, nhiều người sẽ tắt thông báo hoặc ngưng sử dụng thiết bị làm việc sau khi hết giờ làm.
Việc liên tục mong đợi đồng nghiệp phản hồi ngay lập tức, đặc biệt là khi họ đang ở múi giờ khác, có thể tạo ra áp lực không đáng có và khiến họ cảm thấy không được tôn trọng.
Vì vậy, hãy hạn chế tối đa việc gửi tin nhắn ngoài giờ làm việc và kiên nhẫn chờ đợi phản hồi. Đồng nghiệp của bạn sẽ trả lời bạn ngay khi họ bắt đầu ngày làm việc mới.
Dù là cuộc họp định kỳ, buổi gặp mặt trực tuyến để gắn kết nhóm hay thậm chí là tiệc sinh nhật online, bạn nên cố gắng sắp xếp thời gian phù hợp với tất cả mọi người.
Việc này có thể không phải lúc nào cũng khả thi, nhưng việc lưu tâm đến lịch trình của các múi giờ khác nhau giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và có sự gắn kết với công ty.
Việc tổ chức các sự kiện trực tuyến vào thời điểm phù hợp với tất cả mọi người mang lại nhiều lợi ích cho cả nhân viên làm việc từ xa lẫn nhân viên toàn cầu.
Tuy nhiên, việc tìm kiếm khung giờ phù hợp cho tất cả các múi giờ có thể là một thách thức. Ví dụ, nếu bạn ở Việt Nam và có đồng nghiệp ở Mỹ và Úc, việc tìm kiếm khung giờ phù hợp với giờ làm việc của cả ba bên là rất khó khăn.
Trong trường hợp bất khả kháng phải tổ chức cuộc họp vào thời gian khuya hoặc sớm đối với một số đồng nghiệp, hãy thể hiện sự cảm thông và cố gắng bù đắp cho họ bằng những cách thiết thực.
Ví dụ, bạn có thể hỗ trợ chi phí bữa tối cho những người phải tham gia họp vào buổi tối muộn, hoặc ưu tiên tổ chức cuộc họp tiếp theo vào thời gian thuận lợi hơn cho họ.
Bằng cách thể hiện sự quan tâm và linh hoạt, bạn sẽ tạo được môi trường làm việc tích cực và công bằng cho tất cả mọi người.
Khi làm việc từ xa hoặc ở múi giờ khác biệt, bạn sẽ gặp khó khăn hơn trong việc kết nối và giao tiếp với đồng nghiệp.
Bạn nên linh hoạt về mặt thời gian trong một số trường hợp:
– Hãy sẵn sàng tham gia các cuộc gọi/video call đột xuất”, Ronnqvist Ahmadi gợi ý.
– Hãy thông báo cho nhóm biết bạn luôn sẵn sàng online (qua bất kỳ công cụ nào bạn sử dụng) và đánh dấu “khung giờ vàng” trên lịch làm việc để mọi người biết khi nào có thể liên hệ trực tiếp.”
Việc chủ động tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp sẽ giúp bạn duy trì kết nối với đồng nghiệp và bắt kịp tiến độ công việc chung một cách hiệu quả hơn.
Yếu tố quan trọng nhất khi làm việc với đồng nghiệp ở các múi giờ khác nhau là sự tôn trọng, đồng cảm và tinh thần hoà nhập.
Bằng cách áp dụng những mẹo nhỏ được đề cập trong bài viết này, bạn có thể:
– Thiết lập lịch trình làm việc phù hợp cho tất cả mọi người.
– Tạo điều kiện cho tất cả thành viên tham gia các cuộc họp trực tuyến một cách hiệu quả.
– Giúp các đồng nghiệp ở các múi giờ khác nhau cảm thấy được tôn trọng và được hòa nhập.
Hãy nhớ rằng, khi mọi người cảm thấy được tôn trọng và coi trọng, họ sẽ cống hiến hết mình và đóng góp những ý tưởng tuyệt vời cho công việc chung.
Nguồn: Hubspot.
