Menu
Bạn có bao giờ cảm thấy mệt mỏi khi tham gia những cuộc họp kéo dài lê thê, thiếu hiệu quả? Những cuộc họp kéo dài hàng giờ mà chẳng đi đến kết quả cụ thể không chỉ lãng phí thời gian của nhân viên, mà còn khiến họ mệt mỏi và giảm năng suất làm việc.
Những cuộc họp kém hiệu quả thường xảy ra khi mục tiêu không rõ ràng, mọi người không chuẩn bị trước và thảo luận lan man không cần thiết. Điều này tạo ra áp lực và căng thẳng cho nhân viên, dẫn đến tình trạng chán nản và giảm động lực làm việc.
Trong môi trường làm việc hiện nay, đặc biệt là khi nhiều công ty chuyển sang làm việc từ xa, số lượng cuộc họp tăng lên đáng kể. Vậy làm sao để đảm bảo các cuộc họp hiệu quả và không gây lãng phí thời gian?
Một giải pháp hiệu quả đã được nhiều tổ chức áp dụng là “Stand-Up Meeting” (cuộc họp đứng). Cuộc họp đứng giúp mọi người tập trung vào mục tiêu, ngắn gọn, hiệu quả và không gây cảm giác mệt mỏi như những cuộc họp truyền thống.
Cuộc họp đứng là một cách tổ chức cuộc họp ngắn gọn và hiệu quả, thường được áp dụng trong các nhóm làm việc theo phương pháp Agile và Scrum. Thay vì ngồi, mọi người sẽ đứng trong khi tham gia cuộc họp, giúp họ tỉnh táo và tập trung hơn.
Cuộc họp đứng thường kéo dài từ 5 đến 15 phút, trong đó mỗi thành viên trong nhóm sẽ:
– Nói về những gì họ đã hoàn thành trong ngày hôm trước.
– Chia sẻ những mục tiêu và ưu tiên cho ngày hôm nay.
– Nêu bất kỳ trở ngại nào họ gặp phải cần được hỗ trợ.
Cách thức này giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn so với các cuộc họp truyền thống dài dòng, thiếu hiệu quả.
Trước đây, nhiều công ty sử dụng phương pháp thác nước để quản lý dự án. Cách thức này khá cứng nhắc, dẫn đến nhiều vấn đề như:
– Nhóm làm việc không đồng bộ.
– Các yêu cầu không rõ ràng, gây chậm trễ.
– Việc kiểm tra chỉ được thực hiện sau khi dự án hoàn thành, khiến việc sửa lỗi trở nên khó khăn.
Phương pháp Agile mang đến cách thức làm việc hiệu quả hơn, với các nhóm làm việc theo từng đợt ngắn gọi là sprints. Cuộc họp đứng là một phần quan trọng trong phương pháp Agile, giúp các nhóm:
– Nắm bắt nhanh chóng tiến độ và những vấn đề gặp phải.
– Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
– Duy trì sự đồng bộ và kết nối trong nhóm.
Cuộc họp đứng thường diễn ra hàng ngày để đảm bảo mọi người luôn cập nhật thông tin và giải quyết vấn đề kịp thời. Tuy nhiên, nếu nhóm của bạn không thể tổ chức hàng ngày, hãy cố gắng tổ chức ít nhất một lần mỗi tuần để duy trì hiệu quả.
Cuộc họp đứng thường diễn ra theo một định dạng đơn giản và hiệu quả. Mỗi thành viên trong nhóm sẽ chia sẻ thông tin về công việc của mình bằng cách trả lời ba câu hỏi cơ bản:
– Bạn đã hoàn thành công việc gì kể từ cuộc họp trước? (Ví dụ: “Hôm qua, tôi đã hoàn thành việc chỉnh sửa bài viết A và đăng bài viết B lên website.”)
– Bạn đang làm gì hiện tại? (Ví dụ: “Hôm nay, tôi sẽ tập trung vào việc viết bài viết C.”)
– Bạn gặp phải trở ngại gì (nếu có)? (Ví dụ: “Trở ngại hiện tại của tôi là tôi cần thêm thông tin từ bộ phận Marketing về chiến dịch quảng cáo sắp tới để bổ sung vào bài viết C.”)
Việc cập nhật thường xuyên này giúp mọi người trong nhóm, bao gồm cả trưởng nhóm, nắm bắt được tiến độ công việc của từng thành viên. Nhờ đó, mọi người có thể biết được:
– Ai đang làm gì.
– Ai cần hỗ trợ gì.
– Có những trở ngại nào cần được giải quyết.
Ví dụ:
– Thành viên: “Hôm qua, tôi đã hoàn thành việc chỉnh sửa bài viết A và đăng bài viết B lên website. Hôm nay, tôi sẽ tập trung vào việc viết bài viết C. Dự kiến, tôi sẽ hoàn thành bản nháp đầu tiên vào buổi sáng. Trở ngại hiện tại của tôi là tôi cần thêm thông tin từ bộ phận Marketing về chiến dịch quảng cáo sắp tới để bổ sung vào bài viết C.”
– Trưởng nhóm: “Okay, tôi sẽ liên lạc với bộ phận Marketing để cung cấp thông tin cho bạn trong ngày hôm nay. Bạn có thể cập nhật tiến độ của bài viết C vào cuối ngày hoặc trong cuộc họp đứng tiếp theo.”
Cách thức này giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn, giải quyết vấn đề nhanh chóng và đảm bảo mọi người luôn hướng đến mục tiêu chung.
Bạn biết đấy, cuộc họp đứng không phải là nơi để tán gẫu hay bàn luận dài dòng. Nó được thiết kế để mọi người trong nhóm cùng cập nhật tiến độ công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hãy tưởng tượng một cuộc họp đứng kéo dài 1 tiếng đồng hồ! Chắc chắn là chẳng ai muốn tham gia cuộc họp như vậy! Thay vào đó, hãy cố gắng giữ cho cuộc họp đứng ngắn gọn, từ 5 đến 15 phút là lý tưởng.
Để cuộc họp đạt hiệu quả cao, mỗi người nên chuẩn bị trước những gì mình muốn chia sẻ. Hãy tưởng tượng như một vở kịch ngắn gọn, mỗi người đóng vai trò của mình.
Người điều khiển cuộc họp (scrum master hoặc trưởng nhóm) cũng đóng vai trò quan trọng. Họ sẽ theo dõi thời gian và nhắc nhở mọi người giữ nhịp độ, đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Như đã đề cập trước đó, mục tiêu chính của cuộc họp đứng là nắm bắt trọng tâm công việc của mỗi người và xác định các trở ngại có thể ảnh hưởng đến sprint.
Sau khi xác định được các vấn đề, có thể lên lịch các cuộc họp theo dõi với những thành viên nhóm nhỏ hơn để giải quyết chúng, cho dù là để động não tìm giải pháp hay giải quyết vấn đề cụ thể.
Ví dụ, nếu trong cuộc họp đứng, nhà thiết kế UX của nhóm nói rằng họ gặp trở ngại với yêu cầu thiết kế ứng dụng và cần thêm hướng dẫn từ chủ sở hữu sản phẩm. Mặc dù việc đề cập đến vấn đề là quan trọng, nhưng cuộc họp đứng không phải là thời điểm để đi vào chi tiết. Hãy để việc giải quyết vấn đề cho cuộc họp theo dõi với chủ sở hữu sản phẩm.
Hãy tưởng tượng tham dự một cuộc họp hàng ngày mà không biết mình sẽ phải đối mặt với điều gì. Điều này sẽ gây khó chịu ở mức độ nhẹ và hỗn loạn ở mức độ nghiêm trọng. Đối với cuộc họp đứng, để mọi người cùng tập trung và hiệu quả, cần phải có sự nhất quán về 3 yếu tố:
– Nội dung cố định: Cuộc họp đứng nên bao gồm 3 phần chính:
+ Cập nhật công việc hôm qua: Mỗi người nói ngắn gọn những gì đã làm được.
+ Kế hoạch cho hôm nay: Mọi người chia sẻ những việc cần làm trong ngày.
+ Các vấn đề gặp phải: Nêu rõ những khó khăn, trở ngại cần giải quyết.
– Thời gian cố định: Cuộc họp nên diễn ra đều đặn, chẳng hạn như mỗi ngày vào cùng một giờ. Điều này giúp mọi người biết rõ khi nào cần tham gia và chuẩn bị sẵn sàng.
– Thời lượng cố định: 15 phút là thời gian lý tưởng cho cuộc họp đứng. Quá ngắn thì không đủ thời gian, quá dài thì sẽ trở thành một cuộc họp thông thường và mất hiệu quả.
Sự nhất quán về nội dung, thời gian và thời lượng giúp cuộc họp đứng trở nên rõ ràng, hiệu quả và dễ dàng dự đoán, từ đó giúp mọi người cùng tập trung và đạt được mục tiêu chung.
Cuộc họp đứng là một công cụ hữu ích để giúp nhóm đồng bộ và nâng cao hiệu quả. Dưới đây là một số ý tưởng để bạn tổ chức những cuộc họp đứng hiệu quả hơn:
Bạn có bao giờ cảm thấy mệt mỏi khi phải ngồi trong một cuộc họp kéo dài? Bạn có thể không lo lắng về nội dung cuộc họp, nhưng bạn lại muốn được thoải mái. Đó là điều mà cuộc họp đứng muốn tránh!
Cuộc họp đứng được gọi là như vậy vì chúng được thiết kế để diễn ra nhanh chóng. Bạn có thể đứng trong suốt cuộc họp, điều này giúp mọi người tỉnh táo và tập trung vào vấn đề chính.
Nếu nhóm của bạn thường xuyên bị lạc đề và cuộc họp kéo dài, hãy thử phương pháp không sử dụng ghế. Hãy yêu cầu mọi người đứng lên trong khi mỗi người trình bày. Điều này sẽ giúp mọi người đi thẳng vào vấn đề và không bị phân tâm bởi những thứ khác.
Thay vì cứ theo thứ tự vòng quanh bàn, hãy thử sử dụng một đạo cụ để làm cho cuộc họp đứng trở nên thú vị và thu hút sự chú ý của mọi người hơn.
Bạn có thể chọn một quả bóng, một đồ chơi kêu, hoặc bất kỳ vật dụng nào khác mà mọi người thấy vui mắt. Người đầu tiên cầm đạo cụ sẽ bắt đầu trình bày. Khi họ kết thúc, họ sẽ ném đạo cụ cho người tiếp theo để tiếp tục trình bày. Quá trình này sẽ lặp lại cho đến khi tất cả mọi người đều được đến lượt.
Việc sử dụng đạo cụ giúp mọi người giữ sự tập trung hơn. Họ sẽ luôn mong đợi nhận được đạo cụ và đến lượt mình trình bày, điều này giúp họ tỉnh táo và chú ý hơn. Bạn sẽ không còn thấy ai đó mất tập trung vì họ biết lượt của mình sẽ đến sớm thôi! Ngoài ra, đạo cụ cũng giúp cuộc họp trở nên vui vẻ và thú vị hơn.
Cuộc họp đứng thường diễn ra hàng ngày để cập nhật nhanh chóng tiến độ công việc. Tuy nhiên, nếu nhóm của bạn chỉ tổ chức cuộc họp đứng theo tuần hoặc theo tháng, việc sử dụng trò chơi phá băng là một ý tưởng hay để giúp mọi người thoải mái và tạo bầu không khí tích cực.
Bạn có thể bắt đầu cuộc họp bằng một câu chuyện cười, một câu đố, một câu hỏi thú vị hoặc một GIF hài hước. Ví dụ, bạn có thể luân phiên cho các thành viên trong nhóm hỏi một câu hỏi vui nhộn để bắt đầu cuộc họp.
Những câu hỏi này có thể đơn giản như “Kỳ nghỉ mơ ước của bạn là gì?” hoặc “Tên hồi ký của bạn sẽ là gì trong sáu từ?”.
Việc này giúp mọi người giải tỏa căng thẳng, tạo sự vui vẻ và giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ hơn trước khi đi vào các vấn đề chính của công việc.
Nếu nhóm của bạn có các thành viên ở nhiều múi giờ khác nhau, việc tìm được thời gian phù hợp để mọi người cùng tham gia cuộc họp đứng truyền thống có thể rất khó khăn. Lúc này, phần mềm nhắn tin như Slack hoặc Microsoft Teams sẽ là giải pháp hiệu quả.
Bạn có thể sử dụng công cụ bot tự động:
– Gửi lời nhắc hàng ngày: Bot sẽ tự động gửi lời nhắc cho mỗi thành viên nhóm dựa trên giờ làm việc của họ, yêu cầu họ cập nhật tiến độ công việc, những vấn đề gặp phải và kế hoạch cho ngày hôm sau.
– Thu thập và chia sẻ thông tin: Bot sẽ thu thập các câu trả lời của mọi người và tự động gửi chúng đến kênh nhóm chung, giúp mọi người nắm bắt được thông tin cập nhật từ các thành viên khác.
Ưu điểm của phương pháp này:
– Linh hoạt: Mọi người có thể tham gia cuộc họp đứng bất cứ lúc nào trong ngày, phù hợp với lịch trình riêng của họ.
– Tiết kiệm thời gian: Việc tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian cho cả việc tổ chức và tham gia cuộc họp.
– Tập trung vào vấn đề chính: Cuộc họp đứng dựa trên văn bản giúp mọi người tập trung vào việc cung cấp thông tin cần thiết mà không bị phân tâm bởi các cuộc trò chuyện bên lề.
– Giảm thiểu gián đoạn: Các thành viên có thể trao đổi thêm thông tin qua tin nhắn riêng mà không ảnh hưởng đến dòng thông tin chính trong cuộc họp đứng.
Như vậy, việc sử dụng hệ thống nhắn tin cho cuộc họp đứng bất đồng bộ là một cách hiệu quả để duy trì sự kết nối và đồng bộ trong các nhóm có thành viên ở nhiều múi giờ khác nhau.
Trong môi trường làm việc hiện đại, cuộc họp đứng nổi lên như một giải pháp hiệu quả để nâng cao năng suất và sự kết nối trong nhóm. So với các cuộc họp truyền thống, cuộc họp đứng giúp mọi người tập trung, giải quyết vấn đề nhanh chóng và duy trì sự đồng lòng. Bài viết đã chia sẻ những bí quyết, định dạng và ý tưởng sáng tạo để tổ chức cuộc họp đứng hiệu quả. Hãy đảm bảo cuộc họp ngắn gọn, có kế hoạch theo dõi, duy trì sự nhất quán và linh hoạt áp dụng những ý tưởng phù hợp với từng nhóm. Cuộc họp đứng là chìa khóa cho một môi trường làm việc hiệu quả và năng động hơn.
Nguồn: Hubspot.
