Các dự án và chiến dịch tiếp thị của bạn từ đầu đến cuối hiện đang diễn ra như thế nào? Liệu quy trình có rõ ràng và hiệu quả? Thực tế, nhiều nhóm tiếp thị vẫn đang làm việc theo cách thức thiếu tổ chức hoặc chỉ ghi chép một phần hoạt động. Điều này có thể dẫn đến sự hỗn loạn, dự án trì trệ và giảm hiệu suất làm việc.

Giải pháp cho vấn đề này chính là Agile Marketing Workflows – quy trình làm việc linh hoạt giúp các nhóm tiếp thị thoát khỏi sự hỗn loạn mà không làm giảm tốc độ. Thậm chí, Agile Marketing Workflows giúp bạn hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn, giảm thiểu stress và tăng cường sự hợp tác trong nhóm.

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách triển khai Agile Marketing Workflows một cách chính xác, để làm cho công việc hàng ngày của bạn trở nên hiệu quả và thú vị hơn.

Trước tiên, “Workflow” có nghĩa là gì?

Cụ thể, “Workflow” trong ngữ cảnh này là “quy trình làm việc”, là một chuỗi các bước cần thiết mà nhóm hoặc tổ chức cần thực hiện để hoàn thành một dự án.

Quy trình này thường được minh họa bằng các giai đoạn được sắp xếp theo thứ tự, từ trái sang phải hoặc từ trên xuống dưới, giúp dễ dàng hình dung được trình tự các bước và cách chúng liên kết với nhau để đạt được mục tiêu cuối cùng của dự án. Việc xác định rõ ràng quy trình làm việc sẽ giúp cho việc quản lý và theo dõi tiến độ dự án trở nên dễ dàng hơn.

Dưới đây là một ví dụ đơn giản về quy trình làm việc Agile:

– Xác định dự án từ Backlog để làm việc: Nhóm tiếp thị xác định một dự án cụ thể từ danh sách các công việc đang chờ xử lý (backlog).

Lập kế hoạch cho dự án thành một Sprint: Các bước cụ thể cho dự án được xác định và lên kế hoạch để thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể, gọi là Sprint, thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần.

Thực hiện dự án theo từng giai đoạn: Nhóm tiếp thị thực hiện các bước cụ thể của dự án trong mỗi giai đoạn của Sprint. Các công việc được phân chia và thực hiện một cách linh hoạt và tiến triển theo thời gian.

– Daily Standup (Họp đứng hàng ngày): Mỗi sáng, thành viên trong nhóm gặp nhau để cập nhật tiến độ công việc, đánh giá tiến độ và xác định các vấn đề cần giải quyết.

Hoàn thành dự án vào cuối Sprint: Khi Sprint kết thúc, nhóm tiếp thị đánh giá và hoàn thành các công việc của dự án. Sau đó, họ sẽ đánh giá kết quả và chuẩn bị cho các dự án tiếp theo.

Tại sao quy trình làm việc cần được xác định?

Trong lĩnh vực tiếp thị, việc xác định rõ ràng quy trình làm việc là yếu tố then chốt để đạt được hiệu quả cao. Agile Marketing Workflows đặc biệt hữu ích vì chúng cho phép các nhóm tiếp thị chia nhỏ những dự án lớn thành các phần nhỏ hơn để dễ dàng quản lý. Nhờ đó, nhóm có thể tập trung vào từng nhiệm vụ cụ thể, giảm bớt áp lực và tăng khả năng hoàn thành công việc đúng hạn.

Hơn nữa, quy trình Agile cung cấp một cấu trúc rõ ràng, loại bỏ sự mơ hồ về cách thức thực hiện công việc và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm cho từng giai đoạn của dự án. Mọi người đều biết chính xác nhiệm vụ của mình, từ đó làm việc tự tin hơn, hiệu quả hơn và năng suất hơn. Sự minh bạch và cấu trúc này giúp chuyển đổi sự hỗn loạn thành trật tự, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất của toàn bộ nhóm.

Lập quy trình làm việc theo từng giai đoạn cho mọi dự án

Để lập kế hoạch quy trình làm việc hiệu quả, bước đầu tiên là xác định rõ ràng các giai đoạn (hay còn gọi là trạng thái) mà dự án sẽ trải qua từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Ví dụ, quy trình tạo nội dung cho một landing page có thể bao gồm các giai đoạn: 

Viết >>> Chỉnh sửa >>> Phát triển >>> Xuất bản.

Mỗi giai đoạn trong quy trình đều có vai trò riêng biệt và cần được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Thứ tự thực hiện các giai đoạn cũng cần được xác định rõ ràng để đảm bảo mọi người trong nhóm đều hiểu và tuân thủ quy trình một cách hiệu quả.

Việc xây dựng quy trình làm việc theo từng giai đoạn giúp nhóm tiếp thị dễ dàng theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực và đảm bảo chất lượng của dự án.

Minh hoạ chi tiêt về một quy trình làm việc hoàn chỉnh

Để hiểu rõ hơn về quy trình làm việc, hãy quay lại ví dụ về landing page và phân tích chi tiết từng giai đoạn, cụ thể là cách thức viết nội dung cho từng phần:

– Thẻ tiêu đề và mô tả meta: Giai đoạn này tập trung vào việc tạo ra một tiêu đề hấp dẫn và mô tả meta chính xác, nhằm mô tả nội dung của landing page. Yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện khả năng hiển thị trên kết quả tìm kiếm và thu hút người dùng truy cập vào trang.

Một tiêu đề và tiêu đề phụ: Nhóm sẽ tạo ra một tiêu đề chính và các tiêu đề phụ hấp dẫn, thu hút sự chú ý của khách truy cập. Các tiêu đề cần kích thích sự tò mò và khuyến khích người đọc tiếp tục khám phá nội dung.

Nội dung chính: Giai đoạn này là viết nội dung chính của landing page, bao gồm mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ, lời kêu gọi hành động và nhấn mạnh lợi ích. Nội dung cần rõ ràng, thuyết phục và dễ hiểu để thu hút khách hàng tiềm năng. 

Bất kỳ lời kêu gọi hành động và nút bấm cần thiết: Nhóm sẽ tạo ra các lời kêu gọi hành động (CTA) hấp dẫn và nút bấm rõ ràng để khuyến khích khách truy cập thực hiện hành động mong muốn, chẳng hạn như đăng ký, mua hàng hoặc tải xuống tài liệu.

Quảng cáo landing page: Có thể cần viết thêm nội dung để quảng bá landing page trên các nền tảng khác nhau như email marketing, mạng xã hội hoặc quảng cáo trực tuyến. Nội dung này cần thu hút sự chú ý và thuyết phục người đọc thực hiện hành động mong muốn.

Sau khi hoàn thành việc viết nội dung, thành viên tiếp theo trong nhóm sẽ đảm nhận vai trò chỉnh sửa và kiểm tra nội dung. Nếu có bất kỳ phần nào bị thiếu hoặc cần chỉnh sửa, nội dung sẽ được gửi lại cho người viết để hoàn thiện. Điều này đảm bảo rằng mọi thành viên đều có trách nhiệm với phần việc của mình và nội dung được hoàn thiện với chất lượng cao nhất.

Sau đó, nội dung có thể được gửi cho một nhà phát triển web để xây dựng landing page. Ngoài ra, cũng cần tạo email tương ứng để đi kèm với landing page. Hoặc, một nhà tiếp thị có thể sử dụng dịch vụ cung cấp email để tạo và gửi các email cho chiến dịch tiếp thị của họ. Điều quan trọng là họ cần đảm bảo rằng nội dung là chính xác và bao gồm tất cả mọi thứ cần thiết để thiết lập landing page một cách thành công.

Lập kế hoạch cho Quy trình làm việc của riêng bạn

Để bắt đầu lập kế hoạch cho quy trình làm việc của bạn, đầu tiên, hãy đặt cho mình câu hỏi: “Đối với dự án này, quy trình thường diễn ra như thế nào từ đầu đến cuối?”. Mỗi loại dự án sẽ có một quy trình đặc thù, phù hợp với mục tiêu và yêu cầu cụ thể.

Tiếp theo, bạn cần xác định các tiêu chí hoàn thành cho từng giai đoạn trong quy trình. Mỗi giai đoạn cần phải được hoàn thành 100% với chất lượng cao trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Điều này đảm bảo tính liên tục và chất lượng của dự án.

Sau đó, bạn có thể phát triển thuật ngữ của riêng mình cho từng giai đoạn, tùy thuộc vào loại dự án mà bạn đang thực hiện. Điều này giúp làm rõ các hoạt động cụ thể cần thực hiện ở mỗi giai đoạn và tạo sự thống nhất trong nhóm về quy trình làm việc.

Cuối cùng, bạn có thể áp dụng các ví dụ cụ thể để minh họa cách áp dụng quy trình làm việc cho các loại dự án khác nhau, ví dụ như:

1. Dự án viết blog:

– Lập kế hoạch: Xác định chủ đề, nội dung, và mục tiêu của bài viết.

– Viết: Tạo nội dung cho bài blog dựa trên kế hoạch đã xác định.

– Chỉnh sửa: Sửa lỗi chính tả, cải thiện cấu trúc câu, và điều chỉnh nội dung để đảm bảo tính logic và mạch lạc.

– Xuất bản: Chuẩn bị bài viết cho việc xuất bản trên trang web hoặc nền tảng phù hợp.

2. Chiến dịch email:

– Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu của chiến dịch, đối tượng nhận email, và nội dung cụ thể cần gửi.

– Viết: Tạo nội dung email phù hợp với mục tiêu và đối tượng nhận được.

– Xem xét: Kiểm tra lỗi, độ chính xác và hiệu quả của nội dung trước khi gửi.

– Phát triển: Tạo các tiêu đề, hình ảnh, liên kết cần thiết, và cấu hình email trước khi gửi đi.

– Gửi: Gửi email đến danh sách đối tượng đã xác định trước đó.

3. Chiến dịch quảng cáo PPC (Pay-Per-Click):

– Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu quảng cáo, đối tượng và ngân sách.

– Viết: Tạo nội dung cho quảng cáo phù hợp với mục tiêu và đối tượng được nhắm đến.

– Xem xét: Đảm bảo nội dung quảng cáo chính xác và hấp dẫn trước khi chạy quảng cáo

– Điều chỉnh giá thầu: Thiết lập và điều chỉnh các thông số quảng cáo như giá thầu, từ khóa, và vị trí hiển thị.

– Khởi chạy: Bắt đầu chạy quảng cáo và theo dõi hiệu suất để điều chỉnh và tối ưu hóa.

Như vậy, mỗi loại dự án có thể phân thành các giai đoạn: thực hiện, xem xét và hoàn thiện. Điều quan trọng là điều chỉnh thuật ngữ sao cho phản ánh chính xác bản chất của từng loại dự án.

Sử dụng các Công cụ hỗ trợ để lập kế hoạch Quy trình làm việc

Để quản lý quy trình làm việc Agile một cách hiệu quả, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp là vô cùng quan trọng. Dù bạn lựa chọn phần mềm quản lý nhiệm vụ, nền tảng quản lý dự án hay bất kỳ công cụ nào khác, điều quan trọng là phải có những công cụ này để hỗ trợ nhóm làm việc một cách thuận lợi.

Các công cụ quản lý phù hợp sẽ giúp bạn tổ chức, theo dõi và quản lý quy trình làm việc Agile một cách dễ dàng và hiệu quả, từ đó tối ưu hóa năng suất và đạt được kết quả tốt nhất.

Tạo Danh sách kiểm tra dựa trên nhiệm vụ

Trạng thái dự án chỉ cho chúng ta biết thông tin về tiến độ tổng quan của dự án mà không nêu rõ những bước cụ thể đã hoàn thành. Mặc dù chúng ta biết dự án đang tiến triển, nhưng không rõ ràng về những gì đã được thực hiện để đạt được kết quả đó.

Vì vậy, việc sử dụng danh sách kiểm tra có thể hỗ trợ nhóm của bạn. Mặc dù không phải là yếu tố bắt buộc trong quy trình Agile, nhưng danh sách kiểm tra vẫn là một công cụ hữu ích mà nhóm tiếp thị của CoSchedule tin tưởng. Nó giúp theo dõi từng bước cụ thể đã hoàn thành và đảm bảo rằng không có gì bị bỏ sót trong quá trình thực hiện dự án.

Để tạo ra một danh sách kiểm tra cho mỗi loại dự án mà nhóm của bạn thực hiện, hãy tuân theo các bước sau:

– Liệt kê tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án: bao gồm cả các công việc lớn và nhỏ

Gắn vai trò hoặc tên thành viên nhóm cho mỗi công việc trong danh sách kiểm tra: Điều này giúp xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc đó.

– Đặt thời gian dự kiến để hoàn thành mỗi công việc: đảm bảo rằng dự án diễn ra suôn sẻ và đúng hạn.

Sau đó, bạn có thể sử dụng các công cụ như bảng tính, Evernote hoặc các ứng dụng quản lý công việc khác để tạo danh sách kiểm tra. Điều này giúp nhóm dễ dàng theo dõi và hoàn thành các bước cần thiết để tiến hành dự án một cách hiệu quả.

Kết hợp nhiệm vụ và trạng thái

Đối với mỗi loại dự án đều có những nhiệm vụ cụ thể cần phải hoàn thành trước khi chuyển sang trạng thái tiếp theo. Bằng cách kết hợp những nhiệm vụ này với nhau trên danh sách kiểm tra, bạn có thể xác định rõ những gì cần phải thực hiện trước khi có thể xem xét một trạng thái là hoàn thành.

Luôn tinh chỉnh và cải thiện quy trình làm việc

Trong quá trình làm việc, những vấn đề thường xuyên xuất hiện hay chưa có sự hiệu quả trong quy trình là điều không thể tránh khỏi. Thay vì chấp nhận và bỏ qua, hãy dành thời gian tìm hiểu nguyên nhân và tìm cách khắc phục những trở ngại đó. Sử dụng phương pháp Agile có thể giúp chúng ta tiếp cận với tư duy linh hoạt và luôn hướng tới sự cải thiện liên tục.

Nếu nhóm của bạn thường xuyên gặp phải vấn đề, hãy đặt ra những câu hỏi sau:

– Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là gì? Thay vì chỉ xử lý triệu chứng bên ngoài, hãy tập trung vào việc tìm hiểu nguyên nhân sâu xa gây ra vấn đề.

Có giải pháp nào để khắc phục tình trạng này? Sau khi xác định được nguồn gốc của vấn đề, việc tìm kiếm giải pháp trở nên dễ dàng hơn. Quan trọng là phải xác định xem vấn đề có thể khắc phục hay không và nếu có, phương án thực hiện như thế nào.

Có cần điều chỉnh các nhiệm vụ trong danh sách kiểm tra không? Nếu vấn đề xuất phát từ quy trình làm việc, hãy cân nhắc việc điều chỉnh danh sách kiểm tra hoặc quy trình làm việc để tối ưu hóa và ngăn chặn những vấn đề tương tự trong tương lai.

Những bước này không chỉ giúp giải quyết vấn đề hiện tại mà còn tạo cơ hội để phát triển và cải thiện quy trình làm việc của nhóm một cách liên tục.

Ví dụ về Agile Marketing Workflows có thể áp dụng vào thực tế

Để hiểu rõ hơn về cách hoạt động của quy trình làm việc linh hoạt này từ đầu đến cuối, việc xem xét từng bước trong quy trình làm việc giả định sẽ mang lại nhiều giá trị

Ví dụ, giả sử có một nhóm tiếp thị đang cố gắng tạo ra một phần nội dung cho trang web của công ty họ. Quy trình tạo nội dung được chia thành 4 giai đoạn, mỗi giai đoạn thể hiện trạng thái của dự án:

 1. Bản nháp (Draft):

– Đây là giai đoạn khởi đầu của dự án, nơi ý tưởng được hình thành và nội dung bắt đầu được xây dựng. 

– Người viết sẽ dành thời gian nghiên cứu chủ đề, thu thập thông tin, và phác thảo cấu trúc bài viết. Họ có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như ghi chú, mindmap hoặc phác thảo để tổ chức ý tưởng và đảm bảo nội dung mạch lạc. 

– Giai đoạn “Bản nháp” kết thúc khi người viết hoàn thành bản nháp đầu tiên của nội dung, sẵn sàng cho bước tiếp theo.

 2. Xem xét (Review):

– Sau khi bản nháp hoàn thành, nội dung sẽ chuyển sang giai đoạn “Xem xét”. 

– Tại đây, biên tập viên hoặc các thành viên khác trong nhóm sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá và chỉnh sửa nội dung. Họ sẽ kiểm tra chính tả, ngữ pháp, phong cách viết và đảm bảo nội dung phù hợp với giọng điệu và mục tiêu của dự án. Bên cạnh đó, họ cũng sẽ xem xét tính chính xác của thông tin, tính mạch lạc của nội dung và sự phù hợp với đối tượng mục tiêu. 

– Giai đoạn “Xem xét” kết thúc khi nội dung đã được chỉnh sửa và hoàn thiện, sẵn sàng cho bước tiếp theo.

 3. Đã lên lịch (Scheduled):

– Khi nội dung đã được xem xét và chấp thuận, nó sẽ chuyển sang trạng thái “Đã lên lịch”. 

– Giai đoạn này tập trung vào việc chuẩn bị cho việc xuất bản nội dung trên website. Nhóm tiếp thị sẽ xác định ngày giờ xuất bản phù hợp, tối ưu hóa nội dung cho công cụ tìm kiếm (SEO) và đảm bảo các yếu tố kỹ thuật khác được hoàn thiện. Điều này có thể bao gồm việc thêm hình ảnh, video, liên kết và các yếu tố tương tác khác để tăng cường trải nghiệm người dùng. 

– Giai đoạn “Đã lên lịch” kết thúc khi nội dung đã sẵn sàng để xuất bản và không còn yêu cầu thêm bất kỳ thay đổi nào.

4. Đã xuất bản (Published):

– Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình, nơi nội dung chính thức được xuất bản trên website và có thể được truy cập bởi công chúng. 

– Nhóm tiếp thị sẽ theo dõi hiệu suất của nội dung, bao gồm số lượng lượt xem, lượt chia sẻ, thời gian người dùng dành cho trang và tỷ lệ chuyển đổi. Dựa trên dữ liệu thu thập được, họ có thể thực hiện các điều chỉnh và tối ưu hóa nội dung để tăng hiệu quả và đạt được mục tiêu của dự án.

Tóm lại, mỗi trạng thái của dự án trong quy trình Agile Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng, hiệu quả và tính nhất quán của nội dung được tạo ra. Việc chia nhỏ công việc thành các giai đoạn rõ ràng giúp nhóm tiếp thị làm việc có hệ thống, tập trung vào mục tiêu và đạt được kết quả tốt nhất.

Agile Marketing Workflows không chỉ đơn thuần là một tập hợp các bước, mà là một tư duy linh hoạt, một cách tiếp cận thông minh để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất của nhóm tiếp thị. Bằng cách chia nhỏ dự án thành các giai đoạn rõ ràng, xác định trách nhiệm cụ thể và sử dụng các công cụ hỗ trợ, Agile Marketing Workflows giúp loại bỏ sự hỗn loạn, tăng cường sự tập trung và đảm bảo mọi thành viên đều hướng tới mục tiêu chung.

Với sự linh hoạt và khả năng thích ứng cao, Agile Marketing Workflows cho phép nhóm tiếp thị phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường, tối ưu hóa chiến lược và đạt được kết quả vượt trội. Bất kỳ nhóm tiếp thị nào, dù lớn hay nhỏ, đều có thể áp dụng Agile Marketing Workflows. Chỉ cần làm theo các bước đơn giản: lập kế hoạch, quản lý và thực hiện, bạn sẽ thấy mọi dự án trở nên suôn sẻ từ đầu đến cuối.Hãy bắt đầu hành trình Agile Marketing của bạn ngay hôm nay và trải nghiệm sự thay đổi tích cực trong cách làm việc, hiệu suất và kết quả của nhóm.

Nguồn: CoSchedule

Share this post

Sử dụng Gmail để trải nghiệm tại đây