Menu
Trong môi trường kinh doanh đang phát triển nhanh chóng, việc tổ chức một đội ngũ tiếp thị hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp tinh tế đa dạng các kỹ năng và tính cách khác nhau. Tương tự như việc xây dựng một công trình, không thể chỉ dùng thép để xây cầu, cũng như không thể chỉ sử dụng đinh để xây nhà. Mà cần phải kết hợp nhiều loại vật liệu để đạt được kết quả tốt nhất.
Mỗi thành viên trong đội tiếp thị cũng đòi hỏi sự kết hợp đa dạng các kỹ năng và tính cách, từ nhà văn, biên tập viên đến chuyên gia SEO, và thậm chí cả những chuyên gia về các lĩnh vực cụ thể khác. Mặc dù họ có thể không hiểu rõ về mọi khía cạnh của tiếp thị nội dung, nhưng sự đa dạng này là tài nguyên quý giá. Tuy nhiên, để tận dụng được sức mạnh của đội ngũ, cần có một kế hoạch và phương pháp tổ chức rõ ràng.
Như một cảnh báo về thực tế, nghiên cứu năm 2015 của Tiến sĩ Behnam Tabrizi đã chỉ ra rằng 75% các nhóm đa chức năng không đạt hiệu quả mong đợi. Tabrizi nhấn mạnh rằng nguyên nhân chính của sự thất bại này là do thiếu một phương pháp hệ thống trong tổ chức:
– Không thể duy trì ngân sách.
– Không thể duy trì kế hoạch thời gian.
– Không thể đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật.
– Không thể đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
– Không thể phù hợp với mục tiêu của công ty.
Tabrizi giải thích rằng các nhóm thường hoạt động như những “hòn đảo” cô lập, với các thành viên không hợp tác chặt chẽ với nhau. Ví dụ, những người thiết kế có thể không liên kết chặt chẽ với nhà văn, hoặc biên tập viên có thể xung đột với những người tiếp thị. Điều này thường xảy ra khi không có sự hướng dẫn rõ ràng từ lãnh đạo, trách nhiệm không được xác định, thông tin truyền đạt không chính xác, và mục tiêu không rõ ràng và cụ thể.
When leadership doesn’t lead, when accountability doesn’t exist, when communication is foggy, and when goals aren’t clear and specific, cross-functional teams can’t perform.
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, sự đổi mới và sáng tạo là chìa khóa để tồn tại và phát triển. Đó là lý do tại sao các nhóm đa chức năng ngày càng trở nên phổ biến hơn. Thay vì chỉ tập trung vào một lĩnh vực cụ thể như trước đây, các nhóm đa chức năng hiện nay hướng đến việc kết hợp, sử dụng tối đa các kỹ năng và nguồn lực từ nhiều bộ phận và lĩnh vực khác nhau. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc đa dạng và phong phú, nơi mà sự sáng tạo và đổi mới có thể trỗi dậy từ sự kết hợp của các ý kiến và cách tiếp cận khác nhau.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn, một người lãnh đạo, cách xây dựng và tổ chức nhóm đa chức năng thành công từ các phòng ban và lĩnh vực khác nhau, nhằm thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Chiến lược tăng hiệu quả cho nhóm đa chức năng không chỉ là một vấn đề quan trọng mà còn là một thách thức đối với nhiều tổ chức. Với 75% các nhóm đa chức năng không đạt được hiệu suất mong đợi, việc tránh các sai lầm phổ biến là cực kỳ quan trọng.
Một trong những nguyên nhân chính gây ra sự thất bại của các nhóm này là sự thiếu sót về cấu trúc và phương pháp tổ chức. Xung đột về tính cách và giao tiếp thường xuyên xảy ra khi không có sự chỉ đạo rõ ràng từ lãnh đạo và không xác định rõ trách nhiệm của từng thành viên.
Để giải quyết vấn đề này, chúng ta sẽ có những cách tiếp cận hiệu quả sau:
Điều này đảm bảo rằng chỉ những người lãnh đạo cấp cao nhất mới có quyền ra quyết định và chỉ đạo cho các nhóm nhỏ hơn. Quy trình này không chỉ giúp giải quyết xung đột trong nhóm mà còn tạo ra sự hiệu quả và mục tiêu chung cho mọi thành viên.
Tabrizi đã sử dụng Cisco làm ví dụ, mô tả cách họ cho phép 100 người tham dự cuộc họp, nhưng chỉ có một nhóm lãnh đạo cốt lõi mới được phép liên lạc với họ và giải thích nhiệm vụ mà họ cần thực hiện. Và ở một cấp độ lãnh đạo cao hơn, có một nhóm nhỏ hơn quản lý cả nhóm lãnh đạo này.
Tabrizi uses Cisco as an example, describing how they allowed 100 people to attend meetings, but only a core group of leaders could communicate back to them and tell them their functions. And, one level above this leadership was an even smaller team governing over them.
Mặc dù nhóm của bạn có thể không lớn như vậy, nhưng nguyên tắc này vẫn có giá trị cho các nhóm nhỏ: Không phải ai cũng có thể ra lệnh cho người khác về những gì sẽ xảy ra, chỉ những người lãnh đạo mới có thể làm điều đó. Điều này có thể gây ra xung đột trong một số nhóm, đặc biệt là trong những nhóm không có cấu trúc phân cấp rõ ràng.
Tuy nhiên, trong một nhóm, tất cả các ý kiến đều quan trọng và cần được lắng nghe. Có thời điểm cần có cuộc họp để thảo luận và giải quyết vấn đề. Nhưng đôi khi, lãnh đạo phải đứng ra và chỉ đạo, và mọi thành viên trong nhóm cần phải tuân theo.
Tập trung vào việc xác định các vai trò rõ ràng khi bạn xây dựng đội ngũ của mình là một phần quan trọng. Bạn đã chọn những người có kỹ năng phù hợp để hoàn thành công việc, vì vậy hãy xác định rõ vai trò mà họ sẽ đảm nhiệm. Để tránh tình trạng mơ hồ trong nhóm, bạn cần mô tả rõ ràng những gì bạn kỳ vọng từ mỗi thành viên. Điều này giúp mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của họ và tránh được những hiểu lầm về vai trò và trách nhiệm.
Trong một nhóm, việc một số thành viên làm nhiều hơn vai trò được giao có thể dẫn đến hiểu lầm về trách nhiệm. Họ có thể cảm thấy như công việc ngoài vai trò không phải là trách nhiệm của họ và dần dần bỏ qua hoặc trì hoãn việc làm. Tổ chức các cuộc họp để thảo luận về dự án sẽ giúp mỗi thành viên hiểu rõ ràng về nhiệm vụ và vai trò của mình, cũng như cách họ có thể đóng góp vào mục tiêu chung của nhóm.
Khi bạn không xác định rõ ràng vai trò, việc tiến hành dự án trở nên khó khăn. Phải đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm biết được mình cần làm gì và khi nào nhiệm vụ của họ được coi là hoàn thành.
Một lưu ý cuối cùng cho lãnh đạo: Khi bạn giao một vai trò cụ thể cho một thành viên, hãy tạo điều kiện cho họ tự chủ trong công việc của mình. Việc quản lý quá mức có thể làm mất động lực và gây ra sự nghi ngờ trong nhóm.
Một bước quan trọng trong quản lý nhóm là đảm bảo rằng mỗi thành viên đều nhận được sự phê duyệt và đánh dấu công việc là đã hoàn thành. Đôi khi chúng ta bỏ qua các chi tiết nhỏ, như việc định nghĩa rõ ràng “hoàn thành” nghĩa là gì. Bằng cách xác định một cách rõ ràng những gì được coi là nhiệm vụ đã hoàn thành, bạn cho phép các thành viên tự quản lý công việc của mình.
Ví dụ, trong lĩnh vực tiếp thị nội dung, việc đặt ra các câu hỏi như: Bài viết nháp cần có cấu trúc như thế nào? Cần thêm những phần nào vào bài viết để nâng cao chất lượng? Và cách truyền đạt thông điệp qua giọng văn và phong cách viết của blog là như thế nào?
Nếu bạn làm cho mọi thứ rõ ràng và cụ thể, mỗi thành viên trong nhóm có thể tự tin tự phê duyệt và đánh dấu công việc là đã hoàn thành. Nếu có các nhiệm vụ hoặc vai trò cần sự phê duyệt từ lãnh đạo, hãy đưa phần này vào định nghĩa để mọi người biết rõ. Điều này giúp tạo ra một quy trình làm việc mạch lạc và hiệu quả cho toàn bộ nhóm.
Bằng cách mô tả cụ thể và rõ ràng, bạn không chỉ giúp mọi người biết rõ nhiệm vụ của họ mà còn tạo ra sự tự tin và sự tự do cho họ. Mỗi thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy an tâm khi họ biết rằng họ đang làm những gì cần thiết và được mong đợi từ họ. Điều này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc tích cực mà còn thúc đẩy năng suất cá nhân và nhóm.
Làm việc hiệu quả không chỉ là một thách thức đối với cá nhân mà còn đối với một nhóm. Mặc dù chúng ta có thể áp dụng các chiến lược cá nhân để tăng cường hiệu suất, nhưng làm việc cùng nhau yêu cầu sự cân nhắc và quản lý khéo léo.
Dù rằng các mẹo tăng cường hiệu suất cá nhân có thể hữu ích, nhưng khuyến khích các thành viên trong nhóm áp dụng những phương pháp hiệu quả nhất. Hiệu quả của nhóm không phụ thuộc vào một phương pháp duy nhất. Điều quan trọng nhất là sự tuân thủ với thời hạn.
Thời hạn không phải là một ý tưởng thú vị đối với những người sáng tạo tự do.
Thời hạn có thể không được đánh giá cao với những người sáng tạo, nhưng đó là một phần quan trọng và cần thiết của quá trình làm việc nhóm. Việc xác định và tuân thủ thời hạn giúp mọi người trong nhóm tổ chức công việc và hoàn thành nhiệm vụ một cách có hiệu quả.
Mặc dù việc đặt thời hạn cho mọi chi tiết nhỏ có thể không thực tế, nhưng việc xác định các thời hạn cho các mốc quan trọng là cần thiết. Nếu nhóm của bạn thường xuyên bỏ lỡ các thời hạn, đặt ra các thời hạn cho các nhiệm vụ nhỏ hơn có thể giúp họ học cách lập kế hoạch và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.
Sự thiếu hiệu quả trong nhóm thường phản ánh việc các cá nhân không thể hoàn thành công việc đúng thời hạn. Điều này có thể do họ bị quá tải với quá nhiều yêu cầu hoặc không có đủ tài nguyên để hoàn thành công việc.
Để giải quyết vấn đề, bạn có thể cân nhắc các điểm sau:
– Nhóm của bạn có được trang bị đầy đủ các công cụ và tài nguyên cần thiết không? Đôi khi, sử dụng công cụ không phù hợp có thể làm giảm hiệu suất làm việc của nhóm. Hãy đảm bảo rằng các thành viên được cung cấp công cụ phù hợp để thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
– Các thành viên trong nhóm có đủ khả năng và chuyên môn để hoàn thành công việc được giao không? Một người không thể biến một con cá thành một con chim. Nếu có thành viên không phù hợp với vai trò của họ, hãy xem xét việc tìm cho họ một vai trò phù hợp hơn trong nhóm hoặc có thể cần phải tìm cách để họ rời nhóm một cách êm đẹp.
– Có thành viên nào trong nhóm đang gặp khó khăn trong việc xác định rõ vai trò của mình không? Có thể có những hiểu lầm về vai trò của mỗi người trong nhóm, dẫn đến việc một số thành viên phải đảm nhận quá nhiều công việc. Hãy xem xét lại vai trò của từng thành viên và đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình trong nhóm.
Hãy nhớ rằng làm việc nhanh chóng không phải là để giảm bớt áp lực cho nhóm. Bạn cần cân nhắc đến thời gian cần thiết để mọi người có thể đóng góp ý kiến và thảo luận một cách hiệu quả, cũng như thời gian cho việc giao tiếp và phản hồi giữa các thành viên trong nhóm và bạn, người lãnh đạo.
Dẫn dắt một nhóm đa chức năng không chỉ là một trách nhiệm lớn mà còn là một thách thức đối với bất kỳ người lãnh đạo nào. Để đảm bảo sự thành công của nhóm, việc áp dụng các phương pháp hiệu quả là cực kỳ quan trọng. Dưới đây là một số bước cụ thể bạn có thể thực hiện:
Trước khi bắt đầu một dự án, việc xác định rõ ràng mục tiêu, thông số, ngân sách và tài nguyên là cực kỳ quan trọng. Điều này giúp mọi người trong nhóm hiểu rõ ranh giới và hướng đi của dự án.
– Mục tiêu: Đây là điểm cuối mà nhóm muốn đạt được. Mục tiêu cần phải được xác định một cách cụ thể và rõ ràng để mọi người trong nhóm có thể hướng tới chung một mục tiêu duy nhất.
– Thông số: Các thông số xác định các chỉ số hoặc tiêu chí mà nhóm sẽ đánh giá sự thành công của dự án. Các thông số này cần phải có thể đo lường được và có ý nghĩa với mục tiêu của dự án.
– Ngân sách: Xác định rõ ngân sách sẽ giúp nhóm quản lý tài chính một cách hiệu quả. Việc biết được ngân sách sẽ giúp đảm bảo rằng các quyết định về chi tiêu được đưa ra một cách có trách nhiệm.
– Tài nguyên: Đây là các nguồn lực mà nhóm có sẵn để thực hiện dự án, bao gồm con người, thiết bị, công nghệ, và thời gian. Đảm bảo rằng tất cả các tài nguyên cần thiết đã được xác định trước sẽ giúp nhóm hoạt động một cách hiệu quả và không gặp phải trở ngại không đáng có.
Việc có những yếu tố này được xác định rõ ràng từ đầu sẽ giúp mọi người trong nhóm có một cái nhìn tổng quan về hướng đi của dự án và biết được mục tiêu cũng như sự đánh giá thành công của nó sẽ dựa trên những gì.
Hãy thiết lập một hệ thống kiểm tra định kỳ để đánh giá tiến độ của nhóm. Điều này có thể bao gồm xem xét các nhiệm vụ đã hoàn thành và tổ chức cuộc họp giữa chừng để đánh giá tiến độ và yêu cầu các thành viên chịu trách nhiệm.
– Xem xét các nhiệm vụ đã hoàn thành: Kiểm tra các nhiệm vụ đã hoàn thành sẽ giúp đo lường tiến độ của dự án và xác định xem nhóm đang tiến triển như mong đợi hay không. Nếu có bất kỳ trễ hẹn nào, cần áp dụng biện pháp điều chỉnh để đảm bảo rằng dự án tiếp tục diễn ra một cách suôn sẻ và không bị ảnh hưởng bởi sự chậm trễ.
– Tổ chức cuộc họp giữa chừng: Tổ chức các cuộc họp định kỳ giữa chừng giúp nhóm cập nhật về tiến độ của dự án và chia sẻ thông tin với nhau. Trong cuộc họp này, các thành viên có thể bày tỏ ý kiến, báo cáo về tiến độ của mình và cùng nhau tìm ra giải pháp cho các vấn đề phát sinh.
Việc thực hiện kiểm tra định kỳ sẽ giúp nhóm duy trì sự nhất quán và tăng cường tinh thần đồng đội. Nó cũng cho phép người lãnh đạo can thiệp kịp thời nếu cần và đảm bảo rằng mọi người đều đạt được mục tiêu của dự án.
Việc có một người giám sát toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối là rất quan trọng để đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra. Vai trò của người này không chỉ là giám sát và quản lý chi tiết các nhiệm vụ, mà còn là đảm bảo rằng công việc tiến triển theo các thông số đã đặt ra.
– Đảm bảo tiến triển theo các thông số đã đặt ra: Người giám sát cần theo dõi và đánh giá tiến độ của dự án để đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng theo kế hoạch. Họ cần đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ và hoạt động đều tiến triển theo lịch trình và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
– Đảm bảo tiến gần đến mục tiêu, ngân sách và thời hạn: Người giám sát cũng cần đảm bảo rằng dự án đang tiến gần đến mục tiêu, không vượt quá ngân sách đã được chỉ định và hoàn thành đúng thời hạn. Họ phải có kỹ năng quản lý tài nguyên và xử lý các vấn đề phát sinh để đảm bảo rằng dự án không bị chậm trễ hoặc vượt quá ngân sách.
Vai trò của người giám sát là đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong quản lý dự án từ đầu đến cuối. Họ là người đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng mọi phần của dự án hoạt động hài hoà và đóng góp vào sự thành công cuối cùng của dự án. Đồng thời, họ cũng cần đảm bảo rằng các thông tin và thông điệp được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời trong toàn bộ quy trình dự án.
Lãnh đạo nhóm không chỉ là người chỉ đạo công việc cá nhân của từng thành viên, mà còn phải điều chỉnh sự tập trung của toàn bộ nhóm để đảm bảo tiến độ của dự án. Điều này bao gồm việc đề cao mục tiêu và kế hoạch tổng thể của dự án, đồng thời khuyến khích mọi người hướng sự chú ý và nỗ lực của họ vào những hoạt động quan trọng nhất. Bằng cách này, lãnh đạo giúp định hình một môi trường làm việc mà nhóm có thể cùng nhau phát triển và đạt được kết quả mong muốn.
Đánh giá và tái đánh giá các dự án là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý dự án. Việc này giúp đảm bảo rằng các ý tưởng và hoạt động đều đáp ứng được mục tiêu chung của tổ chức. Bằng cách thực hiện đánh giá định kỳ, bạn có thể xác định được những điểm mạnh và yếu của dự án, từ đó tối ưu hóa hiệu quả và tăng cường hiệu suất làm việc. Nếu cần thiết, các dự án không phù hợp hoặc không cần thiết có thể được loại bỏ để tránh lãng phí tài nguyên, giúp tập trung nguồn lực vào những dự án có tiềm năng cao nhất và đạt được kết quả mong muốn.
Điều chỉnh các thông số là một phần quan trọng để đảm bảo rằng nhóm có thể thích ứng với sự thay đổi trong phong cách làm việc, chuyên môn, hoặc khả năng. Khi các yếu tố này thay đổi, việc điều chỉnh các thông số giúp đảm bảo rằng nhóm vẫn đáp ứng được yêu cầu và tiếp tục tiến triển một cách hiệu quả. Việc xem xét định kỳ hoạt động của nhóm giúp bạn nhận biết và giải quyết các vấn đề ngay từ khi chúng bắt đầu, giúp duy trì sự linh hoạt và đảm bảo rằng dự án vẫn tiến triển một cách suôn sẻ.
Giữ vững tầm nhìn về mục tiêu để đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều đồng lòng với hướng đi của dự án. Đôi khi, khi mỗi thành viên tập trung vào nhiệm vụ riêng của họ, dễ dàng mất khỏi tầm nhìn về bức tranh tổng thể của dự án. Điều này có thể dẫn đến sự phân tâm và thậm chí là việc đi lạc hướng. Do đó, việc thường xuyên nhìn lại mục tiêu tổng thể và đảm bảo rằng mọi người đều hướng về cùng một hướng để đảm bảo được sự phát triển đúng hướng của dự án.
Xây dựng và quản lý một nhóm tiếp thị đa chức năng hiệu quả không chỉ đòi hỏi sự đầu tư và nỗ lực, nhưng cũng mang lại những phần thưởng đáng giá. Áp dụng những chiến lược đã được đề cập, bạn có thể biến đổi sự đa dạng về kỹ năng và tính cách thành một sức mạnh tập thể, thúc đẩy sự sáng tạo và hiệu quả trong công việc. Bắt đầu bằng việc rõ ràng xác định mục tiêu, vai trò và trách nhiệm của từng thành viên. Sau đó, thiết lập một hệ thống kiểm tra định kỳ để đảm bảo sự tập trung và liên tục đánh giá lại các dự án và thông số. Đừng quên tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp mở cửa.
Hãy hành động ngay hôm nay để xây dựng một nhóm tiếp thị đa chức năng mạnh mẽ, sẵn sàng vượt qua mọi thách thức và đạt được những thành công xuất sắc.
Nguồn: CoSchedule
