Menu
Lập kế hoạch hiệu quả là điều kiện cần thiết để hoàn thành một dự án.Tuy nhiên, làm thế nào để xác định xem kế hoạch có tuân thủ mốc thời gian dự kiến hay không? Làm thế nào để giám sát việc thực hiện và đảm bảo rằng bạn cung cấp một giải pháp phù hợp kịp thời?
Điều quan trọng là “quản lý” nhưng rõ ràng quản lý dự án gồm rất nhiều những cấu phần trong đó — và quản lý thời gian là một trong những cấu phần quan trọng nhất có thể giúp giảm bớt căng thẳng và tăng năng suất.
Nếu không quen với việc bị theo dõi thời gian, rất có thể chúng ta sẽ bị kìm hãm sự sáng tạo tuyệt vời và làm giảm tinh thần của đội nhóm trong công việc. Tuy nhiên, sự thật là việc theo dõi lượng thời gian dành cho mỗi dự án sẽ mang lại lợi ích cho tất cả mọi người. Và, đương nhiên trong thời đại công nghệ lên ngôi, cách tốt nhất để theo dõi thời gian là thông qua phần mềm quản lý công việc tích hợp quản lý thời hạn, theo tình trạng của từng nhiệm vụ.
Tại sao theo dõi thời gian phải luôn là một phần thiết yếu và tối quan trọng của phần mềm quản lý công việc, ChatOps sẽ giải quyết trong bài viết dưới đây.
Trong quản lý dự án, việc theo dõi thời gian là quá trình theo dõi và ghi nhận các thông tin liên quan đến thời gian trong quá trình thực hiện dự án. Nó nhằm mục đích giám sát tiến độ, đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện đúng theo lịch trình đã định và đưa ra biện pháp xử lý khi có sai lệch.
Theo dõi thời gian trong quản lý dự án thường bao gồm các hoạt động sau:
1. Lập kế hoạch thời gian: Xác định các công việc cần thực hiện, xác định thứ tự và mối quan hệ giữa các công việc, ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi công việc, và tạo lập lịch trình dự án.
2. Ghi nhận tiến độ: Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc trong dự án. Các thành viên dự án cần báo cáo tiến độ công việc của mình và cập nhật thông tin liên quan đến thời gian, chẳng hạn như thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, hoặc thời gian dự kiến hoàn thành.
3. So sánh tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch: So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu đã định để xác định xem liệu dự án đang theo đúng tiến độ hay không. Nếu có sai lệch, cần phân tích nguyên nhân và đưa ra các biện pháp để điều chỉnh tiến độ.
4. Đưa ra biện pháp xử lý: Trong trường hợp dự án chậm tiến độ hoặc có sai lệch về thời gian, cần xác định nguyên nhân và đưa ra các biện pháp để khắc phục. Điều này có thể bao gồm thay đổi lịch trình, phân chia lại công việc, cung cấp thêm nguồn lực, hoặc thực hiện các biện pháp khác nhằm đảm bảo dự án tiến đến kết thúc theo đúng tiến độ.
Qua việc theo dõi thời gian, người quản lý dự án có thể đảm bảo rằng dự án được thực hiện hiệu quả và hoàn thành đúng tiến độ, cho phép người quản lý dự án kiểm tra dự báo của họ cho một dự án — chẳng hạn như khung thời gian của nó — và thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong kế hoạch của họ.công cụ quản lý dự án dựa trên dữ liệu. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm có thể sử dụng theo dõi thời gian để đánh giá hiệu suất của họ và đảm bảo rằng họ đang đáp ứng các mục tiêu của dự án.
Dựa theo Thống kê quản lý thời gian:
– 82% mọi người không sử dụng hệ thống quản lý thời gian toàn diện, thay vào đó dựa vào các tùy chọn đơn giản như danh sách — hoặc không có gì cả
– Chỉ 18% nhân viên sử dụng hệ thống quản lý thời gian rõ ràng.
Đương nhiên, chúng ta vẫn có thể sử dụng một số phương pháp truyền thống để theo dõi thời gian như bảng tính, ghi chú trên điện thoại thông minh hoặc thậm chí cả bút và giấy, tuy nhiên không phải tất cả cách quản lý thời gian đều hiệu quả như nhau. Khi concept liền mạch trở nên phổ biến và chứng minh được những vị trí, chỗ đứng của riêng mình thì phần mềm quản lý công việc trong đó có tích hợp quản lý thời gian của từng mục tiêu, nhiệm vụ mới là sự lựa chọn tối ưu.
Bằng cách kết hợp tự lên kế hoạch về thời gian, cập nhật theo thực tế, bạn và toàn tổ chức sẽ tự động tăng tính minh bạch cho doanh nghiệp. Phần mềm theo dõi công việc tích hợp thời gian vì thế cho phép bạn nắm bắt được quy trình làm việc bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về các nhiệm vụ đã hoàn thành và thời gian thực tế cần để hoàn thành chúng để tất cả những tác vụ tiếp theo có thể ước lượng được thời gian bắt đầu nhiệm vụ của mình. Mọi người có thể xem lại nhiệm vụ của mình và tìm cách làm thế nào để tăng năng suất đồng thời để mắt đến những gì người khác hiện đang làm, giúp cá nhân kế hoạch làm việc tốt hơn, vì sẽ biết ai sẵn sàng đảm nhận nhiệm vụ nào và khi nào.
Ngoài ra, tổ chức có thể nhận ra hoạt động nào đang diễn ra lâu hơn hoặc ngắn hơn dự kiến, đồng thời bắt đầu lên lịch và ưu tiên công việc hiệu quả hơn, cung cấp cho các nhóm và người quản lý một bức tranh toàn cảnh hơn về quy trình làm việc của họ.
Khi nhân viên không nhập thông tin chính xác vào bảng chấm công, công ty phải chịu tổn thất tài chính đáng kể. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là không chỉ làm cho quá trình theo dõi thời gian trở nên dễ dàng hơn mà còn mở rộng nó để các quy trình khác cũng trở nên nhẹ nhàng và hợp lý – điều này có thể thực hiện được thông qua tích hợp quản lý thời gian các nghiệp vụ kết hợp với sự minh bạch vốn có ở các phần mềm quản lý công việc như ChatOps.
Không có cái nhìn chính xác vào hiệu suất của nhân viên, tổ chức sẽ khó có thể quản lý được nhóm của mình một cách hiệu quả. Rốt cuộc, điều quan trọng là phải công nhận những nỗ lực của nhân viên một cách chính xác và vai trò của họ cho sự thành công của công ty.
Nếu không theo dõi và phân tích hiệu suất của nhân viên, thật khó để có được thông tin chi tiết chính xác về giờ làm việc của nhân viên và thời gian dành cho các nhiệm vụ riêng lẻ — đây là minh họa hoàn hảo cho lý do tại sao phần mềm theo dõi thời gian lại mang lại lợi ích cho năng suất của nhóm.
Phần mềm quản lý công việc tích hợp quản lý thời gian có thể cung cấp thông tin chi tiết hữu ích về hiệu suất của nhân viên và giúp bạn hiểu ai đang hoạt động tốt, từ đó có thể tăng sự tự tin của họ bằng cách công khai công nhận thành tích của họ vì tất cả kết quả công việc và thời gian là minh bạch và công bằng. Ngoài ra, bên cạnh đó công cụ theo dõi thời gian cũng có thể được sử dụng để xác định điểm mạnh và điểm yếu của mọi người: Mọi người mất bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ của họ, ai thường người trì hoãn về nhiệm vụ của họ và ai hoàn thành nhiệm vụ của họ nhanh hơn dự kiến?
Thông tin này cho phép bạn thực hiện các biện pháp thích hợp để hỗ trợ bất kỳ ai gặp khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và thưởng cho những người hoàn thành công việc nhanh hơn (nhưng với chất lượng tương đương hoặc tốt hơn).
