Các doanh nghiệp vừa và nhỏ là một bộ phận quan trọng trong nền kinh tế nước nhà, đóng góp đến 46% GDP cả nước. Tuy nhiên, trong thời buổi hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp rất nhiều khó khăn khi phải đưa ra những quyết định thích ứng với sự thay đổi liên tục của thị trường.

Một trong những thắc mắc phổ biến của các nhà quản trị doanh nghiệp nhỏ được thảo luận trên các cộng đồng là có nên đầu tư nguồn lực để xây dựng quy trình quản lý công việc bài bản cho doanh nghiệp nhỏ?

Cùng chúng tôi tìm hiểu về chủ đề này trong bài viết ngày hôm nay!

Những điểm hạn chế khi doanh nghiệp không có quy trình quản lý công việc

Thiếu sự nhất quán: Không có quy trình quản lý công việc sẽ dẫn đến sự mơ hồ và không nhất quán trong việc thực hiện công việc. Mỗi thành viên trong nhóm có thể có phương pháp và tiêu chuẩn làm việc khác nhau, dẫn đến sự khác biệt trong chất lượng và hiệu suất làm việc.

Thiếu sự phối hợp: Quy trình quản lý công việc giúp tạo ra sự phối hợp và tương tác giữa các thành viên trong nhóm. Khi không có quy trình, có thể xảy ra sự thiếu hụt thông tin, giao tiếp không hiệu quả và sự mất mát cơ hội hợp tác, làm giảm khả năng hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Thiếu sự quản lý và theo dõi: Quy trình quản lý công việc cung cấp một khung làm việc để quản lý và theo dõi tiến độ công việc. Khi không có quy trình, quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến trình, định hướng và giám sát công việc của nhóm, dẫn đến sự mất kiểm soát và khó khăn trong việc đưa ra các biện pháp cần thiết.

Thiếu khả năng phân công công việc hiệu quả: Một quy trình quản lý công việc giúp định rõ trách nhiệm và phân công công việc một cách công bằng và phù hợp. Khi không có quy trình, việc phân công công việc có thể không được thực hiện một cách rõ ràng, dẫn đến sự mất quyền lực và không công bằng trong việc đảm nhận trách nhiệm.

Thiếu kiểm soát chất lượng: Quy trình quản lý công việc cho phép áp dụng các bước kiểm soát chất lượng để đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng yêu cầu và tiêu chuẩn. Khi không có quy trình, có thể thiếu các quy trình kiểm soát chất lượng, dẫn đến sự thiếu sót và không đảm bảo chất lượng cuối cùng.

Những thách thức trong việc xây dựng quy trình quản lý công việc cho doanh nghiệp nhỏ

Việc cân đối thu chi là gánh nặng thường trực với các doanh nghiệp nhỏ. Do đó doanh nghiệp nhỏ có xu hướng tìm các giải pháp miễn phí thay vì lựa chọn phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp.

Các doanh nghiệp nhỏ có quan điểm sai lầm về vai trò của công nghệ, cho rằng triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ khá tốn kém và chỉ dành cho những công ty có quy mô , có sự tham gia của đông đảo nhân viên và các cấp quản lý.

Thêm vào đó, xây dựng quy trình quản lý công việc đòi hỏi sự thay đổi và sự chấp nhận từ phía nhân viên. Có thể gặp phải sự khó khăn trong việc thuyết phục nhân viên về sự cần thiết của việc thay đổi quy trình làm việc, đồng thời đảm bảo rằng họ có đủ kiến thức và khả năng thực hiện quy trình này.

Quy trình quản lý công việc không phải là một công việc hoàn thiện một lần và mãi mãi. Nó cần được theo dõi, đánh giá và cải tiến liên tục để đảm bảo tính hiệu quả và thích nghi với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Xây dựng quy trình quản lý công việc với doanh nghiệp nhỏ không phải là điều đơn giản, tuy nhiên nếu thực hiện được thì sẽ giúp doanh nghiệp có sự phát triển bền vững, chắc chắn và hạn chế những rủi ro.

Những lưu ý khi xây dựng quy trình quản ký công việc trong doanh nghiệp nhỏ

Trước khi bắt đầu xây dựng quy trình, hãy đảm bảo bạn hiểu rõ mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng quy trình được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp và hỗ trợ trong việc đạt được mục tiêu của nó.

Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong quy trình quản lý công việc. Điều này đảm bảo rằng mọi người trong doanh nghiệp đều hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, từ đó tạo ra sự nhất quán và trách nhiệm trong việc thực hiện công việc.

Đảm bảo rằng quy trình quản lý công việc được giao tiếp rõ ràng và hiểu rõ bởi tất cả các thành viên trong doanh nghiệp. Ngoài ra, cung cấp đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên để họ có đủ kiến thức và kỹ năng để tuân thủ quy trình

Tạo ra một quy trình đơn giản và dễ hiểu, tránh sự phức tạp không cần thiết. Quy trình cũng nên có tính linh hoạt để đáp ứng các tình huống đặc biệt và thay đổi trong doanh nghiệp.