Trong thời đại kỹ thuật số, các doanh nghiệp chú trọng xây dựng không gian làm việc số với mục tiêu tạo ra một nơi làm việc hợp tác và liền mạch, trải dài trên cả không gian ảo và vật lý. Một nơi làm việc kỹ thuật số thực sự tập hợp các ứng dụng, dữ liệu, thông tin kết quả và các công cụ cộng tác được điều chỉnh cho phù hợp với vai trò, vị trí và nhiệm vụ của từng nhân viên. Trong khi nơi làm việc kỹ thuật số giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, nó cũng giúp tổ chức linh hoạt hơn, cho phép họ lựa chọn các dịch vụ và công nghệ phù hợp nhất với nhu cầu của họ.

Xây dựng không gian làm việc số

Để xây dựng một nơi làm việc kỹ thuật số, doanh nghiệp phải tập hợp con người, quy trình và công nghệ để mang lại trải nghiệm nhân viên nhất quán, an toàn và hiệu quả mọi lúc mọi nơi trên bất kỳ thiết bị người dùng cuối nào. Điều này đòi hỏi lãnh đạo doanh nghiệp phải có cái nhìn xa hơn các mô hình môi trường làm việc truyền thống và suy nghĩ về cách nhân viên sử dụng công nghệ kỹ thuật số để phục vụ khách hàng tốt hơn và nâng cao trải nghiệm tổng thể cho cả khách hàng và người dùng cuối. Một chiến lược toàn diện về nơi làm việc kỹ thuật số cho phép một tổ chức thúc đẩy doanh thu cao hơn, thu hút và giữ chân nhân tài vượt trội hơn đối thủ cạnh tranh trong một thế giới siêu kết nối.

Ứng dụng không gian làm việc số

Ứng dụng không gian làm việc số vào môi trường doanh nghiệp có thể đạt được năm mục tiêu hàng đầu sau:

Tăng tính linh hoạt và cải thiện trải nghiệm của nhân viên

Thế hệ Millennials và Gen Z đang trở thành lực lượng lao động chính tại Việt Nam với tỷ lệ 45%. Một nơi làm việc kỹ thuật số sẽ giúp thu hút, giữ chân, gắn kết và thúc đẩy thế hệ này. Các chính sách về nơi làm việc kỹ thuật số hoàn thiện cho phép nhân viên chọn thiết bị của riêng họ và tạo điều kiện cho nhiều loại hình làm việc. Người dùng cuối nhận được lựa chọn nơi làm việc phù hợp với mục đích được tùy chỉnh theo yêu cầu của họ. Nội dung và dữ liệu của nhân viên được nhúng một cách an toàn trong các công cụ cộng tác của công ty được lưu trữ trên đám mây để nhân viên có thể truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào, ở bất kỳ vị trí và thời gian nào một cách liền mạch cho dù họ ở văn phòng thực hay làm việc từ xa. Quyền truy cập vào dữ liệu này làm tăng hiệu quả và thúc đẩy tăng năng suất và sự linh hoạt của tổ chức.

Tối ưu hóa chi phí

Xây dựng một nơi làm việc kỹ thuật số cho phép một tổ chức nuôi dưỡng sự hợp tác trong khi hạn chế chi phí. Nó tăng cường năng suất bằng cách đưa mọi thông tin và dữ liệu về công việc lên một nơi, làm phẳng hoá quy trình và tăng tốc thực thi các nhiệm vụ, loại bỏ nguy cơ phụ thuộc quá mức vào kiến thức của từng nhân viên. Một nơi làm việc kỹ thuật số cũng có thể cải thiện hiệu quả bằng cách đảm bảo các đơn vị kinh doanh liên kết với nhau bằng cách loại bỏ các rào cản ngăn họ chia sẻ đầy đủ các nguồn lực. Bởi vì một nơi làm việc kỹ thuật số cho phép truy cập các cuộc họp ảo dễ dàng hơn và xóa bỏ các rào cản về thời gian, địa điểm, thiết bị và kết nối mạng, nó mang lại cho nhân viên sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống đồng thời tăng năng suất và sự linh hoạt cho tổ chức.

Cải thiện các dịch vụ và quy trình

Khi nhiều tổ chức theo đuổi chiến lược chuyển đổi số, họ tìm kiếm dịch vụ và cải tiến quy trình, tự động hóa sẽ đóng một vai trò quan trọng ở đây. Một số công ty đã mở các “quán bar công nghệ” “phòng trà đọc sách” hay các “câu lạc bộ gamer” ngay trong không gian làm việc số cho phép nhân viên dạo chơi trong các cộng đồng của họ hoặc lên lịch một cuộc hẹn trong giờ làm việc. Một nơi làm việc kỹ thuật số cũng có thể cung cấp cho nhân viên nhiều thông tin và nguồn lực hơn nhờ khả năng giao tiếp với các với các hệ thống khác ngay lập tức thông qua các trợ lý số, tự phục vụ 24/7.

Cải thiện trải nghiệm của khách hàng

Cung cấp trải nghiệm chất lượng cho khách hàng theo truyền thống thường tốn nhiều tài nguyên, nhưng công nghệ kỹ thuật số có thể tự động hóa một số khía cạnh của nó, giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ. Các tổ chức đang đầu tư vào môi trường làm việc kỹ thuật số giúp khách hàng có thể di chuyển liên tục giữa các kênh tương tác hỗ trợ (chẳng hạn như bot, trò chuyện hoặc điện thoại) trong khi vẫn tiếp tục hành trình của khách hàng. Chatbots thống trị như một trải nghiệm tại cổng vào các hệ thống tự phục vụ hay cổng thông tin, và trợ lý ảo đang trở thành “plug and play”. Trong nhiều công ty, sự hỗ trợ của con người chỉ được thực hiện nếu không thể giải quyết tự động một trường hợp hoặc truy vấn. Một số trường hợp, các tổ chức có thể chọn thực hiện một lộ trình leo thang nhanh chóng từ tự động hóa sang con người thực.

Cải thiện việc ra quyết định

Một trong nhiều lý do khiến các doanh nghiệp ngày càng dựa vào dữ liệu và số hóa là do chính dữ liệu, thông tin chi tiết có thể cung cấp. Các tổ chức đang sử dụng công nghệ tiên tiến, công cụ phân tích dữ liệu và hiệu suất, bảng điều khiển và học máy để khai phá dữ liệu. Một nơi làm việc kỹ thuật số tạo ra nhiều thông tin chi tiết có giá trị và các kế hoạch chiến lược dài hạn để cải thiện việc ra quyết định trong thời gian thực.

Nơi làm việc kỹ thuật số đang biến đổi cách nhân viên cộng tác, cách doanh nghiệp hỗ trợ khách hàng và cuối cùng là cách họ kinh doanh. Đạt được sự chuyển đổi nơi làm việc là một hành động chiến lược đối với một công ty – không chỉ đơn giản là một động lực (hoặc sáng kiến tiết kiệm tiền) để hàng hóa hóa các dịch vụ và hỗ trợ. Một công ty có thể xây dựng một nơi làm việc kỹ thuật số sẽ thấy được những kết quả kinh doanh có giá trị với những tác động sâu rộng