Xem các cuộc trò chuyện như một quá trình kinh doanh cốt lõi

Hãy dành một chút thời gian để đeo một bộ kính mới. Thay đổi quan điểm của bạn.
Việc học tập, chia sẻ kiến thức hay lan toả các giá trị trong tổ chức thường không diễn ra trong các phòng họp, phòng hội thảo mà ở những quán cafe, bên ngoài hành lang hay ở những nơi tạo ra sự thoải mái khi trò chuyện. Thông qua email, điện thoại hay các cuộc đối thoại với đồng nghiệp, mọi người không chỉ học tập mà còn khám phá ra các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề kinh doanh chính.
Tìm hiểu thêm về 03 cách để trở nên minh bạch trong tổ chức.
Các cuộc đối thoại như vậy cần được xem như là một nguồn sức sống tự nhiên cần được gieo trồng và nuôi dưỡng. Việc đào sâu các cuộc đối thoại, trò chuyện là những con đường tự nhiên tạo ra thông tin và dòng chảy năng lượng trong tổ chức.
Mạng lưới các cuộc trò chuyện học hỏi không chính thức này xung quanh những câu hỏi quan trọng cũng là một quy trình kinh doanh cốt lõi như tiếp thị, phân phối hoặc phát triển sản phẩm trong mỗi tổ chức. Nó là nguồn trí tuệ tổ chức sinh ra cho phép các quy trình kinh doanh khác tạo ra kết quả tích cực. Một cách tiếp cận chiến lược hơn đối với quy trình cốt lõi này không chỉ là việc đánh giá cao vốn tri thức của tổ chức mà còn có thể tạo ra giá trị kinh doanh bền vững trong nền kinh tế tri thức.
Sức mạnh của cuộc trò chuyện
Tất cả chúng ta, đều đã trải qua những cuộc trò chuyện có tác động mạnh mẽ đến mỗi người - cuộc trò chuyện khơi dậy một cái nhìn sâu sắc mới hoặc giúp chúng ta nhìn nhận vấn đề theo một cách hoàn toàn khác. Điều gì làm nên sự khác biệt của kiểu trò chuyện có tính chất biến đổi này so với nhiều cuộc trao đổi diễn ra hàng ngày tại nơi làm việc? Những phẩm chất làm cho nó đáng giá là gì?
Chúng tôi đã đặt câu hỏi này cho hàng trăm giám đốc điều hành và nhân viên ở các nền văn hóa đa dạng trên toàn cầu. Mặc dù chúng tôi nhận thấy có rất nhiều trải nghiệm cá nhân, nhưng các tinh thần chung của các cuộc đối thoại như vậy bao gồm:
• Có một cảm giác tôn trọng lẫn nhau giữa chúng tôi.
• Chúng tôi đã dành thời gian để thực sự trò chuyện cùng nhau và suy nghĩ về điều mà mỗi chúng tôi nghĩ là quan trọng.
• Chúng tôi lắng nghe lẫn nhau, ngay cả khi có sự khác biệt.
• Chúng tôi đã được chấp nhận và không bị đánh giá bởi những người khác trong cuộc trò chuyện.
• Cuộc trò chuyện đã giúp củng cố mối quan hệ của chúng tôi.
• Chúng tôi đã khám phá những câu hỏi quan trọng.
• Chúng tôi đã phát triển ý nghĩa chia sẻ mà không có khi chúng tôi bắt đầu.
• Tôi đã học được điều gì đó mới hoặc quan trọng.
• Nó củng cố cam kết chung của chúng tôi.
Khi chúng ta coi sức mạnh của cuộc trò chuyện để tạo ra cái nhìn sâu sắc mới hoặc hành động cam kết, tầm quan trọng của nó trong cuộc sống công việc của chúng ta là khá rõ ràng. Fernando Flores, một trong những người đầu tiên nêu bật mối liên kết quan trọng này đã nói rằng “kết quả của một tổ chức được xác định thông qua mạng lưới cam kết của con người, sinh ra trong mạng lưới các cuộc trò chuyện của con người.” Chúng tôi chia sẻ một di sản chung, là những sinh vật xã hội về cơ bản, những người trò chuyện, tổ chức hành động cùng nhau và tạo ra một tương lai chung.
Tuy nhiên, quan điểm coi trò chuyện như một cách tổ chức hành động này lại mâu thuẫn với một nguyên lý cơ bản trong nhiều nền văn hóa tổ chức - một nguyên lý dựa trên sắc lệnh, “ngừng nói và bắt tay vào làm việc!”với niềm tin cơ bản là cuộc trò chuyện làm mất thời gian khỏi công việc “quan trọng” hơn của tổ chức.
Nghịch lý thay, những gì chúng ta đang phát hiện ra là cuộc nói chuyện - mạng lưới các cuộc trò chuyện, đối thoại - lại thực sự xúc tác hành động. Thông qua cuộc trò chuyện, chúng tôi phát hiện ra ai quan tâm đến điều gì và ai sẽ chịu trách nhiệm giải trình cho các bước tiếp theo. Nó là phương tiện thông qua đó các yêu cầu được bắt đầu và các cam kết được thực hiện. Từ góc độ này, một nguyên tắc hoạt động hữu ích hơn cho cuộc sống tổ chức có thể là "bắt đầu nói chuyện và bắt đầu làm việc!"
Đương nhiên, muốn làm được điều đó, bạn cần phải Hiểu đúng về Business Chat trong doanh nghiệp và vai trò hết sức quan trọng của nó.
Khám phá các cộng đồng thực hành
Etienne Wenger và các đồng nghiệp của ông tại Viện Nghiên cứu về Học tập (IRL), đã xác nhận tầm quan trọng của cuộc trò chuyện cộng tác khi họ nghiên cứu cách thức học tập thực sự diễn ra trong một tổ chức. Sử dụng các nhóm liên ngành gồm các nhà nhân loại học, xã hội học, nhà khoa học nhận thức và chuyên gia công nghệ, IRL đã phát hiện ra rằng việc tạo ra tri thức chủ yếu là một quá trình xã hội chứ không phải là một cá nhân. Mọi người học cùng nhau trong cuộc trò chuyện khi họ làm việc và thực hành cùng nhau. Do đó, những đổi mới quan trọng liên tục được tạo ra ở cấp cơ sở, ngoại vi và cấp địa phương, khi mọi người chia sẻ những câu hỏi và mối quan tâm chung.
“Cộng đồng thực hành” là cái mà IRL gọi là nền tảng cho quá trình xã hội học tập này. Trong công việc, chúng tôi đã gọi chúng là “cộng đồng làm việc”. Những mạng lưới tự tổ chức này được hình thành một cách tự nhiên bởi những người tham gia vào một doanh nghiệp chung - những người đang cùng nhau học hỏi thông qua thực hành công việc thực tế của họ.
Cuộc trò chuyện như một quy trình cốt lõi
IRL nhận thấy rằng kiến thức có trong các cộng đồng này thường được chia sẻ và phát triển thông qua các cuộc trò chuyện đang diễn ra. Do đó, John Seeley Brown, nhà khoa học chính tại Xerox PARC, nhận thấy nhu cầu quan trọng là phát triển các hệ thống và quy trình “giúp thúc đẩy các kiểu trò chuyện mới và hữu ích ở nơi làm việc.”
Trung tâm Học tập Tổ chức MIT (OLC) cũng đã theo đuổi thách thức này thông qua nghiên cứu liên tục về vai trò của các cuộc trò chuyện trong môi trường kinh doanh. Cộng tác với OLC, chúng tôi hiện đang phát triển các nguyên tắc và thực tiễn để hỗ trợ hội thoại chiến lược như một đòn bẩy kinh doanh chính.
Ngoài ra, Peter và Trudy Johnson-Lenz, những nhà đổi mới trong lĩnh vực công nghệ “phần mềm nhóm cộng tác”, đã khởi xướng Cộng đồng Yêu cầu và Thực hành gồm nhiều công ty tập trung vào việc hỗ trợ các cuộc trò chuyện liền mạch trong không gian mạng. Các thành viên nhóm đang tích cực thử nghiệm các cách tăng cường thực hành trò chuyện trong các cộng đồng trực tuyến, bao gồm cả việc sử dụng đối thoại chính thức và lập bản đồ câu hỏi. Cơ bản tất cả các hoạt động này đặt niềm tin rằng cuộc trò chuyện hợp tác là một tài sản chiến lược để hỗ trợ cơ sở hạ tầng học tập của tổ chức.
Alan Webber, trong bài báo tiên phong của Harvard Business Review “Có gì mới về nền kinh tế mới”, đã tiến thêm một bước nữa và khẳng định rằng cuộc trò chuyện là mạch máu của nền kinh tế tri thức. Ông giải thích khi thông tin là nguyên liệu thô và ý tưởng là đơn vị tiền tệ trao đổi, thì những cuộc trò chuyện hay trở thành yếu tố then chốt trong đó những người lao động tri thức chia sẻ và trau dồi tư duy để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ có giá trị gia tăng. Theo đánh giá của ông, “Công việc quan trọng nhất trong nền kinh tế tri thức là trò chuyện”.
Các công cụ và công nghệ hỗ trợ cuộc trò chuyện tốt
Do nhiều tổ chức vẫn hoạt động với tâm lý “ngừng nói và bắt đầu làm việc”, sẽ cần một số sự chú ý để tạo ra một môi trường công nhận và hỗ trợ trò chuyện như một quy trình cốt lõi.
Để đạt được mục tiêu này, nhiều công ty đang bắt đầu thử nghiệm các công nghệ hợp tác và các công cụ quy trình khuyến khích phát triển vốn tri thức.
Ví dụ, một công ty sản xuất sản phẩm tiêu dùng lớn đã thiết lập một quy trình lập kế hoạch sáng tạo trong toàn bộ tổ chức bán hàng của mình. Quá trình này bắt đầu với một phân tích tình hình sâu rộng, trong đó quản lý và nhân viên hiện trường khám phá tất cả các khía cạnh của môi trường kinh doanh và cạnh tranh hiện tại. Từ phân tích này, họ đưa ra một số câu hỏi cốt lõi sẽ định hướng cho các cuộc trò chuyện chiến lược tiếp theo của họ. Bằng cách khuyến khích nhân viên bán hàng phát triển sự tập trung có kỷ luật hơn vào việc đặt những câu hỏi thiết yếu, tổ chức đang khuyến khích việc sử dụng mô hình hỏi đáp để lập kế hoạch kinh doanh.
Các công ty khác đang khám phá các cách để tạo ra môi trường văn phòng khuyến khích các cuộc trò chuyện tạo ra kiến thức.
Ví dụ: Steelcase Corporation đã tạo ra các khu vực văn phòng được thiết kế như "khu vực lân cận", nơi các nhóm sản phẩm và kinh doanh làm việc cùng nhau ở gần nhau. Liền kề với các khu văn phòng này là các “không gian chung” của cộng đồng, nơi diễn ra các cuộc trò chuyện thân mật và tương tác cộng đồng. Theo phong cách tương tự, SAS Airlines ở Stockholm có một “quảng trường trung tâm” ở giữa trụ sở chính của công ty. Quảng trường có các cửa hàng và quán cà phê, nơi mọi người từ mọi cấp độ và chức năng được khuyến khích đến thăm và chia sẻ ý tưởng.
Các tổ chức khác đang phát triển các công cụ nền tảng cho công việc hợp tác.
Ví dụ: Buckman Laboratories International đã tạo ra một mạng nội bộ trên toàn thế giới cho phép lực lượng bán hàng toàn cầu của mình ở 90 quốc gia tham gia vào các cuộc trò chuyện liên tục về việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Người dùng có thể đóng góp vào các cuộc trò chuyện bất kỳ lúc nào, từ bất kỳ đâu và bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Hệ thống tự động cập nhật "chuỗi kiến thức" đang phát triển khi các câu hỏi được khám phá và câu trả lời được tìm thấy.
Tương tự như vậy, Xerox đang thử nghiệm với Jupiter, một hệ thống máy tính “thực tế xã hội ảo” mà các nhà thiết kế của nó hy vọng sẽ “hỗ trợ trí óc tổ chức”. Jupiter cung cấp bảng trắng ảo, văn phòng cá nhân, phòng họp và "phòng khách", nơi các thành viên có thể nghỉ ngơi và gặp gỡ một người bạn đến từ một thành phố hoàn toàn khác. Trong môi trường này, mọi người có thể tham gia vào các cuộc trò chuyện cộng đồng lớn hơn cũng như làm việc trong các nhóm nhỏ trong các dự án cụ thể.
Câu hỏi quan trọng
Phát triển các quy trình và cơ sở hạ tầng để khai thác trí tuệ tập thể trong một tổ chức là một phần quan trọng của việc thiết lập cuộc trò chuyện như một quy trình kinh doanh cốt lõi. Nhưng một lĩnh vực hoạt động cũng quan trọng không kém là rèn luyện kỹ năng khám phá và khám phá các câu hỏi quan trọng. Tại sao? Bởi vì chất lượng của quá trình học tập của chúng ta phụ thuộc vào chất lượng của các câu hỏi mà chúng ta đặt ra. Các câu hỏi rõ ràng, táo bạo và xuyên suốt, gợi ra đầy đủ các câu trả lời có xu hướng mở ra bối cảnh xã hội cho việc học. Những người tham gia vào cuộc trò chuyện phát triển mối quan tâm chung về mức độ sâu sắc hơn của ý nghĩa được chia sẻ.
Tập trung vào các câu hỏi thiết yếu cho phép chúng tôi thách thức các giả định cơ bản của mình theo những cách có tính xây dựng. Với sự tập trung đơn giản và nhất quán vào các câu hỏi quan trọng, các cuộc trò chuyện thông thường được chuyển thành cuộc điều tra tập thể. Khi những câu hỏi này “di chuyển” xuyên suốt hệ thống, chúng cho phép các giải pháp sáng tạo xuất hiện theo những cách bất ngờ.
Hệ thống yêu cầu hàng đầu
Những kỹ năng, kiến thức và phẩm chất cá nhân nào sẽ được yêu cầu trong các tổ chức có mạng lưới cộng tác nhiều hơn trong tương lai? Kỹ năng lãnh đạo mới sẽ thúc đẩy sự phát triển của các hệ thống hỏi đáp — các hệ thống tăng cường năng lực học hỏi, thích ứng và tạo ra giá trị xã hội và kinh doanh lâu dài là gì? Chúng tôi tin rằng có một số kỹ năng cần thiết cho quá trình này.
Khung câu hỏi chiến lược. Ray Kroc, người sáng lập McDonald’s, đã đưa công ty đó đến vị trí ưu việt trên thị trường bằng cách đặt ra một câu hỏi đơn giản nhưng mạnh mẽ cho các đồng nghiệp của mình: “Làm thế nào chúng tôi có thể đảm bảo một chiếc bánh hamburger phù hợp cho những người đang di chuyển trên đường?”
Nắm vững nghệ thuật và kiến trúc của việc đóng khung các câu hỏi mạnh mẽ, truyền cảm hứng cho đối thoại chiến lược và hành động cam kết sẽ là một kỹ năng lãnh đạo quan trọng. Các câu hỏi chiến lược tạo ra sự bất hòa giữa kinh nghiệm và niềm tin hiện tại đồng thời gợi lên những khả năng mới cho việc khám phá tập thể. Nhưng chúng cũng đóng vai trò là chất keo kết dính mạng lưới các cuộc trò chuyện chồng chéo nhau, trong đó các nguồn lực đa dạng kết hợp và tổng hợp lại để tạo ra các giải pháp sáng tạo và giá trị kinh doanh.
Thúc đẩy cuộc trò chuyện Học tập. Là một khía cạnh cốt lõi khác của công việc mới này, các nhà lãnh đạo sẽ tạo ra nhiều cơ hội để học hỏi các cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, cuộc trò chuyện thực sự ít có khả năng xảy ra trong môi trường sợ hãi, không tin tưởng và kiểm soát thứ bậc. Tâm trí và trái tim con người phải hoàn toàn tham gia vào cuộc trò chuyện đích thực để kiến thức mới được xây dựng.
Do đó, khả năng tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc trò chuyện trong công việc nhằm nâng cao lòng tin và giảm bớt sự sợ hãi sẽ trở thành một năng lực lãnh đạo quan trọng. Để thành công trong việc theo đuổi này, các nhà lãnh đạo sẽ cần củng cố các kỹ năng của họ trong việc sử dụng đối thoại và các phương pháp tiếp cận khác giúp tăng cường năng lực tập thể.
Những kỹ năng này bao gồm:
• Tạo ra một bầu không khí khám phá;
• Đình chỉ các bản án (kết luận) sớm;
• Khám phá các giả định và niềm tin cơ bản;
• Lắng nghe sự kết nối giữa các ý tưởng;
• Tôn vinh các quan điểm đa dạng; và
• Kết nối sự hiểu biết được chia sẻ.
Trong quá trình này, tính xác thực, tính chính trực và các giá trị cá nhân của các nhà lãnh đạo sẽ trở thành trọng tâm trong vai trò “người truyền đạt và kết nối” —của cả con người và ý tưởng. Tăng cường các mối quan hệ cá nhân thông qua mạng lưới các cuộc trò chuyện hợp tác sẽ là điều cần thiết để xây dựng vốn tri thức.
Đánh giá cao yêu cầu hỗ trợ
Tạo ra các cuộc trò chuyện cởi mở sẽ đòi hỏi sự thay đổi trong định hướng của nhà lãnh đạo từ việc tập trung vào những gì không hiệu quả và cách khắc phục nó, sang khám phá và đánh giá cao những gì đang hiệu quả và cách tận dụng nó. Tìm hiểu, đánh giá cao các yêu cầu hỗ trợ được phát triển bởi David Cooperrider và các đồng nghiệp của ông tại Đại học Case Western như một quy trình kinh doanh mạnh mẽ để đánh giá các nguồn kiến thức, sức sống và năng lượng chưa được khai thác trước đây. Khi được sử dụng một cách có kỷ luật, loại câu hỏi này sẽ kích thích các cuộc trò chuyện sôi nổi về các giá trị cơ bản của tổ chức và khám phá ra những tài sản tiềm ẩn tạo nên giá trị xã hội và kinh doanh bền vững.
Chuyển trọng tâm theo hướng này cho phép các nhà lãnh đạo thúc đẩy mạng lưới các cuộc trò chuyện tập trung vào việc tận dụng các khả năng mới nổi hơn là chỉ sửa chữa những sai lầm trong quá khứ. Thái độ này tạo ra một “không gian chung” của sự tin tưởng và đánh giá cao lẫn nhau, trong đó các nhóm cảm thấy được khuyến khích khám phá và chia sẻ những đóng góp độc đáo của họ để xây dựng vốn tri thức chung của họ.
Nuôi dưỡng ý nghĩa được chia sẻ: Khi các tổ chức bước vào thế kỷ 21, các nhà lãnh đạo sẽ phát hiện ra rằng một trong những đóng góp độc đáo của họ là cung cấp “khả năng lãnh đạo về mặt khái niệm” - tạo ra một bối cảnh lớn hơn trong đó các nhóm có thể đào sâu hoặc thay đổi tư duy của họ cùng nhau.
Để xây dựng bối cảnh chia sẻ, trước tiên chúng ta phải hiểu tầm quan trọng của ngôn ngữ đối với việc hình thành suy nghĩ của chúng ta. Chúng tôi tạo ra ý nghĩa của những trải nghiệm của mình thông qua những câu chuyện, hình ảnh và phép ẩn dụ. Để khai thác nguồn ý nghĩa được chia sẻ này, các nhà lãnh đạo cần dành thời gian và sự chú ý vào việc đóng khung ngôn ngữ chung và phát triển các hình ảnh và phép ẩn dụ được chia sẻ. Điều này có thể được thực hiện bằng cách xây dựng các kịch bản hấp dẫn - “câu chuyện của tương lai” mang lại ý nghĩa chung và mục đích chung trên khắp các ranh giới của tổ chức. Ngoài ra, điều quan trọng là phải kết hợp thời gian để phản ánh toàn hệ thống, để tạo điều kiện cho sự “hình thành ý thức” của tập thể, điều cần thiết trong thời kỳ hỗn loạn và thay đổi.
Nuôi dưỡng cộng đồng thực hành: Phần lớn việc học hỏi và sáng tạo kiến thức trong một tổ chức xảy ra thông qua các mối quan hệ không chính thức. Một số giám đốc điều hành và chiến lược gia ngày nay đã được đào tạo để nhận thấy và tôn vinh cấu trúc xã hội của “các cộng đồng thực hành” không chính thức.
Nuôi dưỡng và duy trì những cộng đồng học tập này sẽ là một khía cạnh cốt lõi khác trong công việc mới của nhà lãnh đạo. Các nguyên tắc tổ chức cộng đồng - bao gồm tuyển dụng tình nguyện viên, triệu tập họp mặt, phát triển quan hệ đối tác và tổ chức lễ kỷ niệm - sẽ rất cần thiết cho thực tiễn này. Cuối cùng, các cộng đồng thực hành hiện có cần được quan tâm đúng mức khi tổ chức lại các quy trình làm việc, để các luồng công việc mới không phá hủy kiến thức tập thể được đúc kết trong đó.
Sử dụng Công nghệ cộng tác: Khái niệm về máy tính cá nhân đang nhanh chóng nhường chỗ cho “máy tính giữa các cá nhân”. Các công nghệ hợp tác mới tạo ra các khả năng cho các kiểu hội thoại khác nhau. Mọi người có thể “nhìn thấy” những ý tưởng sáng tạo bật lên trên màn hình máy tính của họ hoặc trên những bức tranh treo tường lớn do các chuyên gia đồ họa tạo ra. Những cuộc trò chuyện tương tác, đa giác quan như vậy cho phép mọi người chia sẻ suy nghĩ của họ và tạo ra kiến thức theo những cách mà trước đây hiếm khi có thể làm được.
Khi các công cụ này trở nên phổ biến rộng rãi hơn, khái niệm “lãnh đạo” sẽ mở rộng để bao gồm việc tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện trực tuyến và hỗ trợ thiết kế các hệ thống học tập tích hợp cho phép đồng tạo ra các sản phẩm và dịch vụ giữa các nhóm làm việc được phân bổ rộng rãi.
Tạo ra tương lai
Ở nơi học tập hợp tác và tư duy đột phá là yêu cầu cho một tương lai kinh doanh bền vững, việc phát triển các công cụ và môi trường thích hợp để hỗ trợ các cuộc trò chuyện tốt là điều cần thiết. Do vậy, mạng lưới và bản chất của các cuộc trò chuyện đó sẽ giúp xác định năng lực chiến lược của tổ chức để tạo ra tương lai mà tổ chức mong muốn, thay vì bị buộc phải sống với tương lai mà tổ chức có được.
Tất cả mọi người đều có trách nhiệm nhìn thấy những cách thức có hệ thống trong đó cuộc trò chuyện giúp tổ chức học tập phát triển và sử dụng các nguyên tắc quy trình, công cụ và công nghệ để hỗ trợ sự phát triển này. Vì chỉ bằng cách này, các tổ chức mới có thể trau dồi cả kiến thức cần thiết để phát triển ngày hôm nay và sự khôn ngoan cần thiết để đảm bảo một tương lai bền vững.
ChatOps là một nền tảng không gian làm việc số thúc đẩy cộng tác linh hoạt thông qua việc thúc đẩy giao tiếp, trò chuyện liền mạch trong doanh nghiệp với đầy đủ các tính năng: chat theo luồng, quản trị công việc bằng Kanban, voice room, tự động hóa bằng Digital Assistant, AI Chatbot, …
Đọc thêm bài viết: Cải thiện hợp tác trong doanh nghiệp quan trọng như thế nào?

Hãy dành một chút thời gian để đeo một bộ kính mới. Thay đổi quan điểm của bạn.
Việc học tập, chia sẻ kiến thức hay lan toả các giá trị trong tổ chức thường không diễn ra trong các phòng họp, phòng hội thảo mà ở những quán cafe, bên ngoài hành lang hay ở những nơi tạo ra sự thoải mái khi trò chuyện. Thông qua email, điện thoại hay các cuộc đối thoại với đồng nghiệp, mọi người không chỉ học tập mà còn khám phá ra các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề kinh doanh chính.
Tìm hiểu thêm về 03 cách để trở nên minh bạch trong tổ chức.
Các cuộc đối thoại như vậy cần được xem như là một nguồn sức sống tự nhiên cần được gieo trồng và nuôi dưỡng. Việc đào sâu các cuộc đối thoại, trò chuyện là những con đường tự nhiên tạo ra thông tin và dòng chảy năng lượng trong tổ chức.
Mạng lưới các cuộc trò chuyện học hỏi không chính thức này xung quanh những câu hỏi quan trọng cũng là một quy trình kinh doanh cốt lõi như tiếp thị, phân phối hoặc phát triển sản phẩm trong mỗi tổ chức. Nó là nguồn trí tuệ tổ chức sinh ra cho phép các quy trình kinh doanh khác tạo ra kết quả tích cực. Một cách tiếp cận chiến lược hơn đối với quy trình cốt lõi này không chỉ là việc đánh giá cao vốn tri thức của tổ chức mà còn có thể tạo ra giá trị kinh doanh bền vững trong nền kinh tế tri thức.
Sức mạnh của cuộc trò chuyện
Tất cả chúng ta, đều đã trải qua những cuộc trò chuyện có tác động mạnh mẽ đến mỗi người - cuộc trò chuyện khơi dậy một cái nhìn sâu sắc mới hoặc giúp chúng ta nhìn nhận vấn đề theo một cách hoàn toàn khác. Điều gì làm nên sự khác biệt của kiểu trò chuyện có tính chất biến đổi này so với nhiều cuộc trao đổi diễn ra hàng ngày tại nơi làm việc? Những phẩm chất làm cho nó đáng giá là gì?
Chúng tôi đã đặt câu hỏi này cho hàng trăm giám đốc điều hành và nhân viên ở các nền văn hóa đa dạng trên toàn cầu. Mặc dù chúng tôi nhận thấy có rất nhiều trải nghiệm cá nhân, nhưng các tinh thần chung của các cuộc đối thoại như vậy bao gồm:
• Có một cảm giác tôn trọng lẫn nhau giữa chúng tôi.
• Chúng tôi đã dành thời gian để thực sự trò chuyện cùng nhau và suy nghĩ về điều mà mỗi chúng tôi nghĩ là quan trọng.
• Chúng tôi lắng nghe lẫn nhau, ngay cả khi có sự khác biệt.
• Chúng tôi đã được chấp nhận và không bị đánh giá bởi những người khác trong cuộc trò chuyện.
• Cuộc trò chuyện đã giúp củng cố mối quan hệ của chúng tôi.
• Chúng tôi đã khám phá những câu hỏi quan trọng.
• Chúng tôi đã phát triển ý nghĩa chia sẻ mà không có khi chúng tôi bắt đầu.
• Tôi đã học được điều gì đó mới hoặc quan trọng.
• Nó củng cố cam kết chung của chúng tôi.
Khi chúng ta coi sức mạnh của cuộc trò chuyện để tạo ra cái nhìn sâu sắc mới hoặc hành động cam kết, tầm quan trọng của nó trong cuộc sống công việc của chúng ta là khá rõ ràng. Fernando Flores, một trong những người đầu tiên nêu bật mối liên kết quan trọng này đã nói rằng “kết quả của một tổ chức được xác định thông qua mạng lưới cam kết của con người, sinh ra trong mạng lưới các cuộc trò chuyện của con người.” Chúng tôi chia sẻ một di sản chung, là những sinh vật xã hội về cơ bản, những người trò chuyện, tổ chức hành động cùng nhau và tạo ra một tương lai chung.
Tuy nhiên, quan điểm coi trò chuyện như một cách tổ chức hành động này lại mâu thuẫn với một nguyên lý cơ bản trong nhiều nền văn hóa tổ chức - một nguyên lý dựa trên sắc lệnh, “ngừng nói và bắt tay vào làm việc!”với niềm tin cơ bản là cuộc trò chuyện làm mất thời gian khỏi công việc “quan trọng” hơn của tổ chức.
Nghịch lý thay, những gì chúng ta đang phát hiện ra là cuộc nói chuyện - mạng lưới các cuộc trò chuyện, đối thoại - lại thực sự xúc tác hành động. Thông qua cuộc trò chuyện, chúng tôi phát hiện ra ai quan tâm đến điều gì và ai sẽ chịu trách nhiệm giải trình cho các bước tiếp theo. Nó là phương tiện thông qua đó các yêu cầu được bắt đầu và các cam kết được thực hiện. Từ góc độ này, một nguyên tắc hoạt động hữu ích hơn cho cuộc sống tổ chức có thể là "bắt đầu nói chuyện và bắt đầu làm việc!"
Đương nhiên, muốn làm được điều đó, bạn cần phải Hiểu đúng về Business Chat trong doanh nghiệp và vai trò hết sức quan trọng của nó.
Khám phá các cộng đồng thực hành
Etienne Wenger và các đồng nghiệp của ông tại Viện Nghiên cứu về Học tập (IRL), đã xác nhận tầm quan trọng của cuộc trò chuyện cộng tác khi họ nghiên cứu cách thức học tập thực sự diễn ra trong một tổ chức. Sử dụng các nhóm liên ngành gồm các nhà nhân loại học, xã hội học, nhà khoa học nhận thức và chuyên gia công nghệ, IRL đã phát hiện ra rằng việc tạo ra tri thức chủ yếu là một quá trình xã hội chứ không phải là một cá nhân. Mọi người học cùng nhau trong cuộc trò chuyện khi họ làm việc và thực hành cùng nhau. Do đó, những đổi mới quan trọng liên tục được tạo ra ở cấp cơ sở, ngoại vi và cấp địa phương, khi mọi người chia sẻ những câu hỏi và mối quan tâm chung.
“Cộng đồng thực hành” là cái mà IRL gọi là nền tảng cho quá trình xã hội học tập này. Trong công việc, chúng tôi đã gọi chúng là “cộng đồng làm việc”. Những mạng lưới tự tổ chức này được hình thành một cách tự nhiên bởi những người tham gia vào một doanh nghiệp chung - những người đang cùng nhau học hỏi thông qua thực hành công việc thực tế của họ.
Cuộc trò chuyện như một quy trình cốt lõi
IRL nhận thấy rằng kiến thức có trong các cộng đồng này thường được chia sẻ và phát triển thông qua các cuộc trò chuyện đang diễn ra. Do đó, John Seeley Brown, nhà khoa học chính tại Xerox PARC, nhận thấy nhu cầu quan trọng là phát triển các hệ thống và quy trình “giúp thúc đẩy các kiểu trò chuyện mới và hữu ích ở nơi làm việc.”
Trung tâm Học tập Tổ chức MIT (OLC) cũng đã theo đuổi thách thức này thông qua nghiên cứu liên tục về vai trò của các cuộc trò chuyện trong môi trường kinh doanh. Cộng tác với OLC, chúng tôi hiện đang phát triển các nguyên tắc và thực tiễn để hỗ trợ hội thoại chiến lược như một đòn bẩy kinh doanh chính.
Ngoài ra, Peter và Trudy Johnson-Lenz, những nhà đổi mới trong lĩnh vực công nghệ “phần mềm nhóm cộng tác”, đã khởi xướng Cộng đồng Yêu cầu và Thực hành gồm nhiều công ty tập trung vào việc hỗ trợ các cuộc trò chuyện liền mạch trong không gian mạng. Các thành viên nhóm đang tích cực thử nghiệm các cách tăng cường thực hành trò chuyện trong các cộng đồng trực tuyến, bao gồm cả việc sử dụng đối thoại chính thức và lập bản đồ câu hỏi. Cơ bản tất cả các hoạt động này đặt niềm tin rằng cuộc trò chuyện hợp tác là một tài sản chiến lược để hỗ trợ cơ sở hạ tầng học tập của tổ chức.
Alan Webber, trong bài báo tiên phong của Harvard Business Review “Có gì mới về nền kinh tế mới”, đã tiến thêm một bước nữa và khẳng định rằng cuộc trò chuyện là mạch máu của nền kinh tế tri thức. Ông giải thích khi thông tin là nguyên liệu thô và ý tưởng là đơn vị tiền tệ trao đổi, thì những cuộc trò chuyện hay trở thành yếu tố then chốt trong đó những người lao động tri thức chia sẻ và trau dồi tư duy để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ có giá trị gia tăng. Theo đánh giá của ông, “Công việc quan trọng nhất trong nền kinh tế tri thức là trò chuyện”.
Các công cụ và công nghệ hỗ trợ cuộc trò chuyện tốt
Do nhiều tổ chức vẫn hoạt động với tâm lý “ngừng nói và bắt đầu làm việc”, sẽ cần một số sự chú ý để tạo ra một môi trường công nhận và hỗ trợ trò chuyện như một quy trình cốt lõi.
Để đạt được mục tiêu này, nhiều công ty đang bắt đầu thử nghiệm các công nghệ hợp tác và các công cụ quy trình khuyến khích phát triển vốn tri thức.
Ví dụ, một công ty sản xuất sản phẩm tiêu dùng lớn đã thiết lập một quy trình lập kế hoạch sáng tạo trong toàn bộ tổ chức bán hàng của mình. Quá trình này bắt đầu với một phân tích tình hình sâu rộng, trong đó quản lý và nhân viên hiện trường khám phá tất cả các khía cạnh của môi trường kinh doanh và cạnh tranh hiện tại. Từ phân tích này, họ đưa ra một số câu hỏi cốt lõi sẽ định hướng cho các cuộc trò chuyện chiến lược tiếp theo của họ. Bằng cách khuyến khích nhân viên bán hàng phát triển sự tập trung có kỷ luật hơn vào việc đặt những câu hỏi thiết yếu, tổ chức đang khuyến khích việc sử dụng mô hình hỏi đáp để lập kế hoạch kinh doanh.
Các công ty khác đang khám phá các cách để tạo ra môi trường văn phòng khuyến khích các cuộc trò chuyện tạo ra kiến thức.
Ví dụ: Steelcase Corporation đã tạo ra các khu vực văn phòng được thiết kế như "khu vực lân cận", nơi các nhóm sản phẩm và kinh doanh làm việc cùng nhau ở gần nhau. Liền kề với các khu văn phòng này là các “không gian chung” của cộng đồng, nơi diễn ra các cuộc trò chuyện thân mật và tương tác cộng đồng. Theo phong cách tương tự, SAS Airlines ở Stockholm có một “quảng trường trung tâm” ở giữa trụ sở chính của công ty. Quảng trường có các cửa hàng và quán cà phê, nơi mọi người từ mọi cấp độ và chức năng được khuyến khích đến thăm và chia sẻ ý tưởng.
Các tổ chức khác đang phát triển các công cụ nền tảng cho công việc hợp tác.
Ví dụ: Buckman Laboratories International đã tạo ra một mạng nội bộ trên toàn thế giới cho phép lực lượng bán hàng toàn cầu của mình ở 90 quốc gia tham gia vào các cuộc trò chuyện liên tục về việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Người dùng có thể đóng góp vào các cuộc trò chuyện bất kỳ lúc nào, từ bất kỳ đâu và bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Hệ thống tự động cập nhật "chuỗi kiến thức" đang phát triển khi các câu hỏi được khám phá và câu trả lời được tìm thấy.
Tương tự như vậy, Xerox đang thử nghiệm với Jupiter, một hệ thống máy tính “thực tế xã hội ảo” mà các nhà thiết kế của nó hy vọng sẽ “hỗ trợ trí óc tổ chức”. Jupiter cung cấp bảng trắng ảo, văn phòng cá nhân, phòng họp và "phòng khách", nơi các thành viên có thể nghỉ ngơi và gặp gỡ một người bạn đến từ một thành phố hoàn toàn khác. Trong môi trường này, mọi người có thể tham gia vào các cuộc trò chuyện cộng đồng lớn hơn cũng như làm việc trong các nhóm nhỏ trong các dự án cụ thể.
Câu hỏi quan trọng
Phát triển các quy trình và cơ sở hạ tầng để khai thác trí tuệ tập thể trong một tổ chức là một phần quan trọng của việc thiết lập cuộc trò chuyện như một quy trình kinh doanh cốt lõi. Nhưng một lĩnh vực hoạt động cũng quan trọng không kém là rèn luyện kỹ năng khám phá và khám phá các câu hỏi quan trọng. Tại sao? Bởi vì chất lượng của quá trình học tập của chúng ta phụ thuộc vào chất lượng của các câu hỏi mà chúng ta đặt ra. Các câu hỏi rõ ràng, táo bạo và xuyên suốt, gợi ra đầy đủ các câu trả lời có xu hướng mở ra bối cảnh xã hội cho việc học. Những người tham gia vào cuộc trò chuyện phát triển mối quan tâm chung về mức độ sâu sắc hơn của ý nghĩa được chia sẻ.
Tập trung vào các câu hỏi thiết yếu cho phép chúng tôi thách thức các giả định cơ bản của mình theo những cách có tính xây dựng. Với sự tập trung đơn giản và nhất quán vào các câu hỏi quan trọng, các cuộc trò chuyện thông thường được chuyển thành cuộc điều tra tập thể. Khi những câu hỏi này “di chuyển” xuyên suốt hệ thống, chúng cho phép các giải pháp sáng tạo xuất hiện theo những cách bất ngờ.
Hệ thống yêu cầu hàng đầu
Những kỹ năng, kiến thức và phẩm chất cá nhân nào sẽ được yêu cầu trong các tổ chức có mạng lưới cộng tác nhiều hơn trong tương lai? Kỹ năng lãnh đạo mới sẽ thúc đẩy sự phát triển của các hệ thống hỏi đáp — các hệ thống tăng cường năng lực học hỏi, thích ứng và tạo ra giá trị xã hội và kinh doanh lâu dài là gì? Chúng tôi tin rằng có một số kỹ năng cần thiết cho quá trình này.
Khung câu hỏi chiến lược. Ray Kroc, người sáng lập McDonald’s, đã đưa công ty đó đến vị trí ưu việt trên thị trường bằng cách đặt ra một câu hỏi đơn giản nhưng mạnh mẽ cho các đồng nghiệp của mình: “Làm thế nào chúng tôi có thể đảm bảo một chiếc bánh hamburger phù hợp cho những người đang di chuyển trên đường?”
Nắm vững nghệ thuật và kiến trúc của việc đóng khung các câu hỏi mạnh mẽ, truyền cảm hứng cho đối thoại chiến lược và hành động cam kết sẽ là một kỹ năng lãnh đạo quan trọng. Các câu hỏi chiến lược tạo ra sự bất hòa giữa kinh nghiệm và niềm tin hiện tại đồng thời gợi lên những khả năng mới cho việc khám phá tập thể. Nhưng chúng cũng đóng vai trò là chất keo kết dính mạng lưới các cuộc trò chuyện chồng chéo nhau, trong đó các nguồn lực đa dạng kết hợp và tổng hợp lại để tạo ra các giải pháp sáng tạo và giá trị kinh doanh.
Thúc đẩy cuộc trò chuyện Học tập. Là một khía cạnh cốt lõi khác của công việc mới này, các nhà lãnh đạo sẽ tạo ra nhiều cơ hội để học hỏi các cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, cuộc trò chuyện thực sự ít có khả năng xảy ra trong môi trường sợ hãi, không tin tưởng và kiểm soát thứ bậc. Tâm trí và trái tim con người phải hoàn toàn tham gia vào cuộc trò chuyện đích thực để kiến thức mới được xây dựng.
Do đó, khả năng tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc trò chuyện trong công việc nhằm nâng cao lòng tin và giảm bớt sự sợ hãi sẽ trở thành một năng lực lãnh đạo quan trọng. Để thành công trong việc theo đuổi này, các nhà lãnh đạo sẽ cần củng cố các kỹ năng của họ trong việc sử dụng đối thoại và các phương pháp tiếp cận khác giúp tăng cường năng lực tập thể.
Những kỹ năng này bao gồm:
• Tạo ra một bầu không khí khám phá;
• Đình chỉ các bản án (kết luận) sớm;
• Khám phá các giả định và niềm tin cơ bản;
• Lắng nghe sự kết nối giữa các ý tưởng;
• Tôn vinh các quan điểm đa dạng; và
• Kết nối sự hiểu biết được chia sẻ.
Trong quá trình này, tính xác thực, tính chính trực và các giá trị cá nhân của các nhà lãnh đạo sẽ trở thành trọng tâm trong vai trò “người truyền đạt và kết nối” —của cả con người và ý tưởng. Tăng cường các mối quan hệ cá nhân thông qua mạng lưới các cuộc trò chuyện hợp tác sẽ là điều cần thiết để xây dựng vốn tri thức.
Đánh giá cao yêu cầu hỗ trợ
Tạo ra các cuộc trò chuyện cởi mở sẽ đòi hỏi sự thay đổi trong định hướng của nhà lãnh đạo từ việc tập trung vào những gì không hiệu quả và cách khắc phục nó, sang khám phá và đánh giá cao những gì đang hiệu quả và cách tận dụng nó. Tìm hiểu, đánh giá cao các yêu cầu hỗ trợ được phát triển bởi David Cooperrider và các đồng nghiệp của ông tại Đại học Case Western như một quy trình kinh doanh mạnh mẽ để đánh giá các nguồn kiến thức, sức sống và năng lượng chưa được khai thác trước đây. Khi được sử dụng một cách có kỷ luật, loại câu hỏi này sẽ kích thích các cuộc trò chuyện sôi nổi về các giá trị cơ bản của tổ chức và khám phá ra những tài sản tiềm ẩn tạo nên giá trị xã hội và kinh doanh bền vững.
Chuyển trọng tâm theo hướng này cho phép các nhà lãnh đạo thúc đẩy mạng lưới các cuộc trò chuyện tập trung vào việc tận dụng các khả năng mới nổi hơn là chỉ sửa chữa những sai lầm trong quá khứ. Thái độ này tạo ra một “không gian chung” của sự tin tưởng và đánh giá cao lẫn nhau, trong đó các nhóm cảm thấy được khuyến khích khám phá và chia sẻ những đóng góp độc đáo của họ để xây dựng vốn tri thức chung của họ.
Nuôi dưỡng ý nghĩa được chia sẻ: Khi các tổ chức bước vào thế kỷ 21, các nhà lãnh đạo sẽ phát hiện ra rằng một trong những đóng góp độc đáo của họ là cung cấp “khả năng lãnh đạo về mặt khái niệm” - tạo ra một bối cảnh lớn hơn trong đó các nhóm có thể đào sâu hoặc thay đổi tư duy của họ cùng nhau.
Để xây dựng bối cảnh chia sẻ, trước tiên chúng ta phải hiểu tầm quan trọng của ngôn ngữ đối với việc hình thành suy nghĩ của chúng ta. Chúng tôi tạo ra ý nghĩa của những trải nghiệm của mình thông qua những câu chuyện, hình ảnh và phép ẩn dụ. Để khai thác nguồn ý nghĩa được chia sẻ này, các nhà lãnh đạo cần dành thời gian và sự chú ý vào việc đóng khung ngôn ngữ chung và phát triển các hình ảnh và phép ẩn dụ được chia sẻ. Điều này có thể được thực hiện bằng cách xây dựng các kịch bản hấp dẫn - “câu chuyện của tương lai” mang lại ý nghĩa chung và mục đích chung trên khắp các ranh giới của tổ chức. Ngoài ra, điều quan trọng là phải kết hợp thời gian để phản ánh toàn hệ thống, để tạo điều kiện cho sự “hình thành ý thức” của tập thể, điều cần thiết trong thời kỳ hỗn loạn và thay đổi.
Nuôi dưỡng cộng đồng thực hành: Phần lớn việc học hỏi và sáng tạo kiến thức trong một tổ chức xảy ra thông qua các mối quan hệ không chính thức. Một số giám đốc điều hành và chiến lược gia ngày nay đã được đào tạo để nhận thấy và tôn vinh cấu trúc xã hội của “các cộng đồng thực hành” không chính thức.
Nuôi dưỡng và duy trì những cộng đồng học tập này sẽ là một khía cạnh cốt lõi khác trong công việc mới của nhà lãnh đạo. Các nguyên tắc tổ chức cộng đồng - bao gồm tuyển dụng tình nguyện viên, triệu tập họp mặt, phát triển quan hệ đối tác và tổ chức lễ kỷ niệm - sẽ rất cần thiết cho thực tiễn này. Cuối cùng, các cộng đồng thực hành hiện có cần được quan tâm đúng mức khi tổ chức lại các quy trình làm việc, để các luồng công việc mới không phá hủy kiến thức tập thể được đúc kết trong đó.
Sử dụng Công nghệ cộng tác: Khái niệm về máy tính cá nhân đang nhanh chóng nhường chỗ cho “máy tính giữa các cá nhân”. Các công nghệ hợp tác mới tạo ra các khả năng cho các kiểu hội thoại khác nhau. Mọi người có thể “nhìn thấy” những ý tưởng sáng tạo bật lên trên màn hình máy tính của họ hoặc trên những bức tranh treo tường lớn do các chuyên gia đồ họa tạo ra. Những cuộc trò chuyện tương tác, đa giác quan như vậy cho phép mọi người chia sẻ suy nghĩ của họ và tạo ra kiến thức theo những cách mà trước đây hiếm khi có thể làm được.
Khi các công cụ này trở nên phổ biến rộng rãi hơn, khái niệm “lãnh đạo” sẽ mở rộng để bao gồm việc tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện trực tuyến và hỗ trợ thiết kế các hệ thống học tập tích hợp cho phép đồng tạo ra các sản phẩm và dịch vụ giữa các nhóm làm việc được phân bổ rộng rãi.
Tạo ra tương lai
Ở nơi học tập hợp tác và tư duy đột phá là yêu cầu cho một tương lai kinh doanh bền vững, việc phát triển các công cụ và môi trường thích hợp để hỗ trợ các cuộc trò chuyện tốt là điều cần thiết. Do vậy, mạng lưới và bản chất của các cuộc trò chuyện đó sẽ giúp xác định năng lực chiến lược của tổ chức để tạo ra tương lai mà tổ chức mong muốn, thay vì bị buộc phải sống với tương lai mà tổ chức có được.
Tất cả mọi người đều có trách nhiệm nhìn thấy những cách thức có hệ thống trong đó cuộc trò chuyện giúp tổ chức học tập phát triển và sử dụng các nguyên tắc quy trình, công cụ và công nghệ để hỗ trợ sự phát triển này. Vì chỉ bằng cách này, các tổ chức mới có thể trau dồi cả kiến thức cần thiết để phát triển ngày hôm nay và sự khôn ngoan cần thiết để đảm bảo một tương lai bền vững.
ChatOps là một nền tảng không gian làm việc số thúc đẩy cộng tác linh hoạt thông qua việc thúc đẩy giao tiếp, trò chuyện liền mạch trong doanh nghiệp với đầy đủ các tính năng: chat theo luồng, quản trị công việc bằng Kanban, voice room, tự động hóa bằng Digital Assistant, AI Chatbot, …
Đọc thêm bài viết: Cải thiện hợp tác trong doanh nghiệp quan trọng như thế nào?
Các bài viết khác
Liên hệ tư vấn
