Quản trị tri thức là gì và tại sao doanh nghiệp không nên lãng quên điều này?

Quản trị tri thức nghe rất quen nhưng dường như lại là cụm quản trị dễ bị lãng quên nhất trong doanh nghiệp hiện nay. Vòng xoáy của quản lý kinh doanh, quản lý nhân sự, quản lý dự án, … đều là những điểm nóng luôn được quan tâm. Thế nhưng trong quản trị hiện đại, đặc biệt trong thời kì đầy biến động hiện nay, bạn nên thật sự suy ngẫm và nhìn nhận lại điều này để có một nền tảng vững chắc cho định hướng chuyển đổi sắp tới của doanh nghiệp mình.
Quản trị tri thức thực sự là gì?
Để hiểu quản lý tri thức trước hết chúng ta phải hiểu kiến thức là gì. Có các định nghĩa khác nhau về tri thức.
Theo Liebowitz và Beckman (1998), “Tri thức là thông tin ứng dụng tích cực hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ, giải quyết vấn đề và ra quyết định." Nonaka và Takeuchi (1995) đã định nghĩa tri thức bằng cách so sánh nó với thông tin.
Theo theo định nghĩa này, "Không giống như thông tin, tri thức là về niềm tin và sự cam kết, là một chức năng về một lập trường, quan điểm hoặc ý định cụ thể, là về hành động”.
Tri thức giống thông tin về ý nghĩa. Nó trong ngữ cảnh cụ thể và quan hệ. Cả hai định nghĩa đều nhấn mạnh tính chất ứng dụng tri thức, tức là, nó phải phục vụ một số mục tiêu của tổ chức. Cả hai đều gợi ý rằng tri thức được tạo ra từ thông tin. Nonaka và Takeuchi (1995) nhấn mạnh tính đặc trưng của con người về tri thức bằng cách liên kết nó với niềm tin và cam kết của người nắm giữ nó. Vì vậy, những gì là tri thức cho một người có thể không là tri thức cho một người khác.
Hình 1: Mô tả dữ liệu, thông tin và phân cấp tri thức.
Tam giác kiến thức ngược đại diện cho thực tế là thông tin mang nhiều ý nghĩa hơn so với dữ liệu, và tri thức mang hầu hết ý nghĩa. Dữ liệu được chuyển đổi thành thông tin bằng cách thêm ngữ cảnh vào đó. Thông tin được chuyển đổi thành kiến thức khi một người giải thích nó dựa trên kiến thức hiện có của anh ấy / cô ấy. Do đó, tri thức không chỉ nhạy cảm với ngữ cảnh mà còn là người cụ thể. Tóm lại, thông tin là dữ liệu có ý nghĩa và tri thức là thông tin được giải thích và / hoặc được đồng hóa bởi một người sử dụng kiến thức trước.
Tri thức có thể được chia thành hai loại: tri thức ẩn và hiện (Nonaka và Takeuchi, 1995).
- Tri thức ẩn nằm trong đầu của các cá nhân. Nó khó chính thức hóa và truyền đạt những kiến thức đó cho người khác.
- Tri thức hiện có thể hệ thống hóa được. Nó có thể được diễn đạt bằng một ngôn ngữ trang trọng. Ví dụ về như vậy tri thức là mô tả quy trình, thủ tục văn phòng, các phương pháp hay nhất, v.v.
Quản trị tri thức đề cập đến việc tạo ra, phân phối và chia sẻ kiến thức trong tổ chức. Cá nhân hóa và mã hóa là hai chiến lược quản lý tri thức thống trị (Hansen và cộng sự, 1999). Chiến lược cá nhân hóa đặt nhấn mạnh vào việc chuyển giao tri thức ẩn từ một người sang người khác, trong khi chiến lược mã hóa dựa vào việc tái sử dụng tri thức hiện.
Sự sáng tạo tri thức diễn ra thông qua chuyển đổi tri thức ẩn thành tri thức hiện và quay lại tri thức ẩn thông qua bốn quy trình được mô tả trong
Hình 2: Do đó tạo ra vòng xoắn tri thức (Nonaka và Takeuchi, 1995).
Tri thức ẩn có thể chuyển từ một cá nhân sang những người khác thông qua xã hội hóa. Ví dụ về chuyển giao tri thức như vậy là học nghề và đào tạo tại chỗ. Tri thức ẩn được chuyển đổi thành tri thức hiện thông qua ngoại hóa.
Ví dụ về quá trình này là viết, quá trình giao tiếp, thu nhận kiến thức được sử dụng trong phát triển hệ thống chuyên gia, v.v. Sự kết hợp tạo ra tri thức hiện mới bằng cách kết hợp các tri thức hiện khác nhau.
Cụ thể hơn, thông tin chi tiết mới có thể thu được từ dữ liệu hoạt động thông qua việc sử dụng công nghệ khai thác dữ liệu. Nội hóa là quá trình mà một người hấp thụ tri thức bên ngoài bằng cách hình thành mô hình tinh thần của riêng mình hoặc bí quyết kỹ thuật. Một ví dụ của quá trình này là khi bạn nghiên cứu một khái niệm từ một cuốn sách và tìm hiểu nó bằng cách tự hiểu nó.
Trong khi sáng tạo tri thức là một hoạt động quan trọng trong tổ chức, phân phối và chia sẻ tri thức hiện cũng là một nhiệm vụ quản lý tri thức quan trọng. Nó nâng cao năng suất của người lao động tri thức thông qua việc tái sử dụng tri thức. Việc quản lý hiệu quả tri thức hiện đòi hỏi tri thức như vậy được trích xuất, hệ thống hóa và lưu trữ trong cơ sở tri thức của tổ chức. Các chức năng tìm kiếm và truy xuất được cung cấp để truy cập tri thức đúng chỗ, đúng lúc.
Công nghệ thông tin và quản trị tri thức
Trước tiên, chúng ta hãy xem xét vai trò của CNTT trong việc hỗ trợ vòng xoắn ốc sáng tạo tri thức do Nonaka và Takeuchi đề xuất. Xã hội hóa đòi hỏi sự tương tác giữa hai hoặc nhiều người. Các chức năng giao tiếp, điều phối và hỗ trợ cộng tác nhóm được cung cấp bởi CNTT rất hữu ích trong việc tạo điều kiện cho quá trình xã hội hóa.
Ngoại hóa chuyển đổi tri thức ẩn thành tri thức hiện. Các kỹ thuật thu nhận tri thức và các công cụ có thể tạo điều kiện cho quá trình này ở một mức độ nào đó. Quá trình kết hợp tạo ra tri thức hiện thông qua chuyển đổi, phân tích và tích hợp các tri thức hiện. Tất cả các chức năng CNTT hỗ trợ rất hữu ích trong việc tạo điều kiện cho sự kết hợp.
Nội hóa chuyển đổi tri thức hiện thành hiểu hiểu riêng (ẩn). Các chức năng duyệt, lọc và truy xuất rất hữu ích trong việc tìm kiếm tri thức, trong khi chức năng phân tích và trình bày là hữu ích trong việc đồng hóa tri thức từ dạng hiện thành dạng ẩn.
Trong thời kỳ chuyển đổi số hiện nay, doanh nghiệp dành phần lớn sự chú ý vào việc số hóa theo phòng ban, chứng năng nhằm thúc đẩy năng suất, phát triển doanh nghiệp.
Quản trị tri thức rõ ràng cũng là nơi đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư đáng kể vào CNTT. Tri thức được đúc kết từ các chuyên gia, tổ chức, các chính sách và thủ tục, cách giải quyết vấn đề, v.v. được nắm bắt trong cơ sở tri thức tổ chức.
Các chức năng duyệt, trình bày, vị trí và lọc được triển khai để cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào tri thức. Do đó, CNTT đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quản trị tri thức doanh nghiệp.
Nguồn tham khảo: https://aisel.aisnet.org/
Đọc thêm bài viết: Đổi mới quản trị ở công ty thực dụng nhất Nhật Bản

Quản trị tri thức nghe rất quen nhưng dường như lại là cụm quản trị dễ bị lãng quên nhất trong doanh nghiệp hiện nay. Vòng xoáy của quản lý kinh doanh, quản lý nhân sự, quản lý dự án, … đều là những điểm nóng luôn được quan tâm. Thế nhưng trong quản trị hiện đại, đặc biệt trong thời kì đầy biến động hiện nay, bạn nên thật sự suy ngẫm và nhìn nhận lại điều này để có một nền tảng vững chắc cho định hướng chuyển đổi sắp tới của doanh nghiệp mình.
Quản trị tri thức thực sự là gì?
Để hiểu quản lý tri thức trước hết chúng ta phải hiểu kiến thức là gì. Có các định nghĩa khác nhau về tri thức.
Theo Liebowitz và Beckman (1998), “Tri thức là thông tin ứng dụng tích cực hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ, giải quyết vấn đề và ra quyết định." Nonaka và Takeuchi (1995) đã định nghĩa tri thức bằng cách so sánh nó với thông tin.
Theo theo định nghĩa này, "Không giống như thông tin, tri thức là về niềm tin và sự cam kết, là một chức năng về một lập trường, quan điểm hoặc ý định cụ thể, là về hành động”.
Tri thức giống thông tin về ý nghĩa. Nó trong ngữ cảnh cụ thể và quan hệ. Cả hai định nghĩa đều nhấn mạnh tính chất ứng dụng tri thức, tức là, nó phải phục vụ một số mục tiêu của tổ chức. Cả hai đều gợi ý rằng tri thức được tạo ra từ thông tin. Nonaka và Takeuchi (1995) nhấn mạnh tính đặc trưng của con người về tri thức bằng cách liên kết nó với niềm tin và cam kết của người nắm giữ nó. Vì vậy, những gì là tri thức cho một người có thể không là tri thức cho một người khác.
Hình 1: Mô tả dữ liệu, thông tin và phân cấp tri thức.
Tam giác kiến thức ngược đại diện cho thực tế là thông tin mang nhiều ý nghĩa hơn so với dữ liệu, và tri thức mang hầu hết ý nghĩa. Dữ liệu được chuyển đổi thành thông tin bằng cách thêm ngữ cảnh vào đó. Thông tin được chuyển đổi thành kiến thức khi một người giải thích nó dựa trên kiến thức hiện có của anh ấy / cô ấy. Do đó, tri thức không chỉ nhạy cảm với ngữ cảnh mà còn là người cụ thể. Tóm lại, thông tin là dữ liệu có ý nghĩa và tri thức là thông tin được giải thích và / hoặc được đồng hóa bởi một người sử dụng kiến thức trước.
Tri thức có thể được chia thành hai loại: tri thức ẩn và hiện (Nonaka và Takeuchi, 1995).
- Tri thức ẩn nằm trong đầu của các cá nhân. Nó khó chính thức hóa và truyền đạt những kiến thức đó cho người khác.
- Tri thức hiện có thể hệ thống hóa được. Nó có thể được diễn đạt bằng một ngôn ngữ trang trọng. Ví dụ về như vậy tri thức là mô tả quy trình, thủ tục văn phòng, các phương pháp hay nhất, v.v.
Quản trị tri thức đề cập đến việc tạo ra, phân phối và chia sẻ kiến thức trong tổ chức. Cá nhân hóa và mã hóa là hai chiến lược quản lý tri thức thống trị (Hansen và cộng sự, 1999). Chiến lược cá nhân hóa đặt nhấn mạnh vào việc chuyển giao tri thức ẩn từ một người sang người khác, trong khi chiến lược mã hóa dựa vào việc tái sử dụng tri thức hiện.
Sự sáng tạo tri thức diễn ra thông qua chuyển đổi tri thức ẩn thành tri thức hiện và quay lại tri thức ẩn thông qua bốn quy trình được mô tả trong
Hình 2: Do đó tạo ra vòng xoắn tri thức (Nonaka và Takeuchi, 1995).
Tri thức ẩn có thể chuyển từ một cá nhân sang những người khác thông qua xã hội hóa. Ví dụ về chuyển giao tri thức như vậy là học nghề và đào tạo tại chỗ. Tri thức ẩn được chuyển đổi thành tri thức hiện thông qua ngoại hóa.
Ví dụ về quá trình này là viết, quá trình giao tiếp, thu nhận kiến thức được sử dụng trong phát triển hệ thống chuyên gia, v.v. Sự kết hợp tạo ra tri thức hiện mới bằng cách kết hợp các tri thức hiện khác nhau.
Cụ thể hơn, thông tin chi tiết mới có thể thu được từ dữ liệu hoạt động thông qua việc sử dụng công nghệ khai thác dữ liệu. Nội hóa là quá trình mà một người hấp thụ tri thức bên ngoài bằng cách hình thành mô hình tinh thần của riêng mình hoặc bí quyết kỹ thuật. Một ví dụ của quá trình này là khi bạn nghiên cứu một khái niệm từ một cuốn sách và tìm hiểu nó bằng cách tự hiểu nó.
Trong khi sáng tạo tri thức là một hoạt động quan trọng trong tổ chức, phân phối và chia sẻ tri thức hiện cũng là một nhiệm vụ quản lý tri thức quan trọng. Nó nâng cao năng suất của người lao động tri thức thông qua việc tái sử dụng tri thức. Việc quản lý hiệu quả tri thức hiện đòi hỏi tri thức như vậy được trích xuất, hệ thống hóa và lưu trữ trong cơ sở tri thức của tổ chức. Các chức năng tìm kiếm và truy xuất được cung cấp để truy cập tri thức đúng chỗ, đúng lúc.
Công nghệ thông tin và quản trị tri thức
Trước tiên, chúng ta hãy xem xét vai trò của CNTT trong việc hỗ trợ vòng xoắn ốc sáng tạo tri thức do Nonaka và Takeuchi đề xuất. Xã hội hóa đòi hỏi sự tương tác giữa hai hoặc nhiều người. Các chức năng giao tiếp, điều phối và hỗ trợ cộng tác nhóm được cung cấp bởi CNTT rất hữu ích trong việc tạo điều kiện cho quá trình xã hội hóa.
Ngoại hóa chuyển đổi tri thức ẩn thành tri thức hiện. Các kỹ thuật thu nhận tri thức và các công cụ có thể tạo điều kiện cho quá trình này ở một mức độ nào đó. Quá trình kết hợp tạo ra tri thức hiện thông qua chuyển đổi, phân tích và tích hợp các tri thức hiện. Tất cả các chức năng CNTT hỗ trợ rất hữu ích trong việc tạo điều kiện cho sự kết hợp.
Nội hóa chuyển đổi tri thức hiện thành hiểu hiểu riêng (ẩn). Các chức năng duyệt, lọc và truy xuất rất hữu ích trong việc tìm kiếm tri thức, trong khi chức năng phân tích và trình bày là hữu ích trong việc đồng hóa tri thức từ dạng hiện thành dạng ẩn.
Trong thời kỳ chuyển đổi số hiện nay, doanh nghiệp dành phần lớn sự chú ý vào việc số hóa theo phòng ban, chứng năng nhằm thúc đẩy năng suất, phát triển doanh nghiệp.
Quản trị tri thức rõ ràng cũng là nơi đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư đáng kể vào CNTT. Tri thức được đúc kết từ các chuyên gia, tổ chức, các chính sách và thủ tục, cách giải quyết vấn đề, v.v. được nắm bắt trong cơ sở tri thức tổ chức.
Các chức năng duyệt, trình bày, vị trí và lọc được triển khai để cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào tri thức. Do đó, CNTT đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quản trị tri thức doanh nghiệp.
Nguồn tham khảo: https://aisel.aisnet.org/
Đọc thêm bài viết: Đổi mới quản trị ở công ty thực dụng nhất Nhật Bản
Các bài viết khác
Liên hệ tư vấn
