Phát triển một tổ chức linh hoạt theo cách tiến hóa và theo hướng dữ liệu

Để thúc đẩy sự linh hoạt của tổ chức, các công ty cần có một hệ thống quản lý hoàn chỉnh theo ý của họ mà họ có thể tận dụng để xây dựng tính minh bạch triệt để, tạo ra sự cộng sinh giữa tất cả các cấu trúc và tạo điều kiện thuận lợi cho dòng thông tin trong chúng. Một phần quan trọng khác của sự cân bằng bao gồm khả năng của tổ chức để cải thiện năng lực dự báo và do đó cân bằng tốt hơn nhu cầu với năng lực cung cấp.
Nhưng làm thế nào bạn có thể kết hợp tất cả những điều đó lại với nhau để giúp tổ chức của bạn có khả năng chống chọi tốt hơn với những thay đổi? Một cách để đạt được điều đó là thực hiện phương pháp quản lý quy trình làm việc Kanban có thể cải thiện khả năng tồn tại của tổ chức thông qua quản lý thay đổi theo sự tiến hóa. Tập trung vào trực quan hóa, cải tiến liên tục theo hướng dữ liệu và sự tham gia của tất cả các bên liên quan là câu trả lời thích hợp cho việc thay đổi tốc độ trong môi trường kinh doanh hỗn loạn ngày nay.
Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn để xem điều này có thể xảy ra như thế nào trong thực tế.
Đọc thêm về Ứng dụng Kanban trong đổi mới quản trị linh hoạt.
1. Hệ thống Kanban cho mọi dịch vụ trong tổ chức
Như đã đề cập trước đó, các tổ chức linh hoạt hướng tới việc xem cấu trúc của họ như một mạng lưới các dịch vụ phụ thuộc lẫn nhau và do đó xem dòng chảy của một giải pháp nhất định từ khái niệm đến kết quả. Trong thực tế, điều này có thể xảy ra thông qua mô hình quản trị bằng các bảng Kanban được kết nối với nhau, nơi dòng giá trị của mọi dịch vụ được hình dung.
Điều này mang lại sự minh bạch chưa từng có và thông qua việc tích hợp các phương pháp khác nhau như hạn chế công việc đang thực hiện (WIP), giải quyết các nút thắt cổ chai và nâng cao hiệu quả quy trình. Kết quả là, các nhóm có thể xây dựng một hệ thống Kanban cho mọi quy trình cung cấp dịch vụ và sau đó dần dần phát triển nó để đáp ứng các thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA).
Những cam kết đó thể hiện những cam kết được thực hiện với khách hàng về tốc độ cung cấp dịch vụ, được xác định bằng các chỉ số như: lượng khách hàng tiềm năng, thời gian phản hồi, chu kỳ dịch vụ và lưu lượng khách. Đó là tiêu chí mà chúng tôi nên thường xuyên đo lường mức độ "phù hợp với mục đích" của các quy trình của chúng tôi và thảo luận về những cải tiến tiềm năng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Quản lý sự phụ thuộc giữa các nhóm
Thông thường, trong các tổ chức lớn, có các nhóm khác nhau tham gia vào việc phát hành một dịch vụ hoàn chỉnh ra thị trường. Trong thế giới Lean / Agile, những thứ đó được phân loại là lãng phí, vì vậy các công ty cần có cách quản lý đơn giản để giảm nguy cơ chậm trễ.
Một giải pháp để quản lý sự phụ thuộc nhằm tránh sự gián đoạn nặng nề của các quy trình hiện có là hình dung các phần phụ thuộc trên các bảng công việc được kết nối với nhau và theo dõi tiến trình của chúng. Ví dụ: giả sử một nhóm phụ thuộc vào nhóm khác để tạo ra một số dạng giá trị. Trong trường hợp đó, họ có thể tạo một cột cụ thể trên bảng Kanban của họ (bãi đậu xe) nơi các hạng mục công việc đi vào để báo hiệu sự cần thiết của đầu vào của nhóm khác.
Điều này tạo ra một hàng đợi trong quá trình làm việc, mà nhóm phụ thuộc cần phải theo dõi thường xuyên. Một thực tiễn tốt ở đây là áp dụng các giới hạn WIP trên hàng đợi để hạn chế số lượng các hạng mục công việc nằm ở đó. Điều này sẽ cho phép bạn cải thiện quy trình của họ và ngăn hệ thống Kanban của nhóm khác hoạt động quá tải.
Trên hết, với dữ liệu thời gian chu kỳ và khách hàng tiềm năng, bạn có thể tính toán thời gian công việc phụ thuộc ở trong bãi đậu xe. Dựa trên những phát hiện, bạn có thể hình thành các thỏa thuận cấp độ dịch vụ với các nhóm khác (mà bạn phụ thuộc vào) và cộng tác với họ theo định kỳ để từng bước cải thiện quy trình cung cấp dịch vụ tổng thể.
Đọc chi tiết trong bài viết Làm thế nào để quản lý dịch vụ với Kanban trong thực tế?
2. Vòng lặp phản hồi để xây dựng luồng thông tin
Khi nói về sự hợp tác thường xuyên, các tổ chức linh hoạt đặt mục tiêu đạt được điều đó thông qua các cuộc họp thường xuyên ở tất cả các cấp công ty. Điều này góp phần tạo ra sự cộng sinh giữa các cấu trúc và sắp xếp hợp lý luồng thông tin để đảm bảo rằng những thứ phù hợp được thực thi vào đúng thời điểm.
Ví dụ, trong Kanban, có bảy nhóm họp, về cơ bản là các cuộc họp nhằm hợp lý hóa giao tiếp giữa các đội. Chúng bao gồm Đánh giá Chiến lược, Đánh giá Hoạt động, Đánh giá Rủi ro và Cung cấp Dịch vụ, cũng như Bổ sung, Lập kế hoạch Phân phối và Các Cuộc họp Hàng ngày.
Hãy chia chúng thành hai loại chính để giải thích ứng dụng của chúng tốt hơn.
2.1. Bộ cung cấp dịch vụ
Các cuộc họp trong danh mục này chủ yếu liên quan đến việc kéo công việc mới và đảm bảo công việc cũ được hoàn thành trong mọi hệ thống Kanban trên toàn tổ chức. Chúng bao gồm các cuộc họp Kanban Hàng ngày, Bổ sung và Lập kế hoạch Giao hàng.
Ví dụ: mỗi nhóm có thể thực hành Cuộc họp hàng ngày trong đó đồng nghiệp đứng trước bảng Kanban để đồng bộ hóa tiến độ của các dự án và nhiệm vụ cá nhân. Mặt khác, với sự trợ giúp của nhịp Bổ sung, các nhóm có thể thảo luận về công việc cần bắt đầu tiếp theo, trong khi cuộc họp Lập kế hoạch giao hàng được dành để đưa ra quyết định về những mặt hàng đã sẵn sàng để giao cho khách hàng.
2.2. Bộ cải tiến / tiến hóa
Loại cuộc họp tiếp theo, trong đó ý tưởng chính là thích ứng với những thay đổi ở cả cấp độ nhóm, cấp quản lý và tìm cách phát triển hệ thống tổ chức. Chúng bao gồm Đánh giá cung cấp dịch vụ (cấp nhóm), Đánh giá hoạt động và rủi ro (quản lý cấp trung) cũng như Đánh giá chiến lược (quản lý điều hành).
Ví dụ: Đánh giá cung cấp dịch vụ quan tâm đến một hệ thống Kanban đơn lẻ trong đó các thành viên trong nhóm phản ánh về các sự kiện trong quá khứ và thảo luận về cách họ có thể làm mọi thứ tốt hơn. Mặt khác, Đánh giá Hoạt động và Rủi ro, đưa các cuộc thảo luận đó lên cấp độ tổ chức cao hơn. Chúng nhằm mục đích phản ánh hiệu suất của nhiều hệ thống Kanban, nơi bạn xem xét các yếu tố phụ thuộc, xác định các sự kiện rủi ro và tìm cách giảm thiểu chúng.
Nâng cao hơn nữa hệ thống phân cấp là Đánh giá chiến lược liên quan đến việc thu hút các giám đốc điều hành cấp cao nhất (ví dụ: CEO, người quản lý danh mục đầu tư), những người đánh giá môi trường kinh doanh và thích ứng với những thay đổi. Bằng cách tổng hợp thông tin từ các tổ chức khác, bao gồm cả quan sát thị trường, họ có thể lập kế hoạch cho các sáng kiến chiến lược và đảm bảo rằng công ty đang đi đúng hướng.
3. Cải tiến liên tục theo hướng dữ liệu
Việc phát triển một tổ chức linh hoạt cũng đòi hỏi khả năng dự báo được cải thiện để bạn có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu và các yêu cầu giao hàng của khách hàng. Cách để đạt được điều đó là bằng cách phân tích dữ liệu cung cấp dịch vụ và sau đó đưa ra các cải tiến dựa trên những phát hiện.
Để làm điều đó, bạn có thể sử dụng các số liệu như thời gian dẫn đầu và chu kỳ, WIP và lưu lượng. Bạn có thể đo lường và thu thập dữ liệu về các chỉ số đó bằng Sơ đồ luồng tích lũy (CFD), Biểu đồ và Biểu đồ phân tán thời gian chu kỳ, WIP và Biểu đồ lưu lượng, những biểu đồ này sẽ giúp bạn phân tích sự ổn định của quy trình làm việc và đưa ra các thỏa thuận mức dịch vụ giữa các tổ chức.
Ví dụ: ở ChatOps, chúng tôi áp dụng các biểu đồ đó để cung cấp các chỉ số về hoạt động kinh doanh hay giám sát hệ thống cung cấp dịch vụ CNTT của chúng tôi. Điều này cho phép chúng tôi quản lý kế hoạch kinh doanh của mình một cách chủ động và chủ động giám sát, ứng phó với các vấn đề trên hệ thống dịch vụ CNTT mà chúng tôi đang cung cấp cho khách hàng của mình.
Nhờ đó, bạn sẽ có thể cải thiện khả năng cung cấp dịch vụ hoặc khả năng dự đoán của dự án và có cách dự báo nhu cầu tốt hơn. Điều này sẽ cho phép bạn đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên dữ liệu thực tế để liên tục cải thiện sự linh hoạt của tổ chức tổng thể.
4. Hiểu và Tập trung vào Kỳ vọng của Khách hàng
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy nhớ rằng con đường dẫn đến sự linh hoạt của tổ chức là không bao giờ kết thúc. Những ý tưởng được thảo luận ở trên có thể giúp bạn thúc đẩy nó, nhưng mục tiêu chính của bạn để đảm bảo khả năng tồn tại lâu dài phải là liên tục làm hài lòng thị trường mục tiêu của bạn.
Đó là lý do tại sao đừng ngại thử nghiệm. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn thu thập phản hồi của mình càng sớm càng tốt, để bạn có thể hiểu rõ hơn về mong đợi của khách hàng. Điều này sẽ cho phép bạn thích ứng với nhu cầu thay đổi của họ và đổi mới nhanh hơn.
Đọc thêm bài viết về SSOT - Đồng bộ tổ chức trên nền tảng duy nhất hiệu quả.

Để thúc đẩy sự linh hoạt của tổ chức, các công ty cần có một hệ thống quản lý hoàn chỉnh theo ý của họ mà họ có thể tận dụng để xây dựng tính minh bạch triệt để, tạo ra sự cộng sinh giữa tất cả các cấu trúc và tạo điều kiện thuận lợi cho dòng thông tin trong chúng. Một phần quan trọng khác của sự cân bằng bao gồm khả năng của tổ chức để cải thiện năng lực dự báo và do đó cân bằng tốt hơn nhu cầu với năng lực cung cấp.
Nhưng làm thế nào bạn có thể kết hợp tất cả những điều đó lại với nhau để giúp tổ chức của bạn có khả năng chống chọi tốt hơn với những thay đổi? Một cách để đạt được điều đó là thực hiện phương pháp quản lý quy trình làm việc Kanban có thể cải thiện khả năng tồn tại của tổ chức thông qua quản lý thay đổi theo sự tiến hóa. Tập trung vào trực quan hóa, cải tiến liên tục theo hướng dữ liệu và sự tham gia của tất cả các bên liên quan là câu trả lời thích hợp cho việc thay đổi tốc độ trong môi trường kinh doanh hỗn loạn ngày nay.
Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn để xem điều này có thể xảy ra như thế nào trong thực tế.
Đọc thêm về Ứng dụng Kanban trong đổi mới quản trị linh hoạt.
1. Hệ thống Kanban cho mọi dịch vụ trong tổ chức
Như đã đề cập trước đó, các tổ chức linh hoạt hướng tới việc xem cấu trúc của họ như một mạng lưới các dịch vụ phụ thuộc lẫn nhau và do đó xem dòng chảy của một giải pháp nhất định từ khái niệm đến kết quả. Trong thực tế, điều này có thể xảy ra thông qua mô hình quản trị bằng các bảng Kanban được kết nối với nhau, nơi dòng giá trị của mọi dịch vụ được hình dung.
Điều này mang lại sự minh bạch chưa từng có và thông qua việc tích hợp các phương pháp khác nhau như hạn chế công việc đang thực hiện (WIP), giải quyết các nút thắt cổ chai và nâng cao hiệu quả quy trình. Kết quả là, các nhóm có thể xây dựng một hệ thống Kanban cho mọi quy trình cung cấp dịch vụ và sau đó dần dần phát triển nó để đáp ứng các thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA).
Những cam kết đó thể hiện những cam kết được thực hiện với khách hàng về tốc độ cung cấp dịch vụ, được xác định bằng các chỉ số như: lượng khách hàng tiềm năng, thời gian phản hồi, chu kỳ dịch vụ và lưu lượng khách. Đó là tiêu chí mà chúng tôi nên thường xuyên đo lường mức độ "phù hợp với mục đích" của các quy trình của chúng tôi và thảo luận về những cải tiến tiềm năng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Quản lý sự phụ thuộc giữa các nhóm
Thông thường, trong các tổ chức lớn, có các nhóm khác nhau tham gia vào việc phát hành một dịch vụ hoàn chỉnh ra thị trường. Trong thế giới Lean / Agile, những thứ đó được phân loại là lãng phí, vì vậy các công ty cần có cách quản lý đơn giản để giảm nguy cơ chậm trễ.
Một giải pháp để quản lý sự phụ thuộc nhằm tránh sự gián đoạn nặng nề của các quy trình hiện có là hình dung các phần phụ thuộc trên các bảng công việc được kết nối với nhau và theo dõi tiến trình của chúng. Ví dụ: giả sử một nhóm phụ thuộc vào nhóm khác để tạo ra một số dạng giá trị. Trong trường hợp đó, họ có thể tạo một cột cụ thể trên bảng Kanban của họ (bãi đậu xe) nơi các hạng mục công việc đi vào để báo hiệu sự cần thiết của đầu vào của nhóm khác.
Điều này tạo ra một hàng đợi trong quá trình làm việc, mà nhóm phụ thuộc cần phải theo dõi thường xuyên. Một thực tiễn tốt ở đây là áp dụng các giới hạn WIP trên hàng đợi để hạn chế số lượng các hạng mục công việc nằm ở đó. Điều này sẽ cho phép bạn cải thiện quy trình của họ và ngăn hệ thống Kanban của nhóm khác hoạt động quá tải.
Trên hết, với dữ liệu thời gian chu kỳ và khách hàng tiềm năng, bạn có thể tính toán thời gian công việc phụ thuộc ở trong bãi đậu xe. Dựa trên những phát hiện, bạn có thể hình thành các thỏa thuận cấp độ dịch vụ với các nhóm khác (mà bạn phụ thuộc vào) và cộng tác với họ theo định kỳ để từng bước cải thiện quy trình cung cấp dịch vụ tổng thể.
Đọc chi tiết trong bài viết Làm thế nào để quản lý dịch vụ với Kanban trong thực tế?
2. Vòng lặp phản hồi để xây dựng luồng thông tin
Khi nói về sự hợp tác thường xuyên, các tổ chức linh hoạt đặt mục tiêu đạt được điều đó thông qua các cuộc họp thường xuyên ở tất cả các cấp công ty. Điều này góp phần tạo ra sự cộng sinh giữa các cấu trúc và sắp xếp hợp lý luồng thông tin để đảm bảo rằng những thứ phù hợp được thực thi vào đúng thời điểm.
Ví dụ, trong Kanban, có bảy nhóm họp, về cơ bản là các cuộc họp nhằm hợp lý hóa giao tiếp giữa các đội. Chúng bao gồm Đánh giá Chiến lược, Đánh giá Hoạt động, Đánh giá Rủi ro và Cung cấp Dịch vụ, cũng như Bổ sung, Lập kế hoạch Phân phối và Các Cuộc họp Hàng ngày.
Hãy chia chúng thành hai loại chính để giải thích ứng dụng của chúng tốt hơn.
2.1. Bộ cung cấp dịch vụ
Các cuộc họp trong danh mục này chủ yếu liên quan đến việc kéo công việc mới và đảm bảo công việc cũ được hoàn thành trong mọi hệ thống Kanban trên toàn tổ chức. Chúng bao gồm các cuộc họp Kanban Hàng ngày, Bổ sung và Lập kế hoạch Giao hàng.
Ví dụ: mỗi nhóm có thể thực hành Cuộc họp hàng ngày trong đó đồng nghiệp đứng trước bảng Kanban để đồng bộ hóa tiến độ của các dự án và nhiệm vụ cá nhân. Mặt khác, với sự trợ giúp của nhịp Bổ sung, các nhóm có thể thảo luận về công việc cần bắt đầu tiếp theo, trong khi cuộc họp Lập kế hoạch giao hàng được dành để đưa ra quyết định về những mặt hàng đã sẵn sàng để giao cho khách hàng.
2.2. Bộ cải tiến / tiến hóa
Loại cuộc họp tiếp theo, trong đó ý tưởng chính là thích ứng với những thay đổi ở cả cấp độ nhóm, cấp quản lý và tìm cách phát triển hệ thống tổ chức. Chúng bao gồm Đánh giá cung cấp dịch vụ (cấp nhóm), Đánh giá hoạt động và rủi ro (quản lý cấp trung) cũng như Đánh giá chiến lược (quản lý điều hành).
Ví dụ: Đánh giá cung cấp dịch vụ quan tâm đến một hệ thống Kanban đơn lẻ trong đó các thành viên trong nhóm phản ánh về các sự kiện trong quá khứ và thảo luận về cách họ có thể làm mọi thứ tốt hơn. Mặt khác, Đánh giá Hoạt động và Rủi ro, đưa các cuộc thảo luận đó lên cấp độ tổ chức cao hơn. Chúng nhằm mục đích phản ánh hiệu suất của nhiều hệ thống Kanban, nơi bạn xem xét các yếu tố phụ thuộc, xác định các sự kiện rủi ro và tìm cách giảm thiểu chúng.
Nâng cao hơn nữa hệ thống phân cấp là Đánh giá chiến lược liên quan đến việc thu hút các giám đốc điều hành cấp cao nhất (ví dụ: CEO, người quản lý danh mục đầu tư), những người đánh giá môi trường kinh doanh và thích ứng với những thay đổi. Bằng cách tổng hợp thông tin từ các tổ chức khác, bao gồm cả quan sát thị trường, họ có thể lập kế hoạch cho các sáng kiến chiến lược và đảm bảo rằng công ty đang đi đúng hướng.
3. Cải tiến liên tục theo hướng dữ liệu
Việc phát triển một tổ chức linh hoạt cũng đòi hỏi khả năng dự báo được cải thiện để bạn có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu và các yêu cầu giao hàng của khách hàng. Cách để đạt được điều đó là bằng cách phân tích dữ liệu cung cấp dịch vụ và sau đó đưa ra các cải tiến dựa trên những phát hiện.
Để làm điều đó, bạn có thể sử dụng các số liệu như thời gian dẫn đầu và chu kỳ, WIP và lưu lượng. Bạn có thể đo lường và thu thập dữ liệu về các chỉ số đó bằng Sơ đồ luồng tích lũy (CFD), Biểu đồ và Biểu đồ phân tán thời gian chu kỳ, WIP và Biểu đồ lưu lượng, những biểu đồ này sẽ giúp bạn phân tích sự ổn định của quy trình làm việc và đưa ra các thỏa thuận mức dịch vụ giữa các tổ chức.
Ví dụ: ở ChatOps, chúng tôi áp dụng các biểu đồ đó để cung cấp các chỉ số về hoạt động kinh doanh hay giám sát hệ thống cung cấp dịch vụ CNTT của chúng tôi. Điều này cho phép chúng tôi quản lý kế hoạch kinh doanh của mình một cách chủ động và chủ động giám sát, ứng phó với các vấn đề trên hệ thống dịch vụ CNTT mà chúng tôi đang cung cấp cho khách hàng của mình.
Nhờ đó, bạn sẽ có thể cải thiện khả năng cung cấp dịch vụ hoặc khả năng dự đoán của dự án và có cách dự báo nhu cầu tốt hơn. Điều này sẽ cho phép bạn đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên dữ liệu thực tế để liên tục cải thiện sự linh hoạt của tổ chức tổng thể.
4. Hiểu và Tập trung vào Kỳ vọng của Khách hàng
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy nhớ rằng con đường dẫn đến sự linh hoạt của tổ chức là không bao giờ kết thúc. Những ý tưởng được thảo luận ở trên có thể giúp bạn thúc đẩy nó, nhưng mục tiêu chính của bạn để đảm bảo khả năng tồn tại lâu dài phải là liên tục làm hài lòng thị trường mục tiêu của bạn.
Đó là lý do tại sao đừng ngại thử nghiệm. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn thu thập phản hồi của mình càng sớm càng tốt, để bạn có thể hiểu rõ hơn về mong đợi của khách hàng. Điều này sẽ cho phép bạn thích ứng với nhu cầu thay đổi của họ và đổi mới nhanh hơn.
Đọc thêm bài viết về SSOT - Đồng bộ tổ chức trên nền tảng duy nhất hiệu quả.
Các bài viết khác
Liên hệ tư vấn
