Một nhóm Agile là một nhóm gồm nhiều chức năng với mục tiêu chung là những người linh hoạt trong cách làm việc và thích ứng với những yêu cầu thay đổi của khách hàng.

Ý tưởng chính của nhóm Agile là có một nhóm người có mục tiêu chung linh hoạt trong cách làm việc và dễ thích nghi hơn với các yêu cầu thay đổi của khách hàng. Một điều khác biệt giữa họ với các đội truyền thống là họ là những cá nhân tự định hướng và tự tổ chức.

Một đặc điểm chung khác mà nhiều người liên kết với các nhóm Agile là chức năng chéo của họ. Nó đặt một sự tập trung vào việc các chuyên gia có thể đóng góp vào một số lĩnh vực thay vì chỉ lĩnh vực của riêng họ. Ý tưởng là trao đổi kỹ năng giữa những người trong một nhóm.

Mặc dù điều này có những lợi ích của nó, nhưng nó cũng đòi hỏi sự gián đoạn của các quy trình hiện có, đặc biệt nếu chúng ta đang nói về các tổ chức truyền thống đang bắt tay vào chuyển đổi linh hoạt. Kết quả là, các công ty thường trải qua một giai đoạn hỗn loạn và phản kháng cao, điều này có thể quá khó khăn đối với họ. Cuối cùng, họ quay lại cách thức hoạt động cũ của mình, từ bỏ ý tưởng xây dựng đội Agile.

Đó là lý do tại sao cách tiếp cận tốt hơn để giảm thiểu rủi ro này là giữ nguyên cấu trúc hiện có của bạn (đặc biệt nếu nó đang mang lại cho bạn kết quả vững chắc cho đến nay) và tìm cách cải thiện dần nó thông qua thử nghiệm liên tục.

Phương pháp tiếp cận tiến hóa để xây dựng cấu trúc nhóm linh hoạt

Khi triển khai Agile lần đầu tiên, nhiều người tin rằng đó là nỗ lực một lần và kết thúc bằng việc áp dụng một khuôn khổ cụ thể. Trên thực tế, quá trình này cần giữ sự tiến triển khi bạn học cách làm mọi thứ ngày càng tốt hơn.

Đó là lý do tại sao Kanban áp dụng cách tiếp cận tiến hóa và lấy con người làm trung tâm để hình thành các nhóm Agile và mở rộng quy mô sự linh hoạt ra toàn tổ chức. Phương pháp này khuyến khích chúng ta bắt đầu từ vị trí hiện tại bằng cách hình dung các hoạt động hiện có của mình, tôn trọng các quy trình và vai trò hiện tại, sau đó phát triển từ đó.

Tổ chức nhóm định hướng dịch vụ

Bước đầu tiên để phát triển các nhóm của bạn và làm cho chúng trở nên linh hoạt hơn là xem nhóm như các dịch vụ (chịu trách nhiệm tạo ra giá trị) thay vì các nguồn lực có thể sử dụng được. Từ việc phát triển sản phẩm đến bán hàng và tiếp thị, mọi thành viên trong nhóm đều là một nhà cung cấp dịch vụ, người giúp công ty tiến lên bằng cách gia tăng giá trị cho sản phẩm cuối cùng, trực tiếp hoặc gián tiếp.

Để đảm bảo sự cộng sinh giữa tất cả các nhóm, bạn cần xem họ như một hệ sinh thái của các dịch vụ phụ thuộc lẫn nhau, nơi mỗi dịch vụ tự phát triển. Do đó, bạn sẽ có cách để tối ưu hóa toàn bộ dòng giá trị cho khách hàng của mình và thu được những cải tiến quy mô lớn từ các tối ưu hóa được bản địa hóa ở cấp độ dịch vụ.

Ví dụ: Kanban nhằm mục đích đạt được điều đó bằng cách sử dụng một mạng lưới các bảng Kanban được kết nối với nhau, nơi mọi nhóm hình dung công việc của mình (dịch vụ mà họ cung cấp) bên trong hệ thống của họ. Để đảm bảo rằng các hệ thống đó hoạt động chính xác và luôn đáp ứng các yêu cầu thay đổi của khách hàng, chúng tôi tuân thủ ba nguyên tắc cung cấp dịch vụ sau đây.

▶️Tập trung vào khách hàng

Mọi thứ chúng tôi sản xuất nên được nhìn nhận từ quan điểm của khách hàng. Đó là lý do tại sao chìa khoá cải thiện việc cung cấp giá trị của nhóm chúng tôi là hiểu điều gì khiến dịch vụ của chúng tôi phù hợp với mục tiêu của họ. Để làm được điều đó, chúng tôi đo lường "tiêu chí về sức khỏe" của họ - một chỉ số cho chúng tôi biết chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng mong muốn của khách hàng tốt như thế nào.

Ngoài chất lượng, chúng tôi cũng thường sử dụng các chỉ số cung cấp dịch vụ như tốc độ phân phối (thời gian từ đầu đến cuối), khả năng dự đoán, số lượng... Để đo lường những điều đó, bạn có thể sử dụng các chỉ số như lượng khách hàng tiềm năng và thời gian phản hồi, WIP ( Công việc đang tiến hành), thông lượng, v.v. và các biểu đồ giúp bạn hình dung và phân tích cách bạn cung cấp giá trị.

Khi các nhóm có kiến ​​thức này, họ có khả năng thiết kế quy trình làm việc của mình theo nhu cầu của khách hàng và sản xuất các dịch vụ "phù hợp với mục đích" hơn cho thị trường mục tiêu của họ.

▶️Quản lý công việc chứ không phải con người

Để đảm bảo cung cấp dịch vụ thành công, bạn cũng nên tập trung vào việc quản lý công việc trong khi để mọi người tự tổ chức nó. Hãy nhớ rằng, các thành viên trong nhóm là những người gần nhất với các chi tiết kỹ thuật, yêu cầu của khách hàng, vì vậy sẽ rất hợp lý nếu để họ quyết định cách thực hiện những yêu cầu đó tốt nhất.

Đổi lại, các nhà lãnh đạo nên tạo ra sự liên kết trong mạng lưới các dịch vụ bằng cách truyền đạt một mục đích chung. Họ cần quản lý công việc bằng cách trực quan hóa hàng đợi, giảm bớt tắc nghẽn và đo lường hiệu quả dòng chảy thay vì chỉ theo dõi các mốc thời gian. Điều này dẫn đến tinh thần của nhóm cao hơn, tăng hiệu quả và cuối cùng là cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng cuối cùng.

▶️Xây dựng các chính sách để cải thiện kết quả kinh doanh

Cuối cùng, để giữ cho hệ thống của bạn hoạt động bình thường, bạn cần xem các quy trình của nhóm như một tập hợp các chính sách tạo ra sự hiểu biết chung về cách hoàn thành công việc. Làm cho các chính sách đó rõ ràng và hiển thị cho mọi người. Điều này mở ra cho họ những cuộc thảo luận hợp tác và những cải tiến tiềm năng.

Ý tưởng ban đầu là xem cách các nhóm của bạn cung cấp dịch vụ cho thị trường và sau đó dần dần phát triển phương pháp tiếp cận của họ bằng cách phản ánh quy trình cung cấp giá trị từ quan điểm của khách hàng. Do đó, bạn sẽ cải thiện kết quả kinh doanh tổng thể trong khi vẫn giữ được sự nhanh nhẹn để thích ứng với những nhu cầu thay đổi của khách hàng bất cứ khi nào cần thiết một cách nhanh chóng.

Đọc thêm bài viết: Làm thế nào để quản lý dịch vụ với Kanban trong thực tế