Làm việc linh hoạt là gì?

Khi các tổ chức đang lập chiến lược cho tương lai của mình, chúng ta thường nghe câu hỏi “làm việc linh hoạt là gì?”. Làm việc linh hoạt được định nghĩa ngắn gọn bởi một quảng cáo của Martini từ những năm 80 đó là: “Mọi lúc, mọi nơi, bất cứ đâu”.
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, nhân viên văn phòng giờ đây có thể làm việc từ mọi nơi trên thế giới. Đã qua rồi cái thời cắm mặt vào bàn làm việc với màn hình có kích thước bằng một chiếc tủ lạnh nhỏ.
Làm việc linh hoạt là công việc luôn hoạt động
Làm việc linh hoạt dựa trên niềm tin rằng “công việc là một hoạt động chứ không phải một nơi chốn”. Tổ chức Agile định nghĩa nó là:
Làm việc linh hoạt là tập hợp mọi người, quy trình, kết nối và công nghệ, thời gian và địa điểm lại với nhau để tìm ra cách làm việc phù hợp và hiệu quả nhất để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Nó đang hoạt động theo các nguyên tắc (về nhiệm vụ) nhưng không có ranh giới (về cách bạn đạt được nó).
Một khi được tự do làm việc theo phương pháp linh hoạt, nhân viên sẽ được trao quyền, đổi mới và làm việc hiệu quả hơn. Với khả năng làm việc linh hoạt, sự hài lòng trong công việc được cải thiện, có khả năng thu hút nhân tài tốt hơn, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn cho nhóm của bạn. Nhân viên có động lực hơn và làm việc nhanh nhẹn hơn dẫn đến sự hài lòng của khách hàng tốt hơn và cuối cùng là lợi nhuận tốt hơn cho tổ chức của bạn.
Nhiều tổ chức vẫn đang bám vào cấu trúc thứ bậc của công ty, trong đó nhân viên vẫn làm chủ bàn làm việc của mình và phải có mặt tại văn phòng từ 9h sáng đến 6h chiều. Tuy nhiên, xu hướng ngày càng tăng của các tổ chức có tư duy tiến bộ là trao quyền cho nhân viên của họ làm việc theo cách họ lựa chọn. Hiểu đơn giản, làm việc linh hoạt và trao quyền cho nhân viên đang trở thành tiêu chuẩn.
Yêu cầu để làm việc linh hoạt
Làm việc linh hoạt trong một tổ chức trao quyền cho nhân viên đưa ra quyết định về thời gian, cách thức và vị trí họ muốn làm việc. Nó có thể được chia thành 4 loại riêng biệt:
- Thời gian: khi bạn làm việc
- Vai trò: bạn làm gì
- Vị trí: nơi bạn làm việc
- Nguồn: các nhóm và nhiệm vụ bạn làm việc cùng
Làm việc linh hoạt yêu cầu tổ chức trao quyền nhiều hơn cho các nhân viên, đảm bảo nhóm của bạn hiểu những gì mong đợi và cung cấp trách nhiệm giải trình đầy đủ thông qua việc cùng nhau lên kế hoạch, xây dựng các mốc phản hồi công việc hàng ngày cũng như cập nhật các báo cáo tiến độ trên từng nhiệm vụ. Cập nhật, phản hồi thường xuyên là tối quan trọng quyết định sự thành công của làm việc linh hoạt, điều này giúp xây dựng lòng tin khi từ cả bên trao quyền và được trao quyền.
Làm việc linh hoạt chỉ có thể thực hiện được khi được hỗ trợ bởi công nghệ. Phần cứng và phần mềm cần được triển khai để đảm bảo rằng nhân viên có các công cụ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ bên ngoài văn phòng hoặc ở xa bàn làm việc. Các công cụ này giữ mọi người trong nhóm được kết nối với nhau, với các công việc, dự án đang tham gia chung thông qua một không gian làm việc số mà ở đó mọi người chia sẻ tất cả thông tin trên 1 trang.
Mục tiêu của làm việc linh hoạt là tạo ra các tổ chức linh hoạt và hiệu quả hơn dựa trên các nhóm và cá nhân cân bằng, động lực, đổi mới và năng suất hơn. Đây là những thành phần thiết yếu để tồn tại và phát triển trong thế giới toàn cầu đầy thách thức mà chúng ta đang vận hành ngày nay. Các phương pháp của thế kỷ 20 không còn bền vững trong các tổ chức của Thế kỷ 21, và như vậy, làm việc linh hoạt không còn là một ý tưởng ngoài lề mà là một khái niệm chủ đạo mà không tổ chức nào có thể bỏ qua.
Tuy nhiên, đối với nhiều tổ chức, các rào cản chính để làm việc linh hoạt xoay quanh văn hóa và tư duy. Chỉ mua công nghệ mới và đầu tư vào không gian làm việc mới là không đủ. Tương tác với lực lượng lao động của bạn, trao quyền cho mọi người trong mối quan hệ tin cậy và trách nhiệm là chìa khóa. Điều này liên quan đến sự thay đổi trong văn hóa tổ chức và tư duy cá nhân, đặc biệt là trong quản lý cấp cao và cấp trung, áp dụng Chương trình Agile. Chỉ khi các tổ chức xây dựng được một nền văn hóa và hành vi linh hoạt thì họ mới có thể gặt hái được những lợi ích đầy đủ của việc làm việc linh hoạt.
ChatOps hỗ trợ làm việc linh hoạt trong doanh nghiệp như thế nào?
Đứng trước môi trường làm việc ngày càng phức tạp và đòi hỏi sự cộng tác ngày càng đa dạng giữa các nhóm chức năng và liên chức năng. ChatOps là một Digital Workplace - không gian làm việc số hoàn chỉnh, chú trọng vào việc cộng tác linh hoạt liền mạch hướng tới các tổ chức doanh nghiệp có quy mô lớn, tăng trưởng nóng với việc phát triển các nhóm giải pháp chính:
Giao tiếp theo luồng công việc
Hệ thống cho phép bạn tạo các kênh cá nhân hoặc kênh giao tiếp theo nhóm (kể cả public và private) để cộng tác trong công việc. Trên các kênh này bạn có thể khởi đầu 1 luồng thông tin trao đổi từ bất cứ tin nhắn, nhiệm vụ hay chủ đề nào, giúp xây dựng ngữ cảnh tách biệt của từng nội dung. Bạn cũng có thể tìm kiếm, pin, hashtag, chia sẻ, lưu note, quản lý file, dịch 1 đoạn hội thoại, thiết lập thông báo... để quản lý các cuộc trò chuyện của mình một cách dễ dàng và liền mạch.
Quản lý công việc trực quan với Kanban
Công việc được quản lý trực quan thông qua mô hình Kanban với các thẻ công việc (todo, doing, done). Bạn có thể dễ dàng xác lập các mục tiêu, lên kế hoạch công việc, thiết lập các nhiệm vụ ưu tiên và kiểm soát dòng công việc triệt để từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, tập trung vào việc cải tiến liên tục dòng công việc thông qua giao tiếp và cộng tác.
Tự động hóa các luồng nghiệp vụ cùng trợ lý số công việc
Chatbot mô phỏng các ngữ cảnh giao tiếp giữa người và máy, thay thế máy để giao tiếp với con người trong một số kịch bản công việc. Digital Assistant gợi ý nội dung giao tiếp hay giúp người dùng giao tiếp với các hệ thống khác của doanh nghiệp tức thời thông qua tích hợp API hay RPA.
Quản lý đào tạo và phát triển nội bộ
Hệ thống cung cấp chương trình đào tạo tiến bộ, nâng cao chất lượng năng lực nhân sự thông qua hệ thống CLS (Collaborative Learning System). Ở đó các nhân viên được cung cấp tri thức cá nhân theo mức năng lực của từng người gắn với công việc của họ. Tri thức được tăng cường và quay trở lại hỗ trợ công việc khi nó nằm trên cùng 1 giao diện (kết hợp tri thức với thực hành) hỗ trợ bởi cộng tác liền mạch.
Để tìm hiểu thêm về lựa chọn phần mềm hoặc công cụ làm việc số, hãy liên hệ với các chuyên gia tư vấn của ChatOps bằng cách điền vào form thông tin bên dưới để liên hệ nhanh nhất.
Đọc thêm bài viết: Chuyển đổi ngữ cảnh làm giảm năng suất làm việc như thế nào?

Khi các tổ chức đang lập chiến lược cho tương lai của mình, chúng ta thường nghe câu hỏi “làm việc linh hoạt là gì?”. Làm việc linh hoạt được định nghĩa ngắn gọn bởi một quảng cáo của Martini từ những năm 80 đó là: “Mọi lúc, mọi nơi, bất cứ đâu”.
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, nhân viên văn phòng giờ đây có thể làm việc từ mọi nơi trên thế giới. Đã qua rồi cái thời cắm mặt vào bàn làm việc với màn hình có kích thước bằng một chiếc tủ lạnh nhỏ.
Làm việc linh hoạt là công việc luôn hoạt động
Làm việc linh hoạt dựa trên niềm tin rằng “công việc là một hoạt động chứ không phải một nơi chốn”. Tổ chức Agile định nghĩa nó là:
Làm việc linh hoạt là tập hợp mọi người, quy trình, kết nối và công nghệ, thời gian và địa điểm lại với nhau để tìm ra cách làm việc phù hợp và hiệu quả nhất để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Nó đang hoạt động theo các nguyên tắc (về nhiệm vụ) nhưng không có ranh giới (về cách bạn đạt được nó).
Một khi được tự do làm việc theo phương pháp linh hoạt, nhân viên sẽ được trao quyền, đổi mới và làm việc hiệu quả hơn. Với khả năng làm việc linh hoạt, sự hài lòng trong công việc được cải thiện, có khả năng thu hút nhân tài tốt hơn, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn cho nhóm của bạn. Nhân viên có động lực hơn và làm việc nhanh nhẹn hơn dẫn đến sự hài lòng của khách hàng tốt hơn và cuối cùng là lợi nhuận tốt hơn cho tổ chức của bạn.
Nhiều tổ chức vẫn đang bám vào cấu trúc thứ bậc của công ty, trong đó nhân viên vẫn làm chủ bàn làm việc của mình và phải có mặt tại văn phòng từ 9h sáng đến 6h chiều. Tuy nhiên, xu hướng ngày càng tăng của các tổ chức có tư duy tiến bộ là trao quyền cho nhân viên của họ làm việc theo cách họ lựa chọn. Hiểu đơn giản, làm việc linh hoạt và trao quyền cho nhân viên đang trở thành tiêu chuẩn.
Yêu cầu để làm việc linh hoạt
Làm việc linh hoạt trong một tổ chức trao quyền cho nhân viên đưa ra quyết định về thời gian, cách thức và vị trí họ muốn làm việc. Nó có thể được chia thành 4 loại riêng biệt:
- Thời gian: khi bạn làm việc
- Vai trò: bạn làm gì
- Vị trí: nơi bạn làm việc
- Nguồn: các nhóm và nhiệm vụ bạn làm việc cùng
Làm việc linh hoạt yêu cầu tổ chức trao quyền nhiều hơn cho các nhân viên, đảm bảo nhóm của bạn hiểu những gì mong đợi và cung cấp trách nhiệm giải trình đầy đủ thông qua việc cùng nhau lên kế hoạch, xây dựng các mốc phản hồi công việc hàng ngày cũng như cập nhật các báo cáo tiến độ trên từng nhiệm vụ. Cập nhật, phản hồi thường xuyên là tối quan trọng quyết định sự thành công của làm việc linh hoạt, điều này giúp xây dựng lòng tin khi từ cả bên trao quyền và được trao quyền.
Làm việc linh hoạt chỉ có thể thực hiện được khi được hỗ trợ bởi công nghệ. Phần cứng và phần mềm cần được triển khai để đảm bảo rằng nhân viên có các công cụ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ bên ngoài văn phòng hoặc ở xa bàn làm việc. Các công cụ này giữ mọi người trong nhóm được kết nối với nhau, với các công việc, dự án đang tham gia chung thông qua một không gian làm việc số mà ở đó mọi người chia sẻ tất cả thông tin trên 1 trang.
Mục tiêu của làm việc linh hoạt là tạo ra các tổ chức linh hoạt và hiệu quả hơn dựa trên các nhóm và cá nhân cân bằng, động lực, đổi mới và năng suất hơn. Đây là những thành phần thiết yếu để tồn tại và phát triển trong thế giới toàn cầu đầy thách thức mà chúng ta đang vận hành ngày nay. Các phương pháp của thế kỷ 20 không còn bền vững trong các tổ chức của Thế kỷ 21, và như vậy, làm việc linh hoạt không còn là một ý tưởng ngoài lề mà là một khái niệm chủ đạo mà không tổ chức nào có thể bỏ qua.
Tuy nhiên, đối với nhiều tổ chức, các rào cản chính để làm việc linh hoạt xoay quanh văn hóa và tư duy. Chỉ mua công nghệ mới và đầu tư vào không gian làm việc mới là không đủ. Tương tác với lực lượng lao động của bạn, trao quyền cho mọi người trong mối quan hệ tin cậy và trách nhiệm là chìa khóa. Điều này liên quan đến sự thay đổi trong văn hóa tổ chức và tư duy cá nhân, đặc biệt là trong quản lý cấp cao và cấp trung, áp dụng Chương trình Agile. Chỉ khi các tổ chức xây dựng được một nền văn hóa và hành vi linh hoạt thì họ mới có thể gặt hái được những lợi ích đầy đủ của việc làm việc linh hoạt.
ChatOps hỗ trợ làm việc linh hoạt trong doanh nghiệp như thế nào?
Đứng trước môi trường làm việc ngày càng phức tạp và đòi hỏi sự cộng tác ngày càng đa dạng giữa các nhóm chức năng và liên chức năng. ChatOps là một Digital Workplace - không gian làm việc số hoàn chỉnh, chú trọng vào việc cộng tác linh hoạt liền mạch hướng tới các tổ chức doanh nghiệp có quy mô lớn, tăng trưởng nóng với việc phát triển các nhóm giải pháp chính:
Giao tiếp theo luồng công việc
Hệ thống cho phép bạn tạo các kênh cá nhân hoặc kênh giao tiếp theo nhóm (kể cả public và private) để cộng tác trong công việc. Trên các kênh này bạn có thể khởi đầu 1 luồng thông tin trao đổi từ bất cứ tin nhắn, nhiệm vụ hay chủ đề nào, giúp xây dựng ngữ cảnh tách biệt của từng nội dung. Bạn cũng có thể tìm kiếm, pin, hashtag, chia sẻ, lưu note, quản lý file, dịch 1 đoạn hội thoại, thiết lập thông báo... để quản lý các cuộc trò chuyện của mình một cách dễ dàng và liền mạch.
Quản lý công việc trực quan với Kanban
Công việc được quản lý trực quan thông qua mô hình Kanban với các thẻ công việc (todo, doing, done). Bạn có thể dễ dàng xác lập các mục tiêu, lên kế hoạch công việc, thiết lập các nhiệm vụ ưu tiên và kiểm soát dòng công việc triệt để từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, tập trung vào việc cải tiến liên tục dòng công việc thông qua giao tiếp và cộng tác.
Tự động hóa các luồng nghiệp vụ cùng trợ lý số công việc
Chatbot mô phỏng các ngữ cảnh giao tiếp giữa người và máy, thay thế máy để giao tiếp với con người trong một số kịch bản công việc. Digital Assistant gợi ý nội dung giao tiếp hay giúp người dùng giao tiếp với các hệ thống khác của doanh nghiệp tức thời thông qua tích hợp API hay RPA.
Quản lý đào tạo và phát triển nội bộ
Hệ thống cung cấp chương trình đào tạo tiến bộ, nâng cao chất lượng năng lực nhân sự thông qua hệ thống CLS (Collaborative Learning System). Ở đó các nhân viên được cung cấp tri thức cá nhân theo mức năng lực của từng người gắn với công việc của họ. Tri thức được tăng cường và quay trở lại hỗ trợ công việc khi nó nằm trên cùng 1 giao diện (kết hợp tri thức với thực hành) hỗ trợ bởi cộng tác liền mạch.
Để tìm hiểu thêm về lựa chọn phần mềm hoặc công cụ làm việc số, hãy liên hệ với các chuyên gia tư vấn của ChatOps bằng cách điền vào form thông tin bên dưới để liên hệ nhanh nhất.
Đọc thêm bài viết: Chuyển đổi ngữ cảnh làm giảm năng suất làm việc như thế nào?
Các bài viết khác
Liên hệ tư vấn
