Hợp tác nhóm khác làm việc nhóm như thế nào?

Hợp tác nhóm là một cách tiếp cận để quản lý nhóm và dự án, trong đó các cá nhân có kỹ năng bổ sung làm việc cùng nhau theo cách hợp tác để đạt được các mục tiêu chung đã xác định. Hiểu đúng về hợp tác nhóm sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất cộng tác và quản trị công việc.
Tiếp cận hợp tác nhóm như thế nào?
Cách tiếp cận này được xác định bằng sự tham gia bình đẳng của tất cả các cá nhân liên quan trong các giai đoạn khác nhau của quá trình làm việc (động não, lập kế hoạch, ra quyết định, v.v.) và cùng chịu trách nhiệm về kết quả của quá trình đó.
Sự hợp tác nhóm có thể diễn ra trên cả một nhóm đa chức năng và giữa các nhóm chuyên môn khác nhau. Tùy thuộc vào cách thức mà nó được tiến hành, sự hợp tác nhóm có thể là:
- Đồng bộ: người tham gia tương tác trong thời gian thực, cho dù trong không gian văn phòng chung hay thông qua các cuộc họp trực tuyến, ứng dụng nhắn tin, v.v.
- Không đồng bộ: sự tương tác giữa những người tham gia diễn ra vào các thời điểm khác nhau, chẳng hạn như cộng tác trên các tài liệu trực tuyến được chia sẻ, đóng góp vào cơ sở kiến thức được chia sẻ, đánh giá và nhận xét về công việc của người khác, v.v.
Sự khác biệt giữa làm việc nhóm và hợp tác nhóm
Một đặc điểm xác định khác của sự hợp tác nhóm là sự phụ thuộc vào tinh thần đồng đội. Vì những thuật ngữ này tương tự nhau và thường được coi là đồng nghĩa, trước tiên, chúng ta hãy thử xác định sự khác biệt giữa làm việc nhóm và cộng tác nhóm.
Làm việc theo nhóm là một thuật ngữ bao trùm không chỉ đơn thuần là làm việc cùng nhau và bao gồm nhiều yếu tố làm nổi bật và kích hoạt sức mạnh của một nhóm: giao tiếp cởi mở, hỗ trợ lẫn nhau, mối quan hệ lành mạnh giữa các cá nhân. Nó làm nổi bật giá trị của các mối quan hệ chuyên nghiệp bền chặt và nhấn mạnh thành tích của cả nhóm hơn là nỗ lực cá nhân của bất kỳ ai.
Mặc dù tất cả những điều này cũng có thể áp dụng cho sự hợp tác nhóm, nhưng điểm khác biệt chính nằm ở bản chất của các quy trình.
Kết quả của làm việc nhóm đại diện cho kết quả tổng hợp của những đóng góp của cá nhân, trong khi hợp tác nhóm là nỗ lực tập thể. Nói một cách đơn giản, trong làm việc nhóm, những người tham gia làm việc độc lập dựa trên phần của họ trong khối lượng công việc đã xác định để đạt được mục tiêu đã đặt ra, trong khi những người tham gia trong các nhóm cộng tác thực sự làm việc cùng nhau và kết hợp các kỹ năng bổ sung của họ để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
Thông thường rất khó để phân biệt giữa làm việc nhóm và hợp tác nhóm vì các nhóm và tổ chức có thể sử dụng cả hai cách tiếp cận tùy thuộc vào chi tiết cụ thể của nhiệm vụ và dự án của họ. Sự thay đổi giữa làm việc nhóm và hợp tác nhóm thường diễn ra một cách tự phát để đáp ứng với các yêu cầu và bối cảnh công việc cụ thể. Nói cách khác, làm việc theo nhóm và cộng tác - cũng như công việc tự chủ - là những cách tiếp cận để quản lý dự án cần được lựa chọn và sử dụng dựa trên các thiết lập và yêu cầu cụ thể của công việc phía trước.
Hợp tác nhóm cần những thành phần gì?
➡️ Unified Communication (truyền thông hợp nhất): là một thuật ngữ chung cho việc tích hợp nhiều công cụ giao tiếp doanh nghiệp - chẳng hạn như gọi thoại, hội nghị truyền hình, nhắn tin tức thì (IM), hiện diện, chia sẻ nội dung, v.v. - vào một giao diện đơn giản, hợp lý, với mục tiêu cải thiện trải nghiệm người dùng (UX) và năng suất.
➡️ Quản lý task: Quản lý nhiệm vụ là quá trình quản lý một nhiệm vụ thông qua vòng đời của nó. Nó liên quan đến việc lập kế hoạch, thử nghiệm, theo dõi và báo cáo. Quản lý công việc có thể giúp cá nhân đạt được mục tiêu hoặc nhóm cá nhân hợp tác và chia sẻ kiến thức để hoàn thành mục tiêu tập thể.
➡️ Quản lý Email và lịch biểu: Email là một công cụ cần thiết của công việc kinh doanh hàng ngày. Một phương pháp tốt hơn để quản lý email đó là ghép nối email và lịch biểu của bạn với nhau theo cách giúp một ngày của bạn khỏe mạnh và hiệu quả hơn. Hầu hết mọi người xem lịch biểu như một nơi cho họ biết họ phải làm gì. Nhưng nó không nên như vậy. Lịch biểu của bạn phải là một menu các lựa chọn mà bạn sử dụng để quyết định cách áp dụng thời gian của mình dựa trên các mức độ ưu tiên trong ngày. Nó cũng là một công cụ phòng vệ trước những yêu cầu làm việc của người khác. Đó là một phương pháp năng động để chủ động quản lý thời gian.
➡️ Corporate Intranets (Mạng nội bộ): là mạng riêng trong một doanh nghiệp được sử dụng để chia sẻ thông tin công ty và tài nguyên máy tính giữa các nhân viên một cách an toàn. Một mạng nội bộ cũng có thể được sử dụng để làm việc theo nhóm và hội thảo từ xa. Mạng nội bộ khuyến khích giao tiếp trong một tổ chức.
➡️ Đồng bộ hóa và chia sẻ tệp doanh nghiệp (EFSS): là một dịch vụ phần mềm cho phép người dùng chia sẻ và đồng bộ hóa các tệp, tài liệu, ảnh và video một cách an toàn với nhân viên, đối tác hoặc khách hàng trên nhiều thiết bị. Các dịch vụ EFSS cho phép các tổ chức sử dụng lưu trữ tại chỗ hoặc lưu trữ đám mây tùy thuộc vào nhu cầu bảo mật hoặc tuân thủ của họ. Nhiều tổ chức áp dụng công nghệ EFSS để ngăn nhân viên sử dụng các ứng dụng chia sẻ tệp mà CNTT không thể quản lý hoặc kiểm soát.
➡️ Tự động hóa quy trình làm việc (RPA): là quá trình sử dụng logic dựa trên quy tắc hay điều kiện để khởi chạy một loạt tác vụ tự chạy mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào của con người. Sau khi bạn thiết lập các quy tắc và logic, quy trình làm việc tự động có thể gửi email, thiết lập lời nhắc, lên lịch nhiệm vụ, kích hoạt chiến dịch, v.v. tất cả mà không cần bất kỳ ai trong nhóm của bạn chạm vào một nút nào.
Cùng theo dõi thêm nhiều bài viết khác về cộng tác nhóm TẠI ĐÂY.

Hợp tác nhóm là một cách tiếp cận để quản lý nhóm và dự án, trong đó các cá nhân có kỹ năng bổ sung làm việc cùng nhau theo cách hợp tác để đạt được các mục tiêu chung đã xác định. Hiểu đúng về hợp tác nhóm sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất cộng tác và quản trị công việc.
Tiếp cận hợp tác nhóm như thế nào?
Cách tiếp cận này được xác định bằng sự tham gia bình đẳng của tất cả các cá nhân liên quan trong các giai đoạn khác nhau của quá trình làm việc (động não, lập kế hoạch, ra quyết định, v.v.) và cùng chịu trách nhiệm về kết quả của quá trình đó.
Sự hợp tác nhóm có thể diễn ra trên cả một nhóm đa chức năng và giữa các nhóm chuyên môn khác nhau. Tùy thuộc vào cách thức mà nó được tiến hành, sự hợp tác nhóm có thể là:
- Đồng bộ: người tham gia tương tác trong thời gian thực, cho dù trong không gian văn phòng chung hay thông qua các cuộc họp trực tuyến, ứng dụng nhắn tin, v.v.
- Không đồng bộ: sự tương tác giữa những người tham gia diễn ra vào các thời điểm khác nhau, chẳng hạn như cộng tác trên các tài liệu trực tuyến được chia sẻ, đóng góp vào cơ sở kiến thức được chia sẻ, đánh giá và nhận xét về công việc của người khác, v.v.
Sự khác biệt giữa làm việc nhóm và hợp tác nhóm
Một đặc điểm xác định khác của sự hợp tác nhóm là sự phụ thuộc vào tinh thần đồng đội. Vì những thuật ngữ này tương tự nhau và thường được coi là đồng nghĩa, trước tiên, chúng ta hãy thử xác định sự khác biệt giữa làm việc nhóm và cộng tác nhóm.
Làm việc theo nhóm là một thuật ngữ bao trùm không chỉ đơn thuần là làm việc cùng nhau và bao gồm nhiều yếu tố làm nổi bật và kích hoạt sức mạnh của một nhóm: giao tiếp cởi mở, hỗ trợ lẫn nhau, mối quan hệ lành mạnh giữa các cá nhân. Nó làm nổi bật giá trị của các mối quan hệ chuyên nghiệp bền chặt và nhấn mạnh thành tích của cả nhóm hơn là nỗ lực cá nhân của bất kỳ ai.
Mặc dù tất cả những điều này cũng có thể áp dụng cho sự hợp tác nhóm, nhưng điểm khác biệt chính nằm ở bản chất của các quy trình.
Kết quả của làm việc nhóm đại diện cho kết quả tổng hợp của những đóng góp của cá nhân, trong khi hợp tác nhóm là nỗ lực tập thể. Nói một cách đơn giản, trong làm việc nhóm, những người tham gia làm việc độc lập dựa trên phần của họ trong khối lượng công việc đã xác định để đạt được mục tiêu đã đặt ra, trong khi những người tham gia trong các nhóm cộng tác thực sự làm việc cùng nhau và kết hợp các kỹ năng bổ sung của họ để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
Thông thường rất khó để phân biệt giữa làm việc nhóm và hợp tác nhóm vì các nhóm và tổ chức có thể sử dụng cả hai cách tiếp cận tùy thuộc vào chi tiết cụ thể của nhiệm vụ và dự án của họ. Sự thay đổi giữa làm việc nhóm và hợp tác nhóm thường diễn ra một cách tự phát để đáp ứng với các yêu cầu và bối cảnh công việc cụ thể. Nói cách khác, làm việc theo nhóm và cộng tác - cũng như công việc tự chủ - là những cách tiếp cận để quản lý dự án cần được lựa chọn và sử dụng dựa trên các thiết lập và yêu cầu cụ thể của công việc phía trước.
Hợp tác nhóm cần những thành phần gì?
➡️ Unified Communication (truyền thông hợp nhất): là một thuật ngữ chung cho việc tích hợp nhiều công cụ giao tiếp doanh nghiệp - chẳng hạn như gọi thoại, hội nghị truyền hình, nhắn tin tức thì (IM), hiện diện, chia sẻ nội dung, v.v. - vào một giao diện đơn giản, hợp lý, với mục tiêu cải thiện trải nghiệm người dùng (UX) và năng suất.
➡️ Quản lý task: Quản lý nhiệm vụ là quá trình quản lý một nhiệm vụ thông qua vòng đời của nó. Nó liên quan đến việc lập kế hoạch, thử nghiệm, theo dõi và báo cáo. Quản lý công việc có thể giúp cá nhân đạt được mục tiêu hoặc nhóm cá nhân hợp tác và chia sẻ kiến thức để hoàn thành mục tiêu tập thể.
➡️ Quản lý Email và lịch biểu: Email là một công cụ cần thiết của công việc kinh doanh hàng ngày. Một phương pháp tốt hơn để quản lý email đó là ghép nối email và lịch biểu của bạn với nhau theo cách giúp một ngày của bạn khỏe mạnh và hiệu quả hơn. Hầu hết mọi người xem lịch biểu như một nơi cho họ biết họ phải làm gì. Nhưng nó không nên như vậy. Lịch biểu của bạn phải là một menu các lựa chọn mà bạn sử dụng để quyết định cách áp dụng thời gian của mình dựa trên các mức độ ưu tiên trong ngày. Nó cũng là một công cụ phòng vệ trước những yêu cầu làm việc của người khác. Đó là một phương pháp năng động để chủ động quản lý thời gian.
➡️ Corporate Intranets (Mạng nội bộ): là mạng riêng trong một doanh nghiệp được sử dụng để chia sẻ thông tin công ty và tài nguyên máy tính giữa các nhân viên một cách an toàn. Một mạng nội bộ cũng có thể được sử dụng để làm việc theo nhóm và hội thảo từ xa. Mạng nội bộ khuyến khích giao tiếp trong một tổ chức.
➡️ Đồng bộ hóa và chia sẻ tệp doanh nghiệp (EFSS): là một dịch vụ phần mềm cho phép người dùng chia sẻ và đồng bộ hóa các tệp, tài liệu, ảnh và video một cách an toàn với nhân viên, đối tác hoặc khách hàng trên nhiều thiết bị. Các dịch vụ EFSS cho phép các tổ chức sử dụng lưu trữ tại chỗ hoặc lưu trữ đám mây tùy thuộc vào nhu cầu bảo mật hoặc tuân thủ của họ. Nhiều tổ chức áp dụng công nghệ EFSS để ngăn nhân viên sử dụng các ứng dụng chia sẻ tệp mà CNTT không thể quản lý hoặc kiểm soát.
➡️ Tự động hóa quy trình làm việc (RPA): là quá trình sử dụng logic dựa trên quy tắc hay điều kiện để khởi chạy một loạt tác vụ tự chạy mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào của con người. Sau khi bạn thiết lập các quy tắc và logic, quy trình làm việc tự động có thể gửi email, thiết lập lời nhắc, lên lịch nhiệm vụ, kích hoạt chiến dịch, v.v. tất cả mà không cần bất kỳ ai trong nhóm của bạn chạm vào một nút nào.
Cùng theo dõi thêm nhiều bài viết khác về cộng tác nhóm TẠI ĐÂY.
Các bài viết khác
Liên hệ tư vấn
