Các hình thức giao tiếp hiệu quả hàng đầu trong doanh nghiệp

Bạn có thể đã biết rằng giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh là điều cần thiết để có một nơi làm việc lành mạnh. Nhưng với rất nhiều chiến lược giao tiếp hiện có, việc quyết định chiến lược nào sẽ sử dụng trong các tình huống khác nhau không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tuy nhiên, việc làm đúng vẫn cực kỳ quan trọng, vì giao tiếp tại nơi làm việc ảnh hưởng mạnh mẽ đến mọi thứ, từ năng suất đến việc giữ chân nhân viên.
Có bốn loại hình giao tiếp chính trong làm việc, mỗi loại đều có ưu và nhược điểm riêng. Đây là cách bạn có thể tận dụng tối đa chúng.
Giao tiếp hướng lên
Đây là việc liên lạc trong chuỗi, từ một nhân viên đến một người quản lý hoặc một người quản lý đến một giám đốc điều hành. Giao tiếp hướng lên giúp những người ra quyết định ở cấp cao nhất hiểu rõ hơn về những gì đang thực sự diễn ra trong toàn công ty. Khuyến khích và khuyến khích giao tiếp hướng lên cũng cho phép nhân viên cảm thấy được lắng nghe và xác nhận, thúc đẩy tinh thần của họ và cuối cùng là lòng trung thành của họ.
Nhưng giao tiếp hướng lên có một số hạn chế. Nhân viên có thể miễn cưỡng chia sẻ suy nghĩ của họ nếu họ nghĩ rằng sẽ có hậu quả tiêu cực hoặc không ai thực sự lắng nghe. Ngay cả khi sắp có nhân viên, người quản lý luôn cần đảm bảo rằng họ đang nắm được toàn bộ câu chuyện.
Bạn có thể cải thiện đáng kể hiệu quả của giao tiếp hướng lên bằng cách phát triển một môi trường cởi mở và hỗ trợ. Cung cấp nhiều kênh liên lạc, tạo thói quen trò chuyện với nhân viên của bạn và chủ động thu thập phản hồi.
Giao tiếp hướng xuống
Các luồng giao tiếp hướng xuống được hiểu chẳng hạn như từ Giám đốc điều hành đến người quản lý hoặc từ người quản lý đến các thành viên trong nhóm của họ. Điều quan trọng là phải trình bày thông tin chính, xây dựng bầu không khí minh bạch và đảm bảo mọi người trên cùng một trang.
Nhưng, nếu không làm đúng, nó có thể trở thành một trò chơi điện thoại khổng lồ. Khi thông tin chảy qua hệ thống phân cấp, các chi tiết quan trọng có thể bị mất hoặc bị bóp méo. Sử dụng giao tiếp hướng xuống quá thường xuyên có thể khiến nhân viên cảm thấy như họ đang bị thuyết trình hoặc không quan trọng trong sơ đồ tổng thể của tổ chức.
Để giao tiếp hiệu quả hơn, hãy tiếp cận. Cá nhân hóa thông tin liên lạc của bạn khi có thể và thu hút phản hồi. Hãy nhớ rằng sự kết hợp lành mạnh giữa giao tiếp hướng xuống và hướng lên là điều cần thiết để có được một nơi làm việc hiệu quả.
Giao tiếp theo chiều ngang
Giao tiếp theo chiều ngang xảy ra giữa những người ở cùng cấp độ trong cấu trúc doanh nghiệp. Nó thường xuyên giữa các phòng ban, chẳng hạn như khi người quản lý tiếp thị gặp gỡ người quản lý tài chính hoặc nhóm mã hóa cộng tác với nhóm thiết kế.
Cho dù nó diễn ra giữa các bộ phận hay trong cùng một nhóm làm việc, giao tiếp theo chiều ngang là điều làm cho các nhóm hoạt động. Nó có xu hướng có tính hữu cơ cao và phát triển nhanh chóng với ít hoặc không có đầu vào của quản lý. Nó có thể giúp xây dựng cảm giác thân thuộc và cho phép những ý tưởng tốt nhất xuất hiện.
Nhưng giao tiếp theo chiều ngang không phải là không có cạm bẫy của nó. Nó cũng có thể dẫn đến chủ nghĩa lãnh thổ, tranh cãi và tâm lý "chúng tôi chống lại họ". Để tránh điều đó, hãy cẩn thận không để các đội đấu với nhau. Thay vào đó, hãy thúc đẩy bầu không khí cộng tác, nơi mỗi nhóm đều được đánh giá cao như nhau cho những đóng góp của mình. Khuyến khích các nhóm gặp gỡ trực tiếp hoặc thông qua trò chuyện video để giải quyết mọi hiểu lầm. Sau đó, theo dõi với một bản tóm tắt bằng văn bản về những gì đã được thảo luận và các quyết định đã được đưa ra.
Giao tiếp bên ngoài
Giao tiếp bên ngoài liên quan đến một người nào đó trong tổ chức và một người nào đó bên ngoài tổ chức, chẳng hạn như khách hàng, nhà cung cấp hoặc thành viên truyền thông. Truyền thông bên ngoài là cơ hội để bạn xây dựng thương hiệu và đưa thông điệp của bạn đến với công chúng.
Nhưng tất nhiên, giao tiếp bên ngoài đi kèm với rủi ro. Việc gửi sai thông điệp có thể phản ánh không tốt về công ty của bạn, dẫn đến mất cơ hội (và doanh thu). Thông điệp mâu thuẫn, dữ liệu không chính xác hoặc thậm chí không hiểu đối tượng mục tiêu có thể để lại ấn tượng xấu khó khắc phục.
Để tận dụng tối đa giao tiếp bên ngoài của bạn, hãy sắp xếp mọi thứ bạn đưa ra thế giới một cách cẩn thận và có chiến lược. Cho dù bạn đang viết email nhanh cho nhà cung cấp hay thông cáo báo chí của công ty, hãy dành thời gian để tìm hiểu khán giả của bạn và chọn một thông điệp sẽ gây được tiếng vang. Trực tiếp và đi vào vấn đề, đồng thời luôn cho khán giả biết nội dung đó mang lại lợi ích gì cho họ và tại sao điều đó lại quan trọng ngay bây giờ.
ChatOps hỗ trợ tối ưu các luồng giao tiếp trong doanh nghiệp như thế nào?
Đưa tất cả mọi người trong một tổ chức đi theo cùng một hướng không phải là điều dễ dàng. Đó là lý do tại sao ChatOps cung cấp một nền tảng duy nhất, có thể mở rộng với các tùy chọn thực tế là vô tận để tùy chỉnh. Bạn có thể thiết lập các kênh khác nhau cho các kiểu giao tiếp khác nhau và cấp cho mỗi người quyền truy cập vào các kênh họ cần. ChatOps cung cấp các công cụ linh hoạt để giữ cho liên lạc của bạn hoạt động trơn tru nhờ qua việc cộng tác linh hoạt, liền mạch trong không gian làm việc số với sự trợ giúp của Digital Assistant và AI Chatbot giúp tối đa hóa năng suất hoạt động của doanh nghiệp.
Đọc thêm bài viết: Kiềng 3 chân vững chắc trong cộng tác doanh nghiệp

Bạn có thể đã biết rằng giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh là điều cần thiết để có một nơi làm việc lành mạnh. Nhưng với rất nhiều chiến lược giao tiếp hiện có, việc quyết định chiến lược nào sẽ sử dụng trong các tình huống khác nhau không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tuy nhiên, việc làm đúng vẫn cực kỳ quan trọng, vì giao tiếp tại nơi làm việc ảnh hưởng mạnh mẽ đến mọi thứ, từ năng suất đến việc giữ chân nhân viên.
Có bốn loại hình giao tiếp chính trong làm việc, mỗi loại đều có ưu và nhược điểm riêng. Đây là cách bạn có thể tận dụng tối đa chúng.
Giao tiếp hướng lên
Đây là việc liên lạc trong chuỗi, từ một nhân viên đến một người quản lý hoặc một người quản lý đến một giám đốc điều hành. Giao tiếp hướng lên giúp những người ra quyết định ở cấp cao nhất hiểu rõ hơn về những gì đang thực sự diễn ra trong toàn công ty. Khuyến khích và khuyến khích giao tiếp hướng lên cũng cho phép nhân viên cảm thấy được lắng nghe và xác nhận, thúc đẩy tinh thần của họ và cuối cùng là lòng trung thành của họ.
Nhưng giao tiếp hướng lên có một số hạn chế. Nhân viên có thể miễn cưỡng chia sẻ suy nghĩ của họ nếu họ nghĩ rằng sẽ có hậu quả tiêu cực hoặc không ai thực sự lắng nghe. Ngay cả khi sắp có nhân viên, người quản lý luôn cần đảm bảo rằng họ đang nắm được toàn bộ câu chuyện.
Bạn có thể cải thiện đáng kể hiệu quả của giao tiếp hướng lên bằng cách phát triển một môi trường cởi mở và hỗ trợ. Cung cấp nhiều kênh liên lạc, tạo thói quen trò chuyện với nhân viên của bạn và chủ động thu thập phản hồi.
Giao tiếp hướng xuống
Các luồng giao tiếp hướng xuống được hiểu chẳng hạn như từ Giám đốc điều hành đến người quản lý hoặc từ người quản lý đến các thành viên trong nhóm của họ. Điều quan trọng là phải trình bày thông tin chính, xây dựng bầu không khí minh bạch và đảm bảo mọi người trên cùng một trang.
Nhưng, nếu không làm đúng, nó có thể trở thành một trò chơi điện thoại khổng lồ. Khi thông tin chảy qua hệ thống phân cấp, các chi tiết quan trọng có thể bị mất hoặc bị bóp méo. Sử dụng giao tiếp hướng xuống quá thường xuyên có thể khiến nhân viên cảm thấy như họ đang bị thuyết trình hoặc không quan trọng trong sơ đồ tổng thể của tổ chức.
Để giao tiếp hiệu quả hơn, hãy tiếp cận. Cá nhân hóa thông tin liên lạc của bạn khi có thể và thu hút phản hồi. Hãy nhớ rằng sự kết hợp lành mạnh giữa giao tiếp hướng xuống và hướng lên là điều cần thiết để có được một nơi làm việc hiệu quả.
Giao tiếp theo chiều ngang
Giao tiếp theo chiều ngang xảy ra giữa những người ở cùng cấp độ trong cấu trúc doanh nghiệp. Nó thường xuyên giữa các phòng ban, chẳng hạn như khi người quản lý tiếp thị gặp gỡ người quản lý tài chính hoặc nhóm mã hóa cộng tác với nhóm thiết kế.
Cho dù nó diễn ra giữa các bộ phận hay trong cùng một nhóm làm việc, giao tiếp theo chiều ngang là điều làm cho các nhóm hoạt động. Nó có xu hướng có tính hữu cơ cao và phát triển nhanh chóng với ít hoặc không có đầu vào của quản lý. Nó có thể giúp xây dựng cảm giác thân thuộc và cho phép những ý tưởng tốt nhất xuất hiện.
Nhưng giao tiếp theo chiều ngang không phải là không có cạm bẫy của nó. Nó cũng có thể dẫn đến chủ nghĩa lãnh thổ, tranh cãi và tâm lý "chúng tôi chống lại họ". Để tránh điều đó, hãy cẩn thận không để các đội đấu với nhau. Thay vào đó, hãy thúc đẩy bầu không khí cộng tác, nơi mỗi nhóm đều được đánh giá cao như nhau cho những đóng góp của mình. Khuyến khích các nhóm gặp gỡ trực tiếp hoặc thông qua trò chuyện video để giải quyết mọi hiểu lầm. Sau đó, theo dõi với một bản tóm tắt bằng văn bản về những gì đã được thảo luận và các quyết định đã được đưa ra.
Giao tiếp bên ngoài
Giao tiếp bên ngoài liên quan đến một người nào đó trong tổ chức và một người nào đó bên ngoài tổ chức, chẳng hạn như khách hàng, nhà cung cấp hoặc thành viên truyền thông. Truyền thông bên ngoài là cơ hội để bạn xây dựng thương hiệu và đưa thông điệp của bạn đến với công chúng.
Nhưng tất nhiên, giao tiếp bên ngoài đi kèm với rủi ro. Việc gửi sai thông điệp có thể phản ánh không tốt về công ty của bạn, dẫn đến mất cơ hội (và doanh thu). Thông điệp mâu thuẫn, dữ liệu không chính xác hoặc thậm chí không hiểu đối tượng mục tiêu có thể để lại ấn tượng xấu khó khắc phục.
Để tận dụng tối đa giao tiếp bên ngoài của bạn, hãy sắp xếp mọi thứ bạn đưa ra thế giới một cách cẩn thận và có chiến lược. Cho dù bạn đang viết email nhanh cho nhà cung cấp hay thông cáo báo chí của công ty, hãy dành thời gian để tìm hiểu khán giả của bạn và chọn một thông điệp sẽ gây được tiếng vang. Trực tiếp và đi vào vấn đề, đồng thời luôn cho khán giả biết nội dung đó mang lại lợi ích gì cho họ và tại sao điều đó lại quan trọng ngay bây giờ.
ChatOps hỗ trợ tối ưu các luồng giao tiếp trong doanh nghiệp như thế nào?
Đưa tất cả mọi người trong một tổ chức đi theo cùng một hướng không phải là điều dễ dàng. Đó là lý do tại sao ChatOps cung cấp một nền tảng duy nhất, có thể mở rộng với các tùy chọn thực tế là vô tận để tùy chỉnh. Bạn có thể thiết lập các kênh khác nhau cho các kiểu giao tiếp khác nhau và cấp cho mỗi người quyền truy cập vào các kênh họ cần. ChatOps cung cấp các công cụ linh hoạt để giữ cho liên lạc của bạn hoạt động trơn tru nhờ qua việc cộng tác linh hoạt, liền mạch trong không gian làm việc số với sự trợ giúp của Digital Assistant và AI Chatbot giúp tối đa hóa năng suất hoạt động của doanh nghiệp.
Đọc thêm bài viết: Kiềng 3 chân vững chắc trong cộng tác doanh nghiệp
Các bài viết khác
Liên hệ tư vấn
